Version 2.3.0

Mise à jour le : 11 octobre 2023

Soutien technique

• En cas de situation problématique avec le logiciel et sur les heures de bureau de CITAM (consulter le site web pour connaître les heures), vous pouvez rejoindre notre service à la clientèle aux numéros de téléphone suivants :

  • Téléphone : 418-227-1946

  • Sans frais : 1-844-642-3540

Soutien au déclenchement

• Afin de bénéficier d’un soutien au déclenchement, le numéro à joindre est le 1-833-937-0633. Inscrivez-le dès maintenant à vos contacts afin qu’il soit facilement accessible au moment où vous en aurez besoin.

• En composant ce numéro, vous vous assurez d’être prioritaire parmi tous les appels que nous recevons au sein des divers services que nous offrons. Le soutien au déclenchement est offert 24/7. Prendre note que le service d’aide au déclenchement s’applique lorsque vous n’êtes pas en mesure d’effectuer votre déclenchement vous-même. Des frais peuvent s’appliquer lorsque vous faites appel au service d’aide au déclenchement (selon votre contrat).

• Nos employés sont spécifiquement formés pour déclencher (composer le message prédéfini, adapter le secteur, etc.), mais ils ne le sont pas pour répondre aux questions techniques.

• Des employés n’ayant pas de compte peuvent tout de même utiliser notre service d’aide au déclenchement. Il suffit de les autoriser et de nous le faire savoir.

Connexion au logiciel

Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons d’éviter les navigateurs web suivants : Internet Explorer et Firefox.

Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni suite à votre formation, à l’adresse suivante :  https://massalert.citam.ca/connection/admin

• Afin de renforcer la confidentialité et l'intégrité des données, lorsque activé, vous aurez une authentification double facteur. Vous devrez inscrire un code de vérification reçu par courriel.

• Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnel mais formement recommandé. Celle-ci peut être activé par notre équipe du service client ou par utilisateur ayant le rôle de gestionnaire des utilisateurs.

• En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur votre nom d’utilisateur, vous y trouvez l’emplacement pour faire le choix de langue pour la navigation sur le portail soit : Français ou Anglais.

Mot de passe oublié

• Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur « Mot de passe oublié ? ».

1. Saisissez l’adresse courriel associez à votre compte.

2. Vous recevrez un courriel vous invitant à réinitialiser votre mot de passe.

3. Cliquez sur « Récupérer mon mot de passe » ou sur le lien fourni.

4. Vous pourrez donc saisir votre nouveau mot de passe et le confirmer.

Changer le mot de passe

• Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant, dans le coin supérieur droit de votre écran, sur votre utilisateur puis sur « Changer le mot de passe ».

Fermer une session

• Une fois connecté, vous pouvez vous déconnecter en cliquant, dans le coin en haut à droite de votre écran, sur votre utilisateur puis sur « Changer le mot de passe ».

Sections partagées

Accès aux guides d’utilisation

• Via le point d’interrogation dans le haut du portail à droite, différents documents de référence vous sont offerts, tels que le « Guide d’utilisation » et le « Procédurier pour déclenchement ».

• Dans la partie haute à droite de l’écran, sous « votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

  • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français, anglais ou espagnol).

  • L’option de changer votre mot de passe.

  • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

• Vous trouverez le menu affichant les différentes sections du portail de gestion via panneau de gauche. L’icône avec les flèches permets d'ancrer ou non cette section. Vous pouvez également consulter le numéro de la version du logiciel.

Fonctionnement des composantes

• Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

• Sections utilisant des composantes communes :

  • Bâtiments

  • Occupants

  • Groupes de types d’alertes

  • Message prédéfinis

  • Filtres prédéfinis

  • Alertes

Composantes communes

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche.

• La recherche par mots clés permet de filtrer parmi les noms de vos groupes de types d’alertes afin de faciliter la recherche.

• Le bouton ‘'crayon’' vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

• Le bouton ‘'X’' vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

• Le bouton présentant trois petits points signifie qu’il y a des actions regroupés (3 et plus) associés à cet élément.

• Le bouton ‘’traduction automatique de Google’’ vous permets d’utiliser le texte inscrit dans une section et automatiquement le traduire dans les autres langues.

