Version 3.12.0

Mise à jour le : 23 octobre 2024

Soutien au déclenchement

• Afin de bénéficier d’un soutien au déclenchement, le numéro à joindre est le 1-833-937-0633. Inscrivez-le dès maintenant à vos contacts afin qu’il soit facilement accessible au moment où vous en aurez besoin.

• En composant ce numéro, vous vous assurez d’être prioritaire parmi tous les appels que nous recevons au sein des divers services que nous offrons. Le soutien au déclenchement est offert 24/7. Prendre note que le service d’aide au déclenchement s’applique lorsque vous n’êtes pas en mesure d’effectuer votre déclenchement vous-même. Des frais peuvent s’appliquer lorsque vous faites appel au service d’aide au déclenchement (selon votre contrat).

• Nos employés sont spécifiquement formés pour déclencher (composer le message prédéfini, adapter le secteur, etc.), mais ils ne le sont pas pour répondre aux questions techniques.

• Des employés n’ayant pas de compte peuvent tout de même utiliser notre service d’aide au déclenchement. Il suffit de les autoriser et de nous le faire savoir.

Soutien technique

• En cas de situation problématique avec le logiciel et sur les heures de bureau du Guichet Unique (consulter le site web pour connaître les heures), vous pouvez rejoindre notre service à la clientèle aux numéros de téléphone suivants :

  • Téléphone : 418-228-8750

  • Sans frais : 1-800-463-8812

Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail de gestion. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Accès aux guides d’utilisation

• Via le point d’interrogation dans le haut du portail à droite, différents documents de référence vous sont offerts, tels que le « Guide d’utilisation » et le « Procédurier pour déclenchement ».

• Dans la partie haute à droite de l’écran, sous «votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

  • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français, anglais ou espagnol).

  • L’option de changer votre mot de passe.

  • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

• Vous trouverez le menu affichant les différentes sections du portail de gestion via panneau de gauche. L’icône avec les flèches permet d'ancrer ou non cette section. Vous pouvez également consulter le numéro de la version du logiciel.

Composantes

• Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

Composantes communes

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche.

• La recherche par mots clés permet de filtrer les informations dans la grille d’information au bas de cette recherche.

• Le bouton « crayon » vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

• Le bouton « X » vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

• Le bouton présentant trois petits points signifie qu’il y a des actions regroupés (2 et plus) associés à cet élément.

• Le bouton « traduction automatique de Google » vous permets d’utiliser le texte inscrit dans une section et automatiquement le traduire dans les autres langues.

• Le bouton « colonnes » vous permet d’afficher ou non des colonnes dans la grille.

  • Cet affichage sera automatiquement sauvegardé avec votre profil.

• La liste des colonnes représente l’ordre d’affichage dans la grille.

• Le bouton «densité » permet de choisir la hauteur d’espacement de chacune des lignes de la grille.

  • Trois options s’offre à vous :

    • Compacte

    • Normale

    • Confortable

• En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

• En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

• Le 1-5 représente le nombre d’items sur cette page ainsi que le nombre total d’items.

• Le bouton représentant une flèche vers le bas indique qu’il est possible de télécharger le contenu en format Excel.

Connexion

• Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons de privilégier le navigateur « Google Chrome ».

Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni suite à votre formation, à l’adresse suivante :  https://massalert.CAUCA.ca/connection/admin

• Afin de renforcer la confidentialité et l'intégrité des données, lorsque activé, vous aurez une authentification double facteur. Vous devrez inscrire un code de vérification reçu par courriel.

• Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnel mais formement recommandé. Celle-ci peut être activé par notre équipe du service client ou par utilisateur ayant le rôle de gestionnaire des utilisateurs.

• En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur votre nom d’utilisateur, vous y trouvez l’emplacement pour faire le choix de langue pour la navigation sur le portail soit : Français ou Anglais.

Mot de passe oublié

• Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié ? ».

1. Saisissez l’adresse courriel associez à votre compte.

2. Vous recevrez un courriel vous invitant à réinitialiser votre mot de passe.

3. Cliquez sur «Récupérer mon mot de passe » ou sur le lien fourni.

4. Vous pourrez donc saisir votre nouveau mot de passe et le confirmer.

Changer le mot de passe

• Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant, dans le coin supérieur droit de votre écran, sur votre utilisateur puis sur «Changer le mot de passe ».

Fermer une session

• Une fois connecté, vous pouvez vous déconnecter en cliquant, dans le coin en haut à droite de votre écran, sur votre utilisateur puis sur «Changer le mot de passe ».

Accueil

• Lors de votre connexion au portail de gestion, vous pourrez consulter les plus récentes mise à jour du logiciel.

Municipalité

Occupants

• Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les occupants de votre municipalité qui se sont inscrits au logiciel d'Alertes et notifications de masse. Vous pouvez également y inscrire un citoyen et en faire la gestion.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Téléphones

  • Courriels

  • Adresses

  • Ainée / handicapée

    • Si l’occupant coche la question « Je suis une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales ».

  • Inscrit

    • Si l’occupant à validé son courriel dans le processus d'inscription, depuis la v3.9.0, l’occupant ne peut plus poursuivre sans préalablement valider son courriel.

  • Groupe d’âge

  • Langue

  • Bâtiment inactif (non affiché par défaut)

    • Vous pouvez afficher cette colonne pour voir si l’occupant possède des bâtiments inactifs. Consulter la modification d’un occupant pour corriger le bâtiment.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

    • Permet de modifier les informations de l’occupant ainsi que les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Supprimer

  • Historique des modifications

    • Permet de consulter les changements apportés au profil de l’occupant.

  • Historique des alertes

    • Permet de consulter la liste des alertes dont l’occupant est concerné.

Ajouter un occupant

• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Occupant ».

Processus d’inscription d’un occupant

Informations générales

• La première étape consiste à inscrire le prénom et le nom de l’occupant.

• Vous devez choisir la langue de communication. Lorsqu’une langue autre que le français est sélectionnée, un avertissement mentionne que la municipalité pourrait devoir respecter la loi 96.

• Inscription de l’année de naissance et si l’occupant est une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales.

• Ajout du numéro de téléphone.

  • S’il s’agit d’un téléphone cellulaire, cochez « J’autorise l’envoi de message texte ».

Courriel

• Il est possible d’ajouter un courriel. Celui-ci est obligatoire pour la création d’un compte. Un compte permet à l’utilisateur de se connecter au portail citoyen (et/ou application mobile) et faire la gestion de ses adresses et alertes.

