Guide d'utilisation - Portail de gestion
Veuillez prendre note que ce guide est en cours de modification étant donné la refonte du projet. Certaines sections pourraient être différentes.
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Version 3.9.0Mise à jour le : 26 août 2024 |
Ce guide d’utilisation a été conçu dans le but de vous aider à vous familiariser avec le portail de gestion d'Alertes et Notifications de Masse de CAUCA. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour être en mesure d’être autonomes lors de vos actions dans celui-ci.
Table des matières |
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Soutien au déclenchement
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Soutien technique
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Sections partagées
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Accès aux guides d’utilisation
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Composantes
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Composantes communes | |
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Connexion
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Démarrer une session
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Mot de passe oublié
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Changer le mot de passe
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Fermer une session
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Accueil
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Alertes |
Groupes de types d’alertes et types d’alertes
Voici un exemple plus concret d’un schémas :
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Ajouter un groupe de type d’alerte
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Ajouter un type d’alerte
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Messages prédéfinis
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Ajouter un message prédéfini
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Étapes pour ajouter un message prédéfini | |
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Message vocal
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Texto
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Application mobile
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Courriel
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Portail citoyen
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Médias sociaux
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Fichiers introuvables
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Liste des alertes
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Déclencher une alerte
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Procédurier de déclenchement | |
Sélection du type d’alerte / Message
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Composition du message
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Destinataires de l’alerte
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L’horaire de l’alerte
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Récapitulatif de l’alerte
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Déclenchement via la cartographie
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Sélection des bâtiments
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Sélection des bâtiments (à partir d’un filtre spatial)
Dessin à main levée
Rayons configurés
Secteurs prédéfinis
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Création et modification d’un secteurs prédéfinis
Ajouter un secteur prédéfini
Modifier / supprimer un secteur prédéfini
Changer la forme du secteur
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Vent - Force et direction
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AQ - Adresses géolocalisées
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Couches de base | |
Couche de base | Cette carte provient du ministère de la Sécurité publique. Sur cette carte sont affichés les voies de circulation et bâtiments de votre municipalité. Si certaines voies de circulation ou certains bâtiments semblent absents, il vous est possible d’utiliser la couche de base « Heremap » afin de comparer les données. |
Imagerie satellite | Comme son nom l’indique, cette carte affiche une vue satellite de votre territoire. Cette carte provient également du ministère de la Sécurité publique. |
HereMap | Cette carte provient d’une source autre que le MSP et permet d’afficher les voies de circulation et les bâtiments de votre municipalité. |
Résultats par alerte
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Rapports |
Rapport d’activité par bâtiment
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Rapport par bâtiment | |
Municipalité | La municipalité dans laquelle a eu lieu le déclenchement. |
Déclenché par | La personne qui a effectué le déclenchement. |
Type d’alerte | Le type d’alerte. |
Message prédéfini | Il s’agit du titre du message qui a été transmis lors de l’alerte. |
Secteur / Filtre | Le secteur OU filtre prédéfini qui, s’il y a lieu, a reçu le déclenchement. |
Date du déclenchement | La date ainsi que l’heure du déclenchement. |
Date de la dernière activité | Il s’agit de la dernière fois où une activité a eu lieu suite à l’alerte. Il est possible que cette date dépasse largement la date du déclenchement, car il peut s’agir d’un courriel qui a été lu par un citoyen une semaine plus tard ou plus, soit un texto ouvert quelques jours plus tard, etc. |
Temps de traitement initial | Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour. Cette donnée est valide pour tous les moyens de communication. |
Diffusé sur médias sociaux | Vous pouvez savoir si votre alerte a été partagée sur les réseaux sociaux. |
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Statut des bâtiments | |
Rejoint totalement | Au moins un occupant inscrit au bâtiment a été rejoint et a confirmé avoir reçu l’alerte sur au moins un moyen de communication. |
Rejoint | Au moins un occupant inscrit au bâtiment a été rejoint sur au moins un moyen de communication. |
Non rejoint | Il a été impossible de joindre l’(les) occupant(s), sur l’ensemble des moyens de communication. |
Aucun occupant | Aucun occupant n’est inscrit au bâtiment sélectionné. |
Aucun occupant inscrit à cette alerte | L’(les) occupant(s) a(ont) refusé(s) de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité. |
Rapport d’activité par occupant
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Rapport par bâtiment | |
Déclenché par | La personne qui a effectué le déclenchement. |
Type d’alerte | Le type d’alerte. |
Message prédéfini | Il s’agit du titre du message qui a été transmis lors de l’alerte. |
Secteur / Filtre | Le secteur OU filtre prédéfini qui, s’il y a lieu, a reçu le déclenchement. |
Date du déclenchement | La date ainsi que l’heure du déclenchement. |
Date de la dernière activité | Il s’agit de la dernière fois où une activité a eu lieu suite à l’alerte. Il est possible que cette date dépasse largement la date du déclenchement, car il peut s’agir d’un courriel qui a été lu par un citoyen une semaine plus tard ou plus, soit un texto ouvert quelques jours plus tard, etc. |