• Le bouton ‘'colonnes’' vous permet d’afficher ou non des colonnes dans la grille.

  • Cet affichage sera automatiquement sauvegardé avec votre profil.

• La liste des colonnes représente l’ordre d’affichage dans la grille.

• Le bouton ‘'densité’' permet de choisir la hauteur d’espacement de chacune des lignes de la grille.

  • Trois options s’offre à vous :

    • Compacte

    • Normale

    • Confortable

• En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

• En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

• Le 1-5 représente le nombre d’items sur cette page ainsi que le nombre total d’items.

Accueil

• Lors de votre connexion au portail de gestion, vous pourrez consulter les plus récentes mise à jour du logiciel.

Occupants

• Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les occupants de votre municipalité qui se sont inscrits au logiciel Alertes et notifications de masse. Vous pouvez aussi y inscrire un citoyen.

• En haut à droite de la grille, vous retrouverez, dans le haut de cette même liste, les fonctions suivantes :

  • Ajouter un occupant.

  • Exporter la liste vers le logiciel Excel.

• Sur chaque ligne de la grille, à la droite du citoyen, vous retrouvez les fonctions suivantes :

  • Modifier les informations de l’occupant.

  • Supprimer un occupant.

  • Historique de modifications d’un occupant.

Ajouter un occupant via le portail de gestion

• En cliquant sur le plus, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Coordonnées de l’occupant

Prénom

Entrez le prénom de l’occupant à contacter.

Nom

Entrez le nom de l’occupant à contacter.

Langue de communication 

Permets à l’occupant de recevoir les messages selon la langue choisie (français, anglais ou espagnol (optionnel, via l’onglet municipalité)).

Année de naissance

Il s’agit de l’année à laquelle l’occupant est né. Cette donnée permet un meilleur recensement des personnes âgées et vulnérables. Dans les rapports, cette donnée se reflète par tranche d’âge. Cette question vous aidera à assurer un service adéquat en cas de mesures d'urgences.

Mobilité réduite 

S’il s’agit d’une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales, cette case doit être cochée. Cette question vous aidera à assurer un service adéquat en cas de mesures d'urgences.

Information de contact

Téléphone

Il s’agit des numéros de téléphone auxquels le citoyen veut recevoir l’information. Il peut s’agir du numéro de téléphone à sa résidence (filaire), d’un numéro de cellulaire ou à son travail. Plusieurs numéros peuvent être ajoutés en cliquant sur « + Ajouter un numéro de téléphone ».

Suite à la réception d’un message texte (SMS), si le citoyen ne désire plus recevoir de messages texte, il lui sera possible de répondre « Fin » au message reçu. Cette action aura pour effet de décocher la case « J’autorise l’envoi de message texte », informant notre système de ne plus envoyer de message texte à ce numéro.

Dès le départ, si le citoyen vous mentionne qu’il n’autorise pas l’envoi de message texte, décocher la case « J’autorise l’envoi de message texte ».

Lorsqu’un numéro de téléphone ne peut pas recevoir de textos (ex. : ligne filaire), une icône de couleur jaune le démontrera. Dans le cas contraire, où il peut recevoir des textos, un crochet vert s’affichera.

Extension

Si le numéro de téléphone contient une extension, le système sera en mesure de le composer lors d’un déclenchement.

Courriel

Inscrire un ou des courriels si le citoyen souhaite être joint via ce moyen de communication. Plusieurs courriels peuvent être ajoutés en cliquant sur « + Ajouter un courriel ». L’occupant peut choisir son courriel principal. Le courriel principal lui servira à se connecter au logiciel, mais il recevra les alertes sur tous ses courriels.

Ce champ n’est pas obligatoire sauf si le citoyen souhaite se créer un compte. Pour que le citoyen puisse confirmer son inscription ou pour qu’il puisse effectuer ses propres modifications à son profil, son adresse courriel est donc nécessaire.

Création de compte

• En créant un occupant avec compte, le citoyen pourra via le portail citoyen faire la gestion de ses coordonnées et préférence de type d’alerte.