• Lors de l’ajout d’un courriel, vous devrez confirmer que celui-ci est bien existant en inscrivant le code de confirmation reçu. Cela permet de réduire les risques d'être identifié « SPAM » lors des envois de masse.

Création d’un compte

• Si l’occupant choisir pour la création d’un compte, il devra déterminer un mot de passe pour celui-ci.

• L’activation de l’authentification à deux facteurs est optionnelle, mais recommandée.

Sélection de l’adresse

• L’occupant doit choisir une adresse pour laquelle il souhaite recevoir les alertes.

  • Une fois au résumé de l’inscription, il sera possible de faire l’ajout d’une deuxième adresse.

• Lorsque le processus d’inscription se fait via l’URL personnalisée de la municipalité, celle-ci sera déjà inscrite.

• L’occupant doit également choisir son type d’occupation à cette adresse. Cela permettra à la municipalité de faire des déclenchements plus ciblés.

Sélection des alertes

• L’occupant devra sélectionner les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Le crochet vert indique qu’il est obligatoire pour le citoyen, s’il a inscrit des coordonnées, de recevoir ce moyen de communication.

  • Le X rouge indique que la municipalité n’offre pas cette méthode de communication pour ce type d’alerte.

  • Le carré (vide ou avec crochet) indique que ce moyen de communication est au choix du citoyen.

Résumé de l’inscription

• Un résumé de l’inscription invitera l’occupant à valider toutes les informations.

• Il sera possible de naviguer vers l’onglet « Adresses » pour faire l’ajout d’une deuxième adresse ou revalider ses moyens de communication.

Modifier un occupant

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Modifier ». Vous aurez deux sections qui vous permettons de modifier les informations générales ainsi que les adresses et alertes.

• En ce qui concerne les adresses et alertes :

  • Pour modifier l’adresse, cliquez sur le « crayon ».

  • Pour modifier les moyens de communication associé à une adresse, cliquez sur « Modifier les alertes ».

    • La gestion des alertes est la même que lors de l’inscription.

  • La mention « Bâtiment inactif » s’affiche pour les adresses dont le bâtiment y étant associé n’est plus présent dans votre base de données.

Historique de modification d’un occupant

• En cliquant sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisissant « Historique des modifications » vous pourrez consulter les changements qui a été fait au profil de l’occupant.

Historique des alertes

• L’aperçu de l’alerte vous permet de consulter toutes les alertes dont l’occupant était concerné.

• Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu de l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Langue

  • Groupe d'âge

  • Ainée / Handicapée

  • Courriels

  • Téléphones

  • Adresses

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’alerte :

  • Diffusée le

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre du message

• Il est possible d’agrandir la section d’un occupant afin d’obtenir plus d’information.

  • Adresse civique

    • Adresse du déclenchement liée à l’occupant.

  • Destinataire

    • L’icône représentant le moyen de communication ainsi que les coordonnées.

  • Rejoint

    • Indique si nous avons rejoint l’occupant sur ce moyen de communication.

  • Tentative

    • Nombre de fois que nous avons tenté de rejoindre ce moyen de communication.

  • Statut d’activité

    • Le statut spécifique à ce moyen de communication

      • Bloqué par le fournisseur : Nous sommes sur la liste « Spam » du destinataire.

      • Boîte vocale : La boite vocale a « répondu ».

      • Confirmé : On a reçu confirmation de réception.

      • Contenu invalide : Le fournisseur de CAUCA indique une erreur de contenu du message.

      • Demande utilisateur pour un désabonnement : L’occupant a demandé l’arrêt de réception sur le code court.

      • En attente de traitement : On a pas encore reçu le résultat de l’envoi, c’est en cours d’envoi.

      • Envoyé : Envoyé au fournisseur.

      • Erreur : On a fait tous les essais et/ou ça ne fonctionne pas.

      • Erreur du fournisseur : Erreur inconnue quelque part entre CAUCA et le téléphone de la personne

      • Inconnu : Retour du fournisseur non interprété par CAUCA

      • Numéro invalide : Notre fournisseur nous affirme que le numéro est non valide.

      • Occupé : La ligne est occupée.

      • Répondu : La personne a répondu.

      • Sans confirmation = L’occupant a écouté le message sans confirmer.

      • Texto incompatible = Le numéro de téléphone ne supporte pas les SMS.

• Il est possible d’extraire les données par alerte en format Excel en cliquant sur l’icône « Télécharger ».

• L’icône « Actualiser » permet de rafraichir les données du rapport.

Bâtiments

• Tous les bâtiments présents dans votre logiciel se retrouvent à l’intérieur de cette section.

  • Les bâtiments des municipalités desservies par CAUCA en incendie sont automatiquement importés une fois par semaine.

Ajouter un bâtiment

• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Bâtiment »

Processus d’inscription d’un bâtiment

Matricule

Le numéro de matricule du bâtiment que vous désirez modifier.

Voie de circulation

La voie de circulation où se trouve le bâtiment.

Code d’utilisation

Il s’agit d’attribuer un usage à votre bâtiment (logement, industrie, service de garde, etc.). Ce champ sert de filtre et pourra être utilisé lors de vos déclenchements.

Numéro inférieur

Le numéro civique du bâtiment.

Civique supérieur

S’il y a lieu, inscrire le numéro civique supérieur du bâtiment. On inscrit un civique supérieur seulement s’il s’agit d’un bloc à logements ayant le même matricule, mais contenant plusieurs unités (par exemple : numéros 1301 à 1311 incluant 6 unités = inférieur 1301 et supérieur 1311). S’il s’agit d’une résidence unifamiliale, par  exemple, on n’inscrit pas de numéro civique supérieur.

Ext. inférieur

S’il y a lieu, l’extension inférieure du numéro civique du bâtiment (a, b, c, etc. ou 1, 2, 3, etc.).

Ext. supérieur

S’il y a lieu, l’extension supérieure du # civique du bâtiment (d, e, f, etc. ou 4, 5, 6, etc.).

Latitude et longitude

Coordonnées géographiques du bâtiment. Les coordonnées GPS permettent de positionner le bâtiment sur la cartographie.

Notes

Permet d’ajouter une note spécifique à ce bâtiment.

Modifier un bâtiment

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite du bâtiment et choisir « Modifier ».

  • Les bâtiments provenant de l’importation des municipalités desservies par CAUCA en incendie ne peuvent pas être modifiés. Seule la note peut être ajoutée / modifiée.

