Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni à l’adresse suivante : https://portailclient.cauca.ca/login

Open

• Lorsqu’activé, vous pourriez devoir inscrire un code de double authentification reçu par courriel. Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnelle, mais fortement recommandée. Celle-ci peut être activée notre équipe du service client.

Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail client. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Composantes

• Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’un SSI, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche.

• Le bouton « crayon » vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

• Le bouton « poubelle» vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

• En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

• En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

• Le 1 sur 3 représente le nombre de page et le 52 représente le nombre total d’items.

• Le bouton représentant une imprimante permet de gérer un format PDF de votre inscription.

• Il est possible d’exporter sous différent format les grilles d’information en cliquant sur le bouton exporter dans le haut de chacune des grilles.

• Afin de maximiser l’espace, certaines grilles n’affichent pas par défaut l’ensemble des colonnes d’information possible. Pour ajouter ou retirer une colonne, cliquer sur le sélecteur de colonne dans le haut de la grille.

• Vous pourrez glisser - déposer une colonne dans celle-ci.

Menu « Accueil »

• La page d’accueil vous permet de voir les dernières mises à jour en lien avec le portail client. N’hésitez pas à laisser votre impression en votant à l’aide des pouces.

• Vous pouvez voir quel utilisateur est connecté dans le coin supérieur droit de l'écran. En cliquant sur le nom de l’utilisateur, vous pouvez changer la langue pour l’anglais sur le portail, changer votre mot de passe ou vous déconnecter de la session en cours.

• La marge de gauche montre les différentes icônes pour naviguer entre les pages du portail. Lorsque votre curseur sera sur les icônes, le menu s’ouvrira afin de montrer le nom des différentes catégories qui y sont rattachés. Certaines catégories, lorsque sélectionnées, ouvrirons un menu de sous-catégories.

• La ligne dorée au bas de cette colonne montre la version actuelle du portail client. En cliquant sur les deux chevrons, vous pouvez verrouiller ou déverrouiller le menu en position ouverte, selon votre préférence.

Menu « Disponibilité des véhicules »

• Pour indiquer qu’un véhicule est non disponible :

  • Cliquez sur le crayon à la droite du véhicule. Cochez qu’il est non disponible. Il est également possible de le remplacer par un autre véhicule incendie.

• Ce changement aura un impact direct sur la répartition.

• Pour le bon fonctionnement, votre SSI doit utiliser :

  • Déploiement par secteur(s) incendie.

  • Doit fonctionner par niveaux d’alarme (1ère alerte, 10-07, 10-09, 10-12, etc.).

  • Les véhicules doivent être spécifiés à chaque niveau d’alerte.

  • Doit utiliser l’assignation automatique de véhicule.

  • La priorité par type de véhicule doit être indiquée pour chacun des secteurs.

• Vous pouvez consulter les historiques de modifications de disponibilité ainsi que les affections du véhicules en cliquant sur l’icône de d’horloge.

Menu « Équipe de garde »

Horaire

• Cet onglet vous permet de visualiser l’horaire web de votre service.

• Pour avoir accès à cet horaire, vous devez contacter le service à la clientèle afin de la faire configurer. Elle permet aux gestionnaires ou pompiers d’apporter des changements directement dans celui-ci à partir du portail client ou sur votre appareil mobile. Elle sera dans le déploiement pour déterminer l'équipe ou un officier de garde.

• Période de disponibilité :

  • Il est possible de configurer un horaire où les pompiers peuvent aller indiquer leurs disponibilités par jour. Le gestionnaire peut ensuite sélectionner les pompiers qui seront de garde selon leur convention et leurs disponibilités. La période de disponibilité peut être ouverte ou limitée à une période de temps.

• En légende, vous avez les indicateurs pour les équipes complètes, incomplètes ou vides. Il y a également un indicateur pour les remplacements et pour identifier un pompier dans l’horaire.

• Il vous est possible de préciser une équipe afin d’affiner votre recherche en la sélectionnant dans le champ « Préciser une équipe ».

• Vous pouvez visualiser votre horaire de 3 façons :

  • Quart de travail

    • Vous avez le visuel jour par jour de votre horaire

  • Timeline jour

    • Permet de visualiser rapidement quelle équipe est de garde. Une ligne rouge indiquera le moment précis de la journée pointant les équipes de faction.

  • Mois

    • Permet de visualiser l’horaire par mois.

• Vous avez la possibilité de voir uniquement vos plages horaire en allant cliquer dans la case à cet effet.

• Ajout, remplacement, modification et suppression.

• Une fois l’horaire construit, l’utilisateur peut ajouter un pompier dans un case vide, remplacer un pompier ou le supprimer.

  • Ajout

    • Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou blanche, pour effectuer un ajout, il suffit de cliquer dans une case où il n’y a pas de pompier d’inscrit.

    • Une fenêtre s’ouvrira et vous n’avez qu'à compléter les champs requis. Vous pouvez ajouter un pompier pour le quart au complet ou en partie.

  • Remplacement

    • Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou verte, pour effectuer un remplacement, il suffit de cliquer dans une case où le nom du pompier à remplacer est indiqué.