• Pour sécuriser la création d’un compte, un mot de passe est exigé. Le citoyen pourra changer son mot de passe en se connectant à son compte via le courriel de confirmation qui lui sera transmis. Une fois branché à la page web, le citoyen devra cliquer sur son utilisateur (coin supérieur droit de la page) puis sur « Changer le mot de passe ».

  • Le mot de passe doit contenir au moins 13 caractères incluant un chiffre, une lettre et un caractère spécial.

Inscription confirmée

• Afin de répondre à la loi anti pourriel, lors de l’inscription d’un citoyen avec compte, nous devons saisir le code qui sera acheminé par courriel au citoyen. En tant que gestionnaire, vous pouvez « sauter » cette étape en cliquant « Inscription confirmée » au bas du formulaire avant de poursuivre.

• Lors de l’importation d’une base de donnée citoyenne, cette option est automatiquement cochée par défaut.

Ajout d’adresse

• D’emblée, la municipalité pour laquelle vous êtes gestionnaire est inscrite.

• En inscrivant le numéro civique ou le # de matricule de la résidence de l’occupant, toutes les adresses existantes portant ce numéro civique ou tous les matricules correspondant à votre entrée seront affichés. Vous devez choisir le numéro civique associée à la bonne voie de circulation.

• Vous pouvez y insérer manuellement le numéro d’unité, de condo, d’appartement, etc. lié à l’adresse du citoyen.

• Un citoyen peut s’inscrire à plus d’un bâtiment dans la même ville. Au préalable, vous devez choisir les alertes et ensuite vous pourrez revenir à l’onglet « Adresses » et y ajouter les autres bâtiments. Cliquez sur « + Ajouter une adresse ».

• Un citoyen peut s’inscrire à plus d’une municipalité en ayant un seul compte. Cette nouvelle municipalité doit être cliente chez CITAM pour y avoir accès. L’occupant peut gérer ses préférences selon le bâtiment choisi. Veuillez noter, seulement un citoyen a accès à cette option. En tant que gestionnaire de municipalité, il vous est impossible de faire une modification (ajout ou suppression) au niveau des occupants dans une municipalité autre que la vôtre.

  • Cliquez sur « + Ajouter une adresse », effacez l’adresse inscrite par défaut, puis insérer la municipalité souhaitée.

Alertes

• Les alertes sont configuré en fonction d’un bâtiment, par conséquent, pour chacun de ceux-ci, le citoyen doit déterminer ses préférences.

• Vous y retrouvez les groupes d’alerte (en caractère gras) et les types d’alertes qui sont disponibles dans votre municipalité.

• Le citoyen peut alors choisir les moyens auxquels il désire recevoir l’information.

  • Lorsque l’icône est représenté par un X rouge, c’est que le moyen de communication n’a pas été autorisé par la municipalité.

  • Si l’icône est un crocher vert, c’est que le moyen de communication a été rendu obligatoire par la municipalité.

  • Lorsque l’icône est une case à cocher, c’est que le moyen de communication a été rendu optionnel par la municipalité. Le citoyen peut alors choisir s’il désire oui ou non être contacté pour ce type d’alerte via ce mode de communication.

Modifier un occupant

• Cliquez sur l’icône du crayon qui se trouve à l’extrémité droite du citoyen en question. Faites les modifications souhaitées. Pour confirmer la modification, cliquez sur « Sauvegarder ». Si vous annulez les modifications, cliquez sur « X » en haut à droite de la fenêtre ou sur la touche « ESC » de votre clavier.

• Dans la section adresse, si vous voyez l’icône ici-bas, cela signifie que le bâtiment est inactif. Ce changement de statut peut venir suite à une modification des bâtiments si votre service incendie est desservi par CAUCA ou bien une modification aux rôles, etc. Vous devez effectuer les modifications nécessaires, soit ajouter un bâtiment actif (il peut s’agir de rentrer le même bâtiment à nouveau et supprimer celui qui est inactif), afin que l’occupant puisse recevoir les alertes.

• Pour voir si des occupants sont associés à des bâtiments inactifs, dans votre liste d’occupants, filtrez la colonne « Bâtiment(s) inactifs ».