Filtres prédéfinis

• Il est possible de créer des filtres pour les alertes. Ces filtres seront conservés et vous pourrez les utiliser à plusieurs reprises. Vous pourrez les utiliser en temps réel ou même pour planifier une alerte.

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche

• La recherche par mots clés permet de filtrer parmi les noms de vos groupes de types d’alertes afin de faciliter la recherche. 

• Dans le bas de la grille, vous pouvez changer le nombre d’items par page.  À la droite de ce menu déroulant, vous pouvez voir le nombre total d’éléments et changer de page.

Ajouter un filtre prédéfini

• Pour créer un nouveau filtre prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.  Le nom du filtre est obligatoire pour sauvegarder un nouveau filtre et rafraichir les données de celui-ci.

• Vous pouvez sélectionner un secteur préalablement dessiné sur la cartographie ou en combiner plusieurs afin de créer votre filtre. Vous pouvez également saisir du texte dans le champ pour effectuer une recherche.

• Si vous souhaitez créer un filtre sans utiliser un secteur, vous devez cliquer sur le bouton pour ajouter une voie de circulation. Tout comme le champ secteur, il est possible d’effectuer une recherche afin de sélectionner une ou plusieurs voies. Vous pouvez ensuite raffiner votre filtre en sélectionnant un civique inférieur et supérieur, en choisissant parmi tous les civiques ou bien seulement les pairs ou les impairs ainsi que les bâtiments portant un code d’utilisation particulier. 

• Si vous souhaitez créer un filtre avec des intervalles différents sur des voies de circulation différente (ex. : civique 1 à 50 sur la 10^e rue) et (100 à 200 sur la 127^e rue), vous devrez utiliser le bouton pour ajouter une voie de circulation.

• Le nombre de bâtiments correspondant à votre filtre sera affiché dans la section de droite.

• Il est possible de cliquer sur le bouton « Afficher les bâtiments » afin de voir la liste des bâtiments correspondant à votre filtre.

Fichiers

• L’onglet « Fichiers » vous permet de sauvegarder des documents et dans des dossiers et d’y avoir accès au moment voulu.

Créer des dossiers

• Pour créer un nouveau dossier, vous devez cliquer sur le bouton « + Dossier » et donner lui un nom. Un dossier peut être ajouté à l’intérieur d’un autre dossier.

Importer des fichiers

• Une fois dans un dossier souhaité, cliquez sur bouton « Importer ». Il sera possible d’importer un ou plusieurs fichiers.

Modifier un fichier ou dossier

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Modifier ». Vous pourrez changer le nom du ficher ou dossier.

Déplacer un fichier ou dossier

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Déplacer ».

• Il sera possible de déplacer l'élément dans un dossier subséquent ou le dossier parent.

Rapport de facturation

• Le rapport de facturation vous affiche le nombre de communication facturées pour chacun des déclenchements.

• Les informations suivantes sont disponibles dans le rapport :

  • Municipalité

  • Déclenché par

  • Déclenché le

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre

    • Il s’agit du titre du message associé à l’alerte.

  • Nombre de communication facturé par type

    • Appel

    • Texto

    • Application

    • Courriel

• L’exportation en

Configuration

• Dans cet section, vous pourrez effectuer la configuration de certaines fonctionnalités optionnelles de votre logiciel.

Valeur par défaut au choix du citoyen

• Lorsqu’un groupe de type d’alerte est optionnel pour un occupant, vous pouvez déterminer si celui-ci sera par défaut activé pour le citoyen ou non. Cette configuration s’applique pour les nouvelles inscriptions.

Signature pour les courriels

• Afin d’éviter d’insérer les informations relatives à votre signature de municipalité à chaque déclenchement, vous pouvez configurer une signature et la sauvegarder afin qu’elle soit présente automatiquement lors de vos envois par courriels.

Médias sociaux

• La configuration de votre page Facebook permet au logiciel de diffuser vos alertes sur cette page. Annuellement, cette configuration est nécessaire.

Étape 1 : Attribution des rôles de gestion de votre page Facebook aux employés afin de publier au nom de la municipalité

Afin qu’un utilisateur puisse publier du contenu sur les réseaux sociaux, soit une alerte dans ce cas-ci, vous devez lui accorder un rôle sur votre page Facebook. Pour qu’il puisse partager et (ou) modifier une publication, nous vous suggérons de lui donner le rôle d’«Éditeur».

Étape 2 : Configuration de votre page Facebook
(La première personne qui connectera la page Facebook à votre municipalité le fera pour tous les utilisateurs)

• Cliquez sur « Lier une page Facebook ».

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur. Sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur « Continuer en tant que … ».

• Sélectionnez la page Facebook que vous souhaitez utiliser. (Vous devez être administrateur de votre page pour l’ajouter)

• Gérez les autorisations de vos utilisateurs | Permettez-leur de créer et gérer le contenu de votre page.

• Votre page Facebook est maintenant jumelée à votre logiciel Alertes et notifications de masse. Cliquez sur OK pour sortir de cette fenêtre.

Étape 3 : Partage de l’Alerte sur les médias sociaux

Vous êtes maintenant prêts à publier vos alertes sur les réseaux sociaux (onglet « Déclenchement »).

Lien web

• Cette section vous permet de copier l’URL du portail citoyen associé à votre municipalité afin de le partager.

Logo

• Il est possible de remplacer le logo de CAUCA par celui de votre municipalité.

Message d’accueil

• Par défaut, sur le portail citoyen de votre municipalité, nous avons inséré un message d’accueil. Vous pouvez modifier ce message et y insérer le texte que vous souhaitez y voir.

Liens rapides

• Les liens rapides sont des liens web (URL) que vous pouvez rendre accessibles aux citoyens via le Portail Citoyen et l’application mobile.

• La configuration se fait de la même façon que la gestion des « Groupes de types d’alertes ».

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de liens en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer. 

Ajouter un groupe de liens

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ». Le nom du groupe est obligatoire pour poursuivre.

• Au besoin, ajouter des liens rapides et/ou sauvegarder.

Ajouter un lien

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Lien ».

• Le nom d’affichage du lien, l’URL ainsi que l’icône sont obligatoires pour poursuivre.

  • Vous pouvez choisir une icône parmi notre sélection ou bien importer votre propre icône.

Alertes

Groupes de types d’alertes et types d’alertes

• Les groupes de types d’alertes sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez alerter vos occupants. Vous trouverez dans cette section, tous les groupes de type d’alerte actif pour votre municipalité.