    • Vous pouvez cliquer directement sur le pompier à remplacer, ensuite vous cliquer sur remplacer. Le menu suivant sera le détail de la plage horaire du pompier. Vous y inscrivez la période pour laquelle le pompier est remplacé et par quel pompier. Ensuite vous faites remplacer.

    • Vous pouvez aussi cliquer “Ajouter / Remplacer” en rouge, le détail de la plage horaire apparaîtra. Il vous sera possible de sélectionner le pompier à remplacer et par qui.

    • Vous verrez le remplacement indiqué comme suit dans l'équipe.

  • Modification

    • Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou verte, pour effectuer une modification, il suffit de cliquer dans une case où le nom du pompier à modifier est indiqué. Un menu apparaîtra et vous cliquez sur modifier.

      • La fenêtre du détail de la plage horaire apparaîtra, vous indiquez les changements souhaités et faites « modifier ».

      • Lorsque vous modifiez la période de garde d’un pompier, si la période prévue à l’horaire n’est pas complète, une case supplémentaire apparaîtra dans l’horaire ‘'Quart de travail’' avec les heures restantes à combler. Dans l’horaire par mois, vous devrez cliquer directement sur l'équipe de garde pour voir les détails de celle-ci.

  • Supprimer

    • Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou verte, pour effectuer une suppression. Il suffit de cliquer dans une case où le nom du pompier à supprimer est indiqué. Un menu apparaîtra et vous cliquez sur supprimer.

      • Le détail de la plage apparaîtra avec les informations de la période complète préinscrites. Il vous suffit d’appuyer sur supprimer pour retirer le pompier de cette période.

• Gestion des permissions et l’horaire web

  • Il est possible pour le service à la clientèle de restreindre un utilisateur à certaines actions dans l’horaire web.

    • Permettre à un utilisateur d’accéder à l’horaire sur le portail client.

    • Il doit tout d’abord avoir un accès au portail client.

    • Permettre à un utilisateur de voir tous les pompiers dans le rapport.

    • Permettre à un utilisateur d’effectuer un remplacement par période.

    • Permettre à un utilisateur d’ajouter un nouveau pompier dans une case vide.

    • Permettre à un utilisateur d’ajouter un pompier autre que lui-même lors d’un remplacement ou de l’ajout dans un horaire.

    • Permettre à un utilisateur de modifier une période passée.

    • Permettre à un utilisateur de faire un remplacement dans une période en cours.

    • Permettre à un utilisateur de modifier un remplacement existant.

    • Permettre à un utilisateur de s’assigner sur période où un pompier est déjà remplacé.

    • Permettre à un utilisateur de supprimer un remplacement.

    • Permettre à un utilisateur de supprimer un pompier dans une période.

    • Permettre à un utilisateur de générer un rapport.

    • Permettre à un utilisateur de faire des remplacements à long terme.

Contremaître

• Cet onglet vous permet de sélectionner le contremaître qui est de garde pour les appels municipaux.

• Afin de faire ajouter des contremaîtres à la liste, vous devez contacter le service à la clientèle, par courriel, avec les coordonnées de ceux-ci.

• Une fois configurés, ils apparaîtront dans l’onglet et vous serez en mesure de sélectionner quel contremaître est de garde en ce moment. Il le sera tant qu’il ne sera pas modifié.

Rapports

• Cet onglet vous permet de produire des rapports en lien avec les horaires.

• Vous y retrouvez les informations suivantes :

  • La période pour laquelle vous souhaitez produire le rapport.

    • Afin de modifier la période souhaitée, il vous suffit de cliquer dans les champs « Du: et Au: » et sélectionner la période souhaitée.

  • Le type de rapport à produire.

    • Les différents types de rapports sont les suivants :

      • Détail du temps de garde planifié

        • Il s’agit du calcul du temps pour lequel un pompier est planifié sur l’horaire. Cela tient aussi compte des remplacements. L’affichage se fait par journée et par pompier.

    • Sommaire du temps de garde

      • Il s’agit du calcul réel du temps travaillé par un pompier incluant les remplacements. L’affichage résume le temps planifié, le temps en remplacement et le temps remplacé.

    • Remplacement

      • Il s’agit uniquement du temps qu’un pompier a remplacé un autre pompier. L’affichage montre le pompier qui a été remplacé par quel pompier, la période de remplacement, le nombre d’heure et la date.

  • L'équipe ou les équipes pour lesquelles vous souhaitez produire le rapport.

  • Le tri par prénom ou par nom.

  • Faire afficher uniquement les plages horaires de l’utilisateur.

• Afin de générer un rapport, vous devez cliquer sur l’icône « Afficher le rapport ».

• Il vous est possible d’exporter le rapport sous forme de fichier XLSX, PDF ou de l’imprimer directement. Il vous suffit de repérer les icones appropriées.

Remplacement

• Cette section vous permet de remplacer un pompier dans l’horaire sur plusieurs plages horaires d’un seul coup. Il suffit de sélectionner le pompier à remplacer en cliquant dans le champ ‘'Pompier à remplacer’' et un remplaçant à partir d’une liste défilante qui apparaît lorsque vous cliquez dans le champ ‘'Remplaçant’'.