Supprimer un occupant

• Pour supprimer un occupant, cliquez sur l’icône de poubelle qui se trouve à l’extrémité droite du citoyen en question. Une fenêtre apparaîtra pour confirmer si vous être certain de vouloir supprimer l’occupant.

Historique de modification d’un occupant

• Vous pouvez voir, via l’icône de l’horloge qui a modifié le profil d’un occupant, soit valider si les modifications ont été effectuées par le citoyen lui-même ou un employé municipal.

Exportation de la liste des occupants

• Vous pouvez exporter la liste de vos occupants en format Excel. Afin d’exporter vos données sous ce format, cliquer sur le bouton « XLSX » situé dans le coin supérieur droit de votre écran.

Bâtiments

• Tous les bâtiments présents dans votre logiciel se retrouvent à l’intérieur de cette section.

Ajouter un bâtiment

• Si vous désirez faire l’ajout d’un bâtiment, cliquez sur le plus dans le coin en haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Bâtiment

Matricule

Le numéro de matricule du bâtiment que vous désirez modifier.

Voie de circulation

La voie de circulation où se trouve le bâtiment.

Code d’utilisation

Il s’agit d’attribuer un usage à votre bâtiment (logement, industrie, service de garde, etc.). Ce champ sert de filtre et pourra être utilisé lors de vos déclenchements. Il est important de bien identifier chaque bâtiment pour qu’il soit pris en compte lors de vos alertes (ce champ n’est pas obligatoire).

Civique inférieur

Le numéro civique inférieur du bâtiment, s’il s’agit d’un bloc à logements par exemple.

Civique supérieur

S’il y a lieu, inscrire le numéro civique supérieur du bâtiment. On inscrit un civique supérieur seulement s’il s’agit d’un bloc à logements ayant le même matricule, mais contenant plusieurs unités (par exemple : numéros 1301 à 1311 incluant 6 unités = inférieur 1301 et supérieur 1311). S’il s’agit d’une résidence unifamiliale, par  exemple, on n’inscrit pas de numéro civique supérieur.

Ext. inférieur

S’il y a lieu, l’extension inférieure du numéro civique du bâtiment (a, b, c, etc. ou 1, 2, 3, etc.).

Ext. supérieur

S’il y a lieu, l’extension supérieure du # civique du bâtiment (d, e, f, etc. ou 4, 5, 6, etc.).

Latitude et longitude

Coordonnées géographiques du bâtiment. Les coordonnées GPS permettent de positionner le bâtiment sur la cartographie. Le bâtiment sera alors positionné au centre du terrain.

Modifier un bâtiment existant

• Pour modifier un bâtiment, cliquez sur l’icône du crayon qui se trouve à l’extrémité droite du bâtiment en question et faites les modifications souhaitées.

Supprimer un bâtiment

• Pour supprimer un bâtiment, cliquez sur l’icône de poubelle qui se trouve à l’extrémité droite du bâtiment en question. Une fenêtre apparaîtra pour confirmer si vous être certain de vouloir supprimer ce bâtiment.

Importation et mise à jour des bâtiments

• Le schéma ci-bas illustre bien comment fonctionne l’importation des bâtiments dans votre logiciel.

• Une fois par semaine, nous synchronisons automatiquement nos données bâtiments avec celles de CAUCA. Si toutefois, entre-temps, vous mettez à jour vos données bâtiments chez CAUCA et vous souhaitez qu’elles se reflètent immédiatement dans votre logiciel, contactez le service à la clientèle et nous pourrons effectuer une synchronisation.

Groupes de types d’alertes et types d’alertes

• Les groupes de types d’alertes sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez alerter vos occupants. Vous trouverez dans cette section, tous les groupes de type d’alerte actif pour votre municipalité.

• Pour chacun des groupes de types d’alertes, vous pouvez voir chacun des moyens de communication que vous rendez disponibles à vos citoyens.  La colonne démontrant l’application mobile s’affichera seulement pour les municipalités ayant ce service supplémentaire.

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de types d’alertes en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer.  L’ordre d’affichage de cette séquence sera visible dans la sélection des types d’alerte lors de l’inscription et du déclenchement d’une alerte.