• Pour chacun des groupes de types d’alertes, vous pouvez voir chacun des moyens de communication que vous rendez disponibles à vos citoyens.  La colonne démontrant l’application mobile s’affichera seulement pour les municipalités ayant ce service supplémentaire.

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de types d’alertes en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer.  L’ordre d’affichage de cette séquence sera visible dans la sélection des types d’alerte lors de l’inscription et du déclenchement d’une alerte.

Voici un exemple plus concret d’un schémas :

• Au niveau des groupes, nous pourrions avoir : Sécurité publique, Travaux publics, Prévention, Autres, Etc. Le groupe « Sécurité publique » pourrait avoir les types d’alertes suivantes : Avis d’ébullition, Levée d’un avis d’ébullition, Confinement, Inondations, Autres.

Ajouter un groupe de type d’alerte

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ».  Les informations requises pour sauvegarder un nouveau groupe de types d’alertes sont les noms dans chacune des langues.  Le français et l’anglais seront toujours obligatoires alors que l’option de l’espagnol peut être activée via l’onglet municipalité du panneau à votre gauche.

• La section du bas correspond aux droits que vous accordez pour chacun des moyens de communication.  Lorsque la permission « peut recevoir » est active, vous pouvez activer l’option si ce moyen est obligatoire.  Dans le cas inverse, si le citoyen ne peut pas s’abonner à un moyen de communication, l’option obligatoire sera désactivée.

  • Vous pouvez déterminer la valeur par défaut d’un moyen de communication optionnel est activé ou non via la configuration de votre municipalité.

• Afin de respecter la loi 96, vous devrez déterminer s’il sera possible de configurer dans les langues secondes les messages prédéfinis associés à ce groupe de type d’alerte.

  • Lorsque cette option sera désactivée, il ne sera pas possible de configurer le message prédéfini dans les langues secondes. À l’inverse, l’anglais sera obligatoires lorsque cette option sera activée et il vous sera possible d’activer également l’espagnol.

Ajouter un type d’alerte

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Type ».  Comme c’est le cas pour les groupes, un titre dans chacune des langues est obligatoire. La traduction fonctionne également de la même façon.

• Vous pouvez ensuite choisir une icône qui sera associée à ce type d’alerte.  Celle-ci sera l’image par défaut dans le portail citoyen ainsi que dans l’application mobile.

• Vous pouvez également choisir la couleur associée à ce type d’alerte.  Il s’agit de la couleur de la pastille dans laquelle le nom du type d’alerte sera inscrit.  Cette information sera également affichée dans le portail citoyen une fois que la refonte aura été faite ainsi que dans l’application mobile.

Messages prédéfinis

• Les messages prédéfinis sont des messages préconfigurés comportant le contenu d’une alerte.

• Il est possible d’identifier, en sélectionnant l'étoile, un message prédéfini comme étant un favori. Celui-ci sera par défaut afficher en premier de liste.

• Lorsque disponible, il est possible d'écouter le message audio associé au message vocal de l’alerte en cliquant sur le bouton «play ».

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

  • Dupliquer

  • Supprimer

Ajouter un message prédéfini

• Pour créer un nouveau message prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton « + Message ».

Étapes pour ajouter un message prédéfini

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre contenu.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Modèles de messages prédéfinis

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CAUCA)

      1. La section « Mes messages prédéfinis » afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section « Messages CAUCA » vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

3. Donner un titre au message de votre alerte.

4. Composer le contenu de du message de votre alerte.

   1. Seuls les moyens de communication que vous rendez disponible seront disponibles à configurer.

   2. La configuration du portail citoyen et des médias sociaux seront toujours disponible considérant qu’ils ne s’agissent pas de moyens de communication auxquels les citoyens s’abonnent.

5. Traduction

   1. Vous pouvez utiliser l’outil de traduction automatique pour convertir votre alerte à partir de la langue dans laquelle elle a été rédigée.

6. Résumé

   1. Une fois le contenu du message prédéfini de complété, vous serez emmené à une page en lecture seule qui vous permettra de consulter le message qui sera envoyé à chacun de vos citoyens, et ce, pour chacune des langues.

   2. Une fois la validation du message fait, vous pourrez sauvegarder ce message.

Moyens de communication

Message vocal

• Il s’agit du message qui sera donné verbalement lors d’une alerte.

• Générer un message audio à partir d’un texte.

  • Cette option permet de créer un message à partir d’une voix synthétique.

  • Il est possible de choisir entre une voix féminine et voix masculine.

  • Une fois généré, il est possible de supprimer le fichier.

• Importation d’un fichier audio.

  • Cette option permet d’importer un fichier audio (MP3 ou WAV).

  • Un fois importé, il est possible de supprimer le fichier.

Texto

• Il s’agit du message qui sera envoyé via texto.

• La réception d’un message texto a un nombre limité de caractères, il sera possible de voir, lorsqu’il n’y aura pas de message d’erreur le nombre de textos que générera ce message.

Application mobile

• Il s’agit du message qui sera visible lors de la réception de la notification via l’application mobile.

• Il est possible de personnaliser le titre de l’alerte, à défaut, ce sera le titre du message prédéfini qui sera affiché.

• Il est possible d’ajouter une image qui sera visible à l’intérieur de l’alerte dans l’application mobile.

Courriel

• Il s’agit du message qui sera visible dans le courriel envoyé.

• Il est possible de personnaliser le titre de l’alerte, à défaut, ce sera le titre du message prédéfini qui sera affiché.

• Il est possible d’ajouter une image qui sera visible à l’intérieur de l’alerte dans l’application mobile.

• La signature sera automatiquement ajoutée au corps du courriel.

  • La configuration de la signature se fait via le menu « Municipalité ».

Portail citoyen

• Il s’agit du message qui sera visible sur le portail citoyen.

• Il est possible de personnaliser le titre de l’alerte, à défaut, ce sera le titre du message prédéfini qui sera affiché.

• Il est possible d’ajouter une image pour présenter l’alerte sur le portail.

  • À défaut d’avoir une image, nous afficherons l’image d’une cloche.

Médias sociaux

• Il s’agit du message qui sera visible sur vos médias sociaux (Facebook).

• Il est possible d’ajouter une image ou une vidéo qui sera affiché dans votre publication.

Fichiers introuvables

• Advenant le cas que le système n’aurait pas été en mesure de bien enregistrer votre fichier (audio ou image), un avertissement sera visible dans le haut de la page.