Temps de traitement initial | Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour. Cette donnée est valide pour tous les moyens de communication. |
Diffusé sur médias sociaux | Vous pouvez savoir si votre alerte a été partagée sur les réseaux sociaux. |
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Statut des bâtiments | |
Rejoint avec confirmation | L’occupant a été rejoint et en plus, il a confirmé la réception du message vocal par le 1, a lu le texto ou le courriel. |
Rejoint | L’occupant a été rejoint par au moins un moyen de communication, mais il n’a transmis aucune confirmation de réception. Cela peut être également un message laissé sur une boîte vocale. |
Non rejoint | Il a été impossible de joindre l’occupant, sur l’ensemble des moyens de communication. |
Pas inscrit à ce type d’alerte | L’occupant a refusé de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité. |
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Rapport de facturation
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Rapport de facturation | |
Déclencher par | La personne qui a effectué le déclenchement. |
Raison | La raison pour laquelle le déclenchement a été effectué. Il s’agit du titre du message prédéfini. |
Date du déclenchement | Date à laquelle le déclenchement a été effectué. |
Date de la dernière activité | Date à laquelle la dernière activité a été enregistrée pour ce déclenchement. |
Courriel, Applications, SMS, Vocal | Nombre de communication envoyé par type. |
Total | Nombre total de transmission de communication. |
Historique des occupants
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Municipalité |
Occupants
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Ajouter un occupant
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Processus d’inscription d’un occupant | |
Informations générales
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Courriel
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Création d’un compte
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Sélection de l’adresse
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Sélection des alertes
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Résumé de l’inscription
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Modifier un occupant
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Historique de modification d’un occupant
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Exportation de la liste des occupants
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Bâtiments
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Ajouter un bâtiment
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Bâtiment | |
Matricule | Le numéro de matricule du bâtiment que vous désirez modifier. |
Voie de circulation | La voie de circulation où se trouve le bâtiment. |
Code d’utilisation | Il s’agit d’attribuer un usage à votre bâtiment (logement, industrie, service de garde, etc.). Ce champ sert de filtre et pourra être utilisé lors de vos déclenchements. Il est important de bien identifier chaque bâtiment pour qu’il soit pris en compte lors de vos alertes (ce champ n’est pas obligatoire). |
Civique inférieur | Le numéro civique inférieur du bâtiment, s’il s’agit d’un bloc à logements par exemple. |
Civique supérieur | S’il y a lieu, inscrire le numéro civique supérieur du bâtiment. On inscrit un civique supérieur seulement s’il s’agit d’un bloc à logements ayant le même matricule, mais contenant plusieurs unités (par exemple : numéros 1301 à 1311 incluant 6 unités = inférieur 1301 et supérieur 1311). S’il s’agit d’une résidence unifamiliale, par exemple, on n’inscrit pas de numéro civique supérieur. |
Ext. inférieur | S’il y a lieu, l’extension inférieure du numéro civique du bâtiment (a, b, c, etc. ou 1, 2, 3, etc.). |
Ext. supérieur | S’il y a lieu, l’extension supérieure du # civique du bâtiment (d, e, f, etc. ou 4, 5, 6, etc.). |
Latitude et longitude | Coordonnées géographiques du bâtiment. Les coordonnées GPS permettent de positionner le bâtiment sur la cartographie. Le bâtiment sera alors positionné au centre du terrain. |
Modifier un bâtiment existant
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Supprimer un bâtiment
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Importation et mise à jour des bâtiments
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Filtres prédéfinis
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Fichiers
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Créer des dossiers
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Importer des fichiers
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Supprimer un dossier ou un fichier
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Configuration de la municipalité
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Langue de communication
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Médias sociaux
Étape 1 : Attribution des rôles de gestion de votre page Facebook aux employés afin de publier au nom de la municipalité Afin qu’un utilisateur puisse publier du contenu sur les réseaux sociaux, soit une alerte dans ce cas-ci, vous devez lui accorder un rôle sur votre page Facebook. Pour qu’il puisse partager et (ou) modifier une publication, nous vous suggérons de lui donner le rôle d’«Éditeur». Étape 2 : Configuration de votre page Facebook
Étape 3 : Partage de l’Alerte sur les médias sociaux Vous êtes maintenant prêts à publier vos alertes sur les réseaux sociaux (onglet « Déclenchement »). |
Logo pour le portail citoyen
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Message d’accueil pour le portail citoyen
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Signature pour les courriels
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Liens rapides
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Ajouter un groupe de liens
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Ajouter un lien
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Messagerie
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Contacts pour message
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Groupes pour message
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Envoi de message(s)
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Modèles de message
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Modèles de message | |
Titre | C’est ici que vous pouvez entre le nom que vous désirez donner à votre message.Ville |
Ville | C’est ici que vous pouvez sélectionner la ou les municipalité(s) auxquelles ce message est destiné. |
Message | Destinataires : Vous sélectionnez un/des contact(s) ou un/des groupe(s) qui s’appliquent à votre modèle. |
Sélectionner un/des contact(s) | Vous permet de sélectionner un ou des contacts qui seront automatiquement ajoutés à la liste des destinataires lorsque ce message sera sélectionné pour être transmis. |
Sélectionner un/des groupe(s) | Vous permet de sélectionner un ou des groupes qui seront automatiquement ajoutés à la liste des destinataires lorsque ce message sera sélectionné pour être transmis. |
Message à envoyer | C’est ici que vous devez entrer le texte de votre message prédéfini. |