Ajouter un groupe de type d’alerte

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.  Les informations requises pour sauvegarder un nouveau groupe de types d’alertes sont les noms dans chacune des langues.  Le français et l’anglais seront toujours obligatoires alors que l’option de l’espagnol peut être activée via l’onglet municipalité du panneau à votre gauche.

• La section du bas correspond aux droits que vous accordez pour chacun des moyens de communication.  Lorsque la permission ‘’peut recevoir’’ est active, vous pouvez activer l’option si ce moyen est obligatoire.  Dans le cas inverse, si le citoyen ne peut pas s’abonner à un moyen de communication, l’option obligatoire sera désactivée.

Ajouter un type d’alerte

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.  Comme c’est le cas pour les groupes, un titre dans chacune des langues est obligatoire. La traduction fonctionne également de la même façon.

• Vous pouvez ensuite choisir une icône qui sera associée à ce type d’alerte.  Celle-ci sera l’image par défaut dans le portail citoyen ainsi que dans l’application mobile.

• Vous pouvez également choisir la couleur associée à ce type d’alerte.  Il s’agit de la couleur de la pastille dans laquelle le nom du type d’alerte sera inscrit.  Cette information sera également affichée dans le portail citoyen une fois que la refonte aura été faite ainsi que dans l’application mobile.

Messages prédéfinis

• Les messages prédéfinis sont des messages préconfigurés comportant le contenu d’une alerte.

• Il est possible d’identifier, en sélectionnant l'étoile, un message prédéfini comme étant un favori. Celui-ci sera par défaut afficher en premier de liste.

• Lorsque disponible, il est possible d'écouter le message audio associé au message vocal de l’alerte en cliquant sur le bouton ‘'play’'.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

  • Dupliquer

  • Supprimer

Ajouter un message prédéfini

• Pour créer un nouveau message prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.

Étapes pour ajouter un message prédéfini

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre contenu.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Choisir une option de départ.

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CITAM)

      1. La section ‘'Mes messages’' afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section ‘'Messages CITAM’' vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

3. Donner un titre au message de votre alerte.

4. Configurer le contenu de du message de votre alerte.

   1. Seuls les moyens de communication que vous rendez disponible seront disponibles à configurer.

Moyens de communication

Message vocal

• Il s’agit du message qui sera donné verbalement lors d’une alerte.

• Générer un message audio à partir d’un texte.

  • Cette option permet de créer un message à partir d’une voix synthétique.

  • Il est possible de choisir entre une voix féminine et voix masculine.

  • Une fois généré, il est possible de supprimer le fichier.

• Importation d’un fichier audio.

  • Cette option permet d’importer un fichier audio (MP3 ou WAV).

  • Un fois importé, il est possible de supprimer le fichier.

Texto

• Il s’agit du message qui sera envoyé via texto.

• La réception d’un message texto a un nombre limité de caractères, il sera possible de voir, lorsqu’il n’y aura pas de message d’erreur le nombre de textos que générera ce message.

Application mobile

• Il s’agit du message qui sera visible lors de la réception de la notification via l’application mobile.

• Il est possible de personnaliser le titre de l’alerte, à défaut, ce sera le titre du message prédéfini qui sera affiché.

• Il est possible d’ajouter une image qui sera visible à l’intérieur de l’alerte dans l’application mobile.

Courriel

• Il s’agit du message qui sera visible dans le courriel envoyé.

• Il est possible de personnaliser le titre de l’alerte, à défaut, ce sera le titre du message prédéfini qui sera affiché.

• Il est possible d’ajouter une image qui sera visible à l’intérieur de l’alerte dans l’application mobile.

• La signature sera automatiquement ajoutée au corps du courriel.

  • La configuration de la signature se fait via le menu ‘'Municipalité’'.

Portail citoyen

• Il s’agit du message qui sera visible sur le portail citoyen.

• Il est possible de personnaliser le titre de l’alerte, à défaut, ce sera le titre du message prédéfini qui sera affiché.

• Il est possible d’ajouter une image pour présenter l’alerte sur le portail.

  • À défaut d’avoir une image, nous afficherons l’image d’une cloche.

Médias sociaux

• Il s’agit du message qui sera visible sur vos médias sociaux (Facebook).

• Il est possible d’ajouter une image ou une vidéo qui sera affiché dans votre publication.

Langues

Il s’agit de la langue dans laquelle le message doit être configuré, et ce, pour les différents moyen de communication (Appel vocal, Texto, Notification (si applicable), Courriel, Portail citoyen, Médias sociaux).

Il est possible d’utiliser la traduction automatique du français vers les autres langues.

Si vous utilisez un modèle de message prédéfini, le texte sera inséré dans les trois (3) langues.

Fichiers introuvables

• Advenant le cas que le système n’aurait pas été en mesure de bien enregistrer votre fichier (audio ou image), un avertissement sera visible dans le haut de la page.

Alerte

• Cet onglet a plusieurs fonctions, il permet :

  • Voir les alertes que vous avez envoyées et les terminer, le cas échéant.

  • Déclencher à nouveau une même alerte (avec les mêmes bâtiments).

  • Planifier des alertes avec une diffusion immédiate, retardée ou récurrente.

  • Créer des filtres prédéfinis.

Grille des alertes

Type d’alerte

Il s’agit du type d’alerte qui sera envoyé.

Message prédéfini

Il s’agit du nom du message prédéfini qui a été utilisé pour l’envoi de l’alerte.

Date de création

Date à laquelle vous avez ajouté votre alerte. Dans le cas d’une recurrence, la prochaine exécution sera crée au moment que la précédente a été déclenchée.

Date de diffusion

Date à laquelle votre alerte sera envoyée à la population (si planifiée).

Date de rediffusion

Date à laquelle votre alerte sera transmise une seconde fois pour les occupants non-rejoints seulement.

Récurrente

Si l’image du calendrier apparaît , cela signifie qu’une récurrence est programmée sur votre alerte.

Terminée

Affiche le statut de vos différentes alertes. Ces statuts se reflètent dans le portail citoyen. Celui-ci peut donc être en mesure de voir si une alerte est en vigueur ou non. 

Sert à indiquer qu’une alerte sera diffusée ultérieurement, elle a été planifiée.

Sert à indiquer qu’une alerte est toujours en vigueur. Elle s’affichera en vert dans le portail citoyen et aura comme statut « En vigueur ». Pour terminer une alerte qui n’est plus en vigueur, cliquez sur cette cloche. Elle deviendra noire, cela signifie qu’elle est terminée.

Sert à indiquer que l’alerte est terminée. La ligne de l’alerte s’affichera en gris dans le portail citoyen et aura comme statut « Terminée ». Vous pouvez aussi cliquer sur le crayon et cocher la case « Terminée ».

Visibilité de l’alerte

Une fois qu'une alerte est terminée, celle-ci peut être coché comme étant non visible (oeil gris) ce qui fera en sorte que le citoyen ne la verra plus sur le portail citoyen et l'application mobile.

Indique que l’alerte est actuellement visible sur le portail citoyen et l'application mobile.

Indique que l’alerte n’est plus visible sur le portail citoyen et l’application mobile.

Autres options

Vous donne accès à diverses options : éditer, supprimer (lorsque l’alerte n’a pas été déclenchée), terminer, déclencher à nouveau et dupliquer.

Filtres prédéfinis

• Il est possible de créer des filtres pour les alertes. Ces filtres seront conservés et vous pourrez les utiliser à plusieurs reprises. Vous pourrez les utiliser en temps réel ou même pour planifier une alerte.

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche

• La recherche par mots clés permet de filtrer parmi les noms de vos groupes de types d’alertes afin de faciliter la recherche. 

• Dans le bas de la grille, vous pouvez changer le nombre d’items par page.  À la droite de ce menu déroulant, vous pouvez voir le nombre total d’éléments et changer de page.

Ajouter un filtre prédéfini

• Pour créer un nouveau filtre prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.  Le nom du filtre est obligatoire pour sauvegarder un nouveau filtre et rafraichir les données de celui-ci.

• Vous pouvez sélectionner un secteur préalablement dessiné sur la cartographie ou en combiner plusieurs afin de créer votre filtre. Vous pouvez également saisir du texte dans le champ pour effectuer une recherche.

• Si vous souhaitez créer un filtre sans utiliser un secteur, vous devez cliquer sur le bouton pour ajouter une voie de circulation. Tout comme le champ secteur, il est possible d’effectuer une recherche afin de sélectionner une ou plusieurs voies. Vous pouvez ensuite raffiner votre filtre en sélectionnant un civique inférieur et supérieur, en choisissant parmi tous les civiques ou bien seulement les pairs ou les impairs ainsi que les bâtiments portant un code d’utilisation particulier. 

• Si vous souhaitez créer un filtre avec des intervalles différents sur des voies de circulation différente (ex. : civique 1 à 50 sur la 10^e rue) et (100 à 200 sur la 127^e rue), vous devrez utiliser le bouton pour ajouter une voie de circulation.

• Le nombre de bâtiments correspondant à votre filtre sera affiché dans la section de droite.

Planifier / Ajouter une alerte

• À partir de l’onglet « Alerte », cliquez sur le plus pour faire apparaître la fenêtre suivante :

1. Sélectionnez le « Type d’alerte » qui s’applique.

2. Sélectionnez le message prédéfini correspondant à votre alerte. Vous pouvez prévisualiser votre message prédéfini avant de l’envoyer. Ainsi, vous êtes certain que vous aurez sélectionné celui étant destiné à vos citoyens (éviter les erreurs).

3. Choisissez la date de diffusion. Celle-ci peut être immédiate, retardée (planifiée) ou récurrente.

   1. Si l’alerte est retardée, une fenêtre vous apparaîtra vous permettant de choisir la date et l’heure pour la diffusion. (figure 1)

   2. Des récurrences peuvent être ajoutées à vos alertes. Ainsi, vous pourrez décider d’envoyer une alerte de façon périodique. (figure 2)

      1. Une fois la récurrence configurée, il est possible de cliquer sur prévisualiser et voir la séquence prévue. (figure 3)

4. Il vous est possible d’entrer une date pour la rediffusion de votre message (cliquez sur le calendrier). Veuillez noter, uniquement les occupants non contactés lors de la première diffusion du message seront contactés lors de cet envoi.

5. Si vous souhaitez que l’alerte apparaisse sur le portail citoyen, cochez cette case.

6. Si vous souhaitez que l’alerte apparaisse sur vos médias sociaux, cochez cette case. La configuration avec votre page Facebook doit préalablement avoir été fait.

7. Cliquez sur « Poursuivre ».

8. Vous aurez le choix de déclencher la ville au complet ou utiliser des filtres. (figure 4)

   1. Si vous déclenchez la ville au complet, cliquez sur « Déclencher ».

   2. Pour utiliser un filtre prédéfini ou en définir un, cliquez sur « Utiliser des filtres », puis sur « Ajouter un filtre ».

      1. Sélectionner un filtre prédéfini ayant été préconfiguré (voir section Ajouter un filtre prédéfini) ou bien créer un nouveau filtre.

      2. Une addition de plusieurs filtres est possible en répétant les étapes 8b.

9. Un message de confirmation d’envoi d’alerte s’affichera vous stipulant le nombre de bâtiments qui est inclus dans celui-ci.

Éditer une alerte

• À partir de la liste des alertes, il est possible de cliquer sur les « trois petits points » l’extrémité droite de celle-ci pour y retrouver les options suivants :

  • Éditer : Permet de modifier la date de rediffusion pour cette alerte, de l’inscrire comme étant « terminée » ou la rendre « invisible » aux occupants via le portail citoyen.

  • Supprimer : Permet de supprimer une alerte de la liste et du portail citoyen. Une fenêtre apparaîtra pour confirmer si vous être certain de vouloir supprimer ce message.

  • Compléter : Permet de « terminer une alerte » et la « griser » sur le portail citoyen.

  • Déclencher à nouveau : Permet de déclencher à nouveau une alerte (même bâtiment que l’alerte précédente) en sélectionnant un nouveau message prédéfini.

  • Dupliquer : Permet de créer une nouvelle alerte à partir de la configuration d’une alerte déjà créée.

Déclenchement

• Cet onglet vous permet d’effectuer vos déclenchements en temps réel via la cartographie.

• Dans la fenêtre principale, vous voyez la