Liste des alertes

• Cette section vous affiche toutes vos alertes prévues, en cours et terminées.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associés à vos alertes :

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre du message

  • Créée le

    • La date « Créée le » est le moment que vous avez configurée votre alerte.  Lors d’un déclenchement immédiat, cette même date sera indiquée dans la colonne ‘« Diffusée le ».

    • Dans le cas d’une alerte configurée pour un déclenchement futur, c’est cette date qui sera affichée dans la colonne « Diffusée le ».

  • Diffusée le

  • Rediffusée le

    • Une date de rediffusion sera visible seulement lorsque cette alerte sera configurée pour être rediffusée automatiquement.

  • Récurrence

    • Affichera un petit calendrier lorsqu’il y aura des récurrences de prévues sur cette alerte.  Il est possible de consulter les dates des prochains envoie via le bouton « Visualiser » du menu option.

  • Statut

    • Les différents statuts sont :

      • En cours : L’alerte est visible par les citoyens.

      • Programmée : L’alerte est prévue pour être déclenchée ultérieurement.

      • Terminée : L’alerte est visible par les citoyen mais identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

      • Brouillon : L’alerte est en cours de configuration et/ou n’a pas été envoyée.

      • Archivée : L’alerte n’est plus visible par les citoyens.

    • Il est possible de changer le statut d’une alerte via le menu option.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier : Lorsqu’il s’agit d’une alerte programmée ou en brouillon, il est possible de la modifier avant son envoi.

  • Visualiser : Permet de visualiser la liste des prochaines récurrence.

  • Déclencher à nouveau : Permet de sélectionner un nouveau message sans changer les destinataires. L’alerte initiale sera identifié comme « Terminée ».

  • Dupliquer : Permet de créer une nouvelle alerte avec les champs de configuration préremplis avec les informations de l’alerte choisie.

  • Changer le statut :

    • Terminer : Permet de terminer une alerte en cours. Elle sera identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

    • Archiver : Permet de retirer de la liste de vos alertes mais également du portail citoyen et de l’application mobile.  Si vous avez besoin de reconsulter cette alerte, vous pouvez les afficher en activant l’option d’afficher les alertes archivées.

  • Rapport

    • Par occupant

    • Par bâtiment

Déclencher une alerte

• Le déclenchement d’une alerte ce fait via un processus linéaire de 5 étapes :

  • La sélection du type d’alerte

  • La composition du message

  • Les destinataires de l’alerte

  • L’horaire de l’alerte

  • Récapitulatif de l’alerte

• Pour débuter un nouveau déclenchement, vous devez cliquer sur le bouton « + Alerte ».

Procédurier de déclenchement

Sélection du type d’alerte / Message

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre alerte.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Choisir une option de départ.

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CAUCA)

      1. La section « Mes messages prédéfinis » afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section « Messages CAUCA » vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

Composition du message

3. Donner un titre au message de votre alerte.

   1. Si vous partez d’un message vide, vous devrez donner un titre.

4. Composer le contenu de du message de votre alerte.

   1. Seuls les moyens de communication que vous rendez disponible seront disponibles à configurer.

   2. La configuration du portail citoyen et des médias sociaux seront toujours disponible considérant qu’ils ne s’agissent pas de moyens de communication auxquels les citoyens s’abonnent.

   3. Pour plus de détail concernant les moyens de communications, consulter la section à cet effet.

5. Traduction

   1. Vous pouvez utiliser l’outil de traduction automatique pour convertir votre alerte à partir de la langue dans laquelle elle a été rédigée.

6. Résumé

   1. Une fois le contenu du message prédéfini de complété, vous serez emmené à une page en lecture seule qui vous permettra de consulter le message qui sera envoyé à chacun de vos citoyens, et ce, pour chacune des langues.

   2. Une fois la validation du message fait, vous pourrez sauvegarder ce message.

   3. Lorsque nous sommes dans le processus de déclenchement, la fenêtre du résumé du message permet de sauvegarder celui-ci en tant que nouveau message.

      1. Lorsque cette option est cochée, un nouveau message prédéfinis sera enregistré portant le titre du message.  Par conséquent, si vous apportez des modifications à un message existant et/ou vous n’utilisez pas un message existant, les modifications et/ou la création du nouveau message ne sera pas enregistré. Cela va évitera de surcharger votre liste de messages prédéfinis.

Destinataires de l’alerte

7. Sélectionner les destinataires de votre alerte

   1. Définir les bâtiments ciblés :

      1. Tous les bâtiments

      2. Utiliser / créer un filtre prédéfini

         1. En sélectionnant le menu déroulant, vous aurez accès à vos filtres prédéfinis. Vous pouvez sélectionner plus d’un filtre.

         2. Pour créer un nouveau filtre, vous devez cliquer sur le bouton « + Créer un nouveau filtre ».

            1. Pour plus de détail concernant la création de filtre, consulter la section à cet effet.

      3. Via la cartographie

         1. Pour plus de détail concernant le déclenchement via la cartographie, consulter la section à cet effet.

   2. Définir les occupants ciblés :

      1. Tous les occupants

      2. Propriétaires seulement

      3. Locataires seulement

L’horaire de l’alerte

8. Sélectionner l’horaire de déclenchement votre alerte

   1. Il est possible de déclencher une alerte :

      1. Immédiatement

         1. Option disponible :

            1. Rediffusion

      2. Programmée (ultérieurement)

         1. Options disponibles :

            1. Date / heure de diffusion

            2. Récurrence

            3. Rediffusion

9. Configurer la rediffusion (si désiré)

   1. Pour configurer la rediffusion, activer cette option et choisir le nombre d’heure auquel vous voulez rediffuser votre alerte.

10. Configurer la récurrence (si désiré)

    1. Pour configurer une récurrence, activer cette option et cliquer sur le bouton « Définir ».

    2. Sélectionner la fréquence (x nombre de semaine)

    3. Sélectionner les jours (x jours dans chacune des semaines)

    4. Sélectionner la fin de la récurrence

       1. Jamais

       2. Date fixe

       3. Après un nombre de récurrence

Récapitulatif de l’alerte

11. Assurerez-vous que le récapitulatif de l’alerte correspond à l’alerte que vous souhaitez envoyer.

    1. En cliquant sur le crayon en entête de section vous serez automatiquement dirigé vers cette étapes pour la modifier.

    2. Appuyer sur déclencher, un dernier avertissement sera affiché.

Déclenchement via la cartographie

• Dans le processus de déclenchement, il est possible de déclencher en utilisant une cartographie.

  • Tous les bâtiments disponibles dans la section « Bâtiment à déclencher » sont affichés sur votre cartographie. En cliquant sur la «loupe », celle-ci vous apportera au positionnement exact sur la cartographie.

  • La section de gauche affiche les bâtiments qui seront sélectionnés pour l’alerte. En ouvrant la cartographie, tous les bâtiments seront sélectionnés vous permettant ainsi d’appliquer un filtre.

Sélection des bâtiments

• Afin d’appliquer un filtre sur des bâtiments, vous devez vous rendre dans la boîte « Bâtiment à déclencher ».

• Voie de circulation : Lorsqu’une ou des voie(s) de circulation est (sont) sélectionnée(s), l’encadré « Bâtiments à déclencher » affiche tous les bâtiments présents sur cette (ces) voie(s) de circulation.

  • Numéro civique inférieur : Masque sur la cartographie tous les numéros civiques inférieurs au numéro que vous avez inscrit.

  • Numéro civique supérieur : Masque sur la cartographie tous les numéros civiques supérieurs au numéro que vous avez inscrit.

  • Civique (pair/impair) : Permet de sélectionner uniquement les numéros civiques pairs ou impairs ; permet de sélectionner « un (1) seul côté de la voie de circulation désirée ».

  • Code d’utilisation : Permet de sélectionner les bâtiments ayant un usage spécifique (restaurants, logement, etc.).

• Les bâtiments qui répondront aux critères du filtre seront affichés dans la section de gauche.

Sélection des bâtiments (à partir d’un filtre spatial)

• Toujours à partir de la boîte «Bâtiment à déclencher », l’option du filtre spatial permet d’appliquer un filtre sur des bâtiments à déclencher en dessinant une sélection à main levée ou en sélectionnant un secteur prédéfini.

• Les bâtiments qui répondront aux critères du filtre seront affichés dans la section de gauche.

Dessin à main levée

• Vous pouvez dessiner une forme géométrique sur la cartographie en utilisant les options suivantes :

  • Rectangle : Cliquez et glissez dans la carte pour dessiner un rectangle.

  • Rayon : Cliquez dans la carte pour sélectionner le centre du cercle, puis cliquez à nouveau pour compléter le dessin.

  • Polygone : Cliquez dans la carte pour commencer le polygone. Cliquez à nouveau pour ajouter des points supplémentaires. Double-cliquez dans la carte ou cliquez sur le point initial pour terminer le dessin.

Rayons configurés

• Des rayons configurés allant de 30m à 3km sont disponibles. Après avoir choisi la distance voulue, vous n’avez à sélectionner le point central voulu.

Secteurs prédéfinis

• Si vous possédez déjà des secteurs prédéfinis (polygones déjà dessinés), l’option « Secteur » vous permettra de sélectionner un polygone sur votre cartographie.

• Si vous possédez plusieurs secteurs prédéfinis associés à différents types d’alerte, à partir de la boîte « Secteurs prédéfinis » vous pouvez appliquer un filtre sur ces types d’alerte afin de limiter le nombre de secteurs visible.

Création et modification d’un secteurs prédéfinis

• C’est dans ce menu que vous trouverez vos secteurs prédéfinis et c’est également à cet endroit qu’il vous sera possible de définir des secteurs précis pour votre municipalité (secteur(s) plus « à risque » de recevoir des alertes ou notifications de masse.

  • Par exemple, une zone inondable, le réseau d’aqueduc, milieu urbain ou rural, etc.).

• Les secteurs que vous ajoutez à cet endroit restent présents sur votre cartographie (contrairement au filtre spatial polygone qui s’efface suite a votre déclenchement).

Ajouter un secteur prédéfini

• À partir de la boîte « Secteurs prédéfinis », cliquez sur le symbole « plus ».

• Déplacer le pointeur de votre souris au-dessus de la carte, vous verrez que votre pointeur s’affiche maintenant sous la forme d’une croix et d’un point bleu.

• Afin de dessiner un nouveau secteur, cliquez à l’endroit désiré sur la carte afin d’y faire apparaître le premier point de votre secteur. Déplacez le pointeur à l’endroit où vous désirez encrer un second point puis cliquez à nouveau sur le bouton gauche de votre souris pour y fixer ce point. Répétez ces étapes jusqu’à ce que votre secteur soit complété. Afin de fermer votre polygone et de le sauvegarder, le dernier point de votre secteur doit joindre le tout premier point dessiné sur la carte.

• Une fois ces deux (2) points rejoints, la fenêtre suivante vous sera affichée :

• Afin de sauvegarder votre nouveau secteur, vous devrez alors entrer les informations suivantes :

  • Nom : Entrez le nom de votre nouveau secteur (aqueduc 1, zone inondable lac x, etc.).

  • Types d’alertes : Sélectionnez le type d’alerte pour lequel ce secteur sera utilisé.

  • Couleur : Sélectionnez la couleur que vous désirez appliquer à ce secteur.

Modifier / supprimer un secteur prédéfini

• Pour modifier un secteur existant, cliquez sur le « crayon » et choisir votre secteur.

• Une fois la sélection du secteur fait, une nouvelle fenêtre sera disponible afin de bien choisir le secteur à modifier.

• À partir de cette fenêtre, vous pourrez changer le nom du secteur, le type d’alerte auquel il est associé ainsi que la couleur.

Changer la forme du secteur

• Pour modifier un secteur existant, cliquez sur le « crayon » et choisir votre secteur.

• Cliquez et maintenez enfoncer le bouton gauche de votre souris sur une bordure du secteur et procédez à la modification de votre polygone (agrandir ou minimiser).

• Une fois que vous avez effectué votre modification, vous devez relâcher le bouton de gauche de votre souris.

• Lorsque vos modifications sont terminées, cliquez sur « Sauvegarder et fermer ».

Vent - Force et direction

• Cette couche vous permet d’afficher la force et la direction des vents sur votre territoire, et ce, en temps réel.

  • Cet outil peut, à titre d’exemple, être utilisé afin de cibler un secteur à alerter en cas de feu / fumée nuisible qui se propage dans votre municipalité.

• Afin d’afficher ou de masquer la force des vents, cliquer sur le « nom de cette couche ».

• Dans l’exemple suivant, nous voyons que les vents pointent dans la direction sud-ouest (grâce à la rose des vents) et nous voyons également que la vitesse des ventes est située entre 10 et 20 km/h en comparant la couleur des flèches sur la carte par rapport à la couleur des flèches sur la charte.

AQ - Adresses géolocalisées

• Lorsque activée, cette couche affiche les bâtiments provenant de la source d’Adresses Québec. Elle peut être utilise pour comparer l’emplacement des bâtiments avec votre base de donnée.

Couches de base

Couche de base

Cette carte provient du ministère de la Sécurité publique. Sur cette carte sont affichés les voies de circulation et bâtiments de votre municipalité. Si certaines voies de circulation ou certains bâtiments semblent absents, il vous est possible d’utiliser la couche de base « Heremap » afin de comparer les données.

Imagerie satellite

Comme son nom l’indique, cette carte affiche une vue satellite de votre territoire. Cette carte provient également du ministère de la Sécurité publique.

HereMap

Cette carte provient d’une source autre que le MSP et permet d’afficher les voies de circulation et les bâtiments de votre municipalité.

Résultats par alerte

• À la suite d’un déclenchement via la cartographie, en sélectionnant la couche « Résultats par alerte », à la gauche de la cartographie, vous retrouvez la liste des bâtiments qui ont été déclenchés lors d’une précédente alerte.

• Dans le menu déroulant, choisissez la date de l’alerte pour laquelle vous désirez avoir les informations.

• Au-dessus de la légende des alertes, vous retrouvez le nombre de résidences qui ont été déclenchées.

• Dans la cartographie, vous êtes en mesure de voir le positionnement des résidences déclenchées. En fonction de la couleur associée à chaque bâtiment, la couleur nous indique :

• Lorsqu’une alerte est en cours, le système fait une mise à jour toutes les dix (10) secondes. Ceci vous permet de voir l’évolution de votre déclenchement.

Rapports par occupants

• Ce rapport vous permet de consulter le résultat du déclenchement d’une alerte en fonction des occupants inscrit à un bâtiment inclus dans le déclenchement.

Aperçu de l’alerte

• L’aperçu de l’alerte vous permet de consulter rapidement les informations de l’alerte ainsi que le pourcentage de personne ayant été rejointe.

• Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu de l’alerte :

  • Déclenché par

  • Date du déclenchement

  • Groupe

    • Il s’agit du groupe de type d’alerte associé à l’alerte.

  • Type d’alerte

  • Titre

    • Il s’agit du titre du message associé à l’alerte. En cliquant sur le bouton « Voir » vous verrez le contenu du message envoyé pour chacun des moyens de communication.

  • Nombre de bâtiments

    • Il s’agit du nombre de bâtiments ayant été déclenché. En cliquant sur le bouton « Voir » vous verrez plus de détail (ex. : nom du filtre, type d’occupant, descriptif de la cartographie).

  • Temps de traitement initial

    • Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour.

  • Nombre de communications

    • Il s’agit du nombre de communications différentes pour l’ensemble de l’alerte.

  • Date de dernière activité

    • Il s’agit de la dernière fois où nous avons reçu une mise à jour d’un occupant suite l’alerte.

  • Résultat

    • Rejoint avec confirmation

      • L’occupant a été rejoint et il a confirmé la réception du message vocal par le 1 et/ou a ouvert le texto, courriel ou application mobile.

    • Rejoint

      • L’occupant a été rejoint par au moins un moyen de communication, mais il n’a transmis aucune confirmation de réception. Cela peut être également un message laissé sur une boîte vocale.

    • Non rejoint

      • Il a été impossible de joindre l’occupant, sur l’ensemble des moyens de communication.

    • Pas inscrit à ce type d’alerte

      • L’occupant a refusé de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

Liste des occupants

• La liste des occupants affiche tous les occupants inscrits à un bâtiment ciblé par le déclenchement.

  • Il est possible d’extraire les données par occupants en format Excel en cliquant sur l’icône « Télécharger ».

  • L’icône « Actualiser » permet de rafraichir les données du rapport.

  • Il est possible d’appliquer un filtre sur le statut d’activité.

    • En ce moment, nous affichons les occupants ayant eu ce statut au cours du déclenchement et non le statut final.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Ainée / handicapée (si l’occupant coche la question « Je suis une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales »).

  • Groupe d’âge

  • Résultat

    • Affiche l’un des quatre résultats possibles pour cet occupant, nonobstant le moyen de communication.

  • Communications

    • Affiche le nombre de moyens de communication utilisés pour cet occupant.

• Il est possible d’agrandir la section d’un occupant afin d’obtenir plus d’information.

  • Adresse civique

    • Adresse du déclenchement liée à l’occupant.

  • Destinataire

    • L’icône représentant le moyen de communication ainsi que les coordonnées.

  • Rejoint

    • Indique si nous avons rejoint l’occupant sur ce moyen de communication.

  • Tentative

    • Nombre de fois que nous avons tenté de rejoindre ce moyen de communication.

  • Statut d’activité

    • Le statut spécifique à ce moyen de communication

      • Bloqué par le fournisseur : Nous sommes sur la liste « Spam » du destinataire.

      • Boîte vocale : La boite vocale a « répondu ».

      • Confirmé : On a reçu confirmation de réception.

      • Contenu invalide : Le fournisseur de CAUCA indique une erreur de contenu du message.

      • Demande utilisateur pour un désabonnement : L’occupant a demandé l’arrêt de réception sur le code court.

      • En attente de traitement : On a pas encore reçu le résultat de l’envoi, c’est en cours d’envoi.

      • Envoyé : Envoyé au fournisseur.

      • Erreur : On a fait tous les essais et/ou ça ne fonctionne pas.

      • Erreur du fournisseur : Erreur inconnue quelque part entre CAUCA et le téléphone de la personne

      • Inconnu : Retour du fournisseur non interprété par CAUCA

      • Numéro invalide : Notre fournisseur nous affirme que le numéro est non valide.

      • Occupé : La ligne est occupée.

      • Répondu : La personne a répondu.

      • Sans confirmation = L’occupant a écouté le message sans confirmer.

      • Texto incompatible = Le numéro de téléphone ne supporte pas les SMS.

Rapports par bâtiments

• Ce rapport vous permet de consulter le résultat du déclenchement d’une alerte en fonction des bâtiments ciblés dans le déclenchement.

Aperçu de l’alerte

• L’aperçu de l’alerte vous permet de consulter rapidement les informations de l’alerte ainsi que le pourcentage de personne ayant été rejointe.

• Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu de l’alerte :

  • Déclenché par

  • Date du déclenchement

  • Groupe

    • Il s’agit du groupe de type d’alerte associé à l’alerte.

  • Type d’alerte

  • Titre

    • Il s’agit du titre du message associé à l’alerte. En cliquant sur le bouton « Voir » vous verrez le contenu du message envoyé pour chacun des moyens de communication.

  • Nombre de bâtiments

    • Il s’agit du nombre de bâtiments ayant été déclenché. En cliquant sur le bouton « Voir » vous verrez plus de détail (ex. : nom du filtre, type d’occupant, descriptif de la cartographie).

  • Temps de traitement initial

    • Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour.

  • Nombre de communications

    • Il s’agit du nombre de communications différentes pour l’ensemble de l’alerte.

  • Date de dernière activité

    • Il s’agit de la dernière fois où nous avons reçu une mise à jour d’un occupant suite l’alerte.

  • Résultat

    • Rejoint totalement

      • L’ensemble des destinataires du bâtiment ont été rejoints.

    • Rejoint

      • Au moins un destinataire a été rejoint pour ce bâtiment.

    • Non rejoint

      • Il a été impossible de joindre l’(les) occupant(s), sur l’ensemble des moyens de communication.

    • Aucun occupant

      • Aucun occupant n’est inscrit à ce bâtiment sélectionné.

    • Aucun occupant inscrit à cette d’alerte

      • L’(les) occupant(s) a(ont) refusé(s) de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

Liste des bâtiments

• La liste des bâtiments affiche tous les bâtiments ciblés par le déclenchement.

  • Il est possible d’extraire les données par bâtiment en format Excel en cliquant sur l’icône « Télécharger ».

  • L’icône « Actualiser » permet de rafraichir les données du rapport.

  • Il est possible d’appliquer un filtre sur le statut d’activité.

    • En ce moment, nous affichons les occupants ayant eu ce statut au cours du déclenchement et non le statut final.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Adresse civique

  • Code d’utilisation

    • Il s’agit du code d’utilisation associé au bâtiment, si importé ou inscrit dans la section de gestion des bâtiments.

• Il est possible d’agrandir la section d’un bâtiment afin d’obtenir plus d’information.

  • Appartement

    • S’il y a plus d’un appartement (local) pour ce bâtiment.

  • Occupant

  • Destinataire

    • L’icône représentant le moyen de communication ainsi que les coordonnées.

  • Rejoint

    • Indique si nous avons rejoint l’occupant sur ce moyen de communication.

  • Tentative

    • Nombre de fois que nous avons tenté de rejoindre ce moyen de communication.

  • Statut d’activité

    • Le statut spécifique à ce moyen de communication

      • Bloqué par le fournisseur : Nous sommes sur la liste « Spam » du destinataire.

      • Boîte vocale : La boite vocale a « répondu ».

      • Confirmé : On a reçu confirmation de réception.

      • Contenu invalide : Le fournisseur de CAUCA indique une erreur de contenu du message.

      • Demande utilisateur pour un désabonnement : L’occupant a demandé l’arrêt de réception sur le code court.

      • En attente de traitement : On a pas encore reçu le résultat de l’envoi, c’est en cours d’envoi.

      • Envoyé : Envoyé au fournisseur.

      • Erreur : On a fait tous les essais et/ou ça ne fonctionne pas.

      • Erreur du fournisseur : Erreur inconnue quelque part entre CAUCA et le téléphone de la personne

      • Inconnu : Retour du fournisseur non interprété par CAUCA

      • Numéro invalide : Notre fournisseur nous affirme que le numéro est non valide.

      • Occupé : La ligne est occupée.

      • Répondu : La personne a répondu.

      • Sans confirmation = L’occupant a écouté le message sans confirmer.

      • Texto incompatible = Le numéro de téléphone ne supporte pas les SMS.

Messagerie

• Ce système de messagerie est gratuit. Il vous permet de rejoindre vos contacts et/ou un groupe de contacts en tout temps, et ce, par le biais de SMS.

Contacts pour message

• C’est ici que sont affichés tous les contacts présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un contact, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Groupes pour message

• C’est ici que sont affichés les différents groupes présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un groupe, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Envoi de message(s)

• C’est ici qu’il vous est possible de transmettre des messages à vos contacts ou à vos groupes de messagerie.

1. Sélectionner le « Modèles de message »

   1. Si le message que vous désirez transmettre est déjà créé/programmé, c’est ici qu’il vous est possible de sélectionner ce message.

2. Choisir les « Destinataires »

   1. Si votre modèle ne comporte pas préalablement des destinataires, sélectionner votre catégorie de destinataire (contact(s) ou groupe(s)).

   2. Afin de sélectionner un contact ou un groupe de contacts, cliquez dans la case à l’avant du nom du contact ou du groupe désiré.

3. Saisir votre message

   1. Si vous n’aviez pas de modèle de message, saisir votre message dans la section « Message a envoyer »

Modèles de message

• Vous pouvez créer des modèles de message à l’avance, en y insérant votre texte, vos contacts ou vos groupes de contacts. On crée surtout des modèles pour des événements répétitifs. Par exemple, on peut créer un modèle destiné à nos élus municipaux pour leur rappeler la tenue de la séance du conseil du mois, pour une convocation de nos responsables des mesures d’urgence à une rencontre, pour dire à nos déneigeurs de commencer l’opération déneigement par telle voie de circulation, dire à nos cols bleus d’aller réparer un nid-de-poule en urgence, etc.

• En cliquant sur le plus, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Modèles de message

Titre

C’est ici que vous pouvez entre le nom que vous désirez donner à votre message.Ville

Ville

C’est ici que vous pouvez sélectionner la ou les municipalité(s) auxquelles ce message est destiné.

Message

Destinataires : Vous sélectionnez un/des contact(s) ou un/des groupe(s) qui s’appliquent à votre modèle.

Sélectionner un/des contact(s) 

Vous permet de sélectionner un ou des contacts qui seront automatiquement ajoutés à la liste des destinataires lorsque ce message sera sélectionné pour être transmis.

Sélectionner un/des groupe(s) 

Vous permet de sélectionner un ou des groupes qui seront automatiquement ajoutés à la liste des destinataires lorsque ce message sera sélectionné pour être transmis.

Message à envoyer 

C’est ici que vous devez entrer le texte de votre message prédéfini.