• Une fois les pompiers sélectionnés, il vous suffit de déterminer la période pour laquelle le pompier sera remplacé dans l’horaire. Vous pouvez inscrire la date dans le format indiqué par défaut dans le champ ou utiliser le calendrier à droite du champ.

• Une fois le remplacement sauvegardé, nous suggérons d’aller valider le remplacement dans l’horaire afin de vous assurer que le remplacement souhaité débute et se termine bien sur les bonnes plages horaires. Il arrive, selon la configuration des plages horaires, que vous deviez faire le remplacement manuellement le premier et dernier jour souhaité.

Menu « Exercice d'évacuation »

• Cette section vous permet d’enregistrer un exercice d'évacuation à partir du portail client sans devoir communiquer avec les opérations pour l’annoncer.

  • Il suffit d’appuyer sur le + à droite de la page pour débuter l’inscription d’un exercice. Vous devez par la suite compléter tous les champs de cette page afin de bien identifier la période, le responsable avec son numéro de contact téléphonique et l’emplacement de l’exercice.

• La dernière partie intitulée ‘'Que doit faire la centrale lors de la réception d'un appel pour cette adresse le temps d'une pratique?'' vous permet de transmettre au répartiteur la tâche qu’il devra accomplir lors de la réception d’un appel pour signaler l’alarme.

  • Seulement le noter dans la carte d’appel, sans nous aviser verbalement.

  • Le noter dans la carte d’appel et aviser l’officier en charge via cellulaire.

  • Le noter dans la carte d’appel et nous aviser sur les ondes lors de la réception d’un appel de la compagnie d’alarme ou d’une personne sur les lieux

  • Faire le protocole habituel d’une alarme incendie en mentionnant qu’il s’agit d’une pratique.

• Une fois que vous enregistrez l’exercice, une carte d’appel sera générée, elle apparaîtra aux répartiteurs 30 minutes avant l’heure du début de l’exercice afin qu’ils en prennent connaissance.

• Vous pourrez ensuite consulter la fiche dans la page principale, il ne vous est pas possible d’y apporter des modifications. Pour ce faire vous pouvez contacter le service à la clientèle sur les heures de bureau ou le chef de quart en dehors de cette période.

• Tout en haut de la page, vous pouvez modifier les dates du filtre pour l’affichage des fiches, ainsi il vous sera possible de consulter celles qui sont terminées. Il est possible que vous deviez modifier les dates pour voir les exercices à venir puisque le filtre affiche une période de 30 jours avant la date d’aujourd’hui.

Menu « Gestion Service incendie »

Le menu « Gestion service d’Incendie » vous permet de répertorier diverses informations relatives à votre SSI telles que :

• Les noms et adresses de vos casernes;

• La liste de vos véhicules pour chacune de vos casernes (numéro du véhicule, type de véhicule, caserne associée);

• La liste des pompiers et PR incluant leur grades, matricule, cellulaire, etc.;

• L’identification et coordonnées des ressources (excavation, travaux pubics, municipalité, etc.) pour les municipalités desservies;

• La liste des bornes incendie (borne fontaine, borne sèche, point d’eau) y compris leurs coordonnées géographiques, par municipalités desservies;

Casernes

• Répertoriez chaque caserne de votre SSI en y indiquant le numéro de la caserne (ou le nom) ainsi que l’adresse de celle-ci. Ces informations seront utiles si nous devons géolocaliser l’adresse de la caserne sur une cartographie (utile entre autre dans les produits SURVI-Mobile et SURVI-Véhiculaire).

• Il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter une caserne, les informations suivantes sont obligatoires (celles-ci sont représentées par un astérisque) :

  • Nom de la caserne

  • Adresse (municipalité, voie de circulation, numéro civique)

  • Code postal

  • Numéro de téléphone

Véhicules

• Que ce soit les véhicules d’officier, véhicules d’intervention, remorque, bateau, VTT, etc., l’onglet « Véhicules » permet de lister l’ensemble de votre flotte de véhicule.

• Chaque véhicule susceptible d’être utilisé sur une intervention doit faire partie de la liste car celle-ci sera proposée au répartiteur au moment d’assigner le véhicule sur la carte d’appel.

• Il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter un véhicule, les informations obligatoires pour chaque véhicule sont les suivantes (celles-ci sont représentées par un astérisque) :

  • Nom ou numéro du véhicule

  • Type de véhicule : sélectionnez le type de véhicule dans la liste prédéfinie

  • Caserne(s) associée(s) au véhicule

  • Caserne par défaut associée au véhicule

Pompiers

• Chaque membre faisant parti de votre force de frappe incendie doit se retrouver dans la liste des pompiers (y compris les pompiers-PR).

• Pour ajouter un membre, appuyer sur le + à droite, les informations suivantes sont obligatoires (celles-ci sont représentées par un astérisque) :

  • Prénom et nom du pompier

  • Caserne(s) associée(s) au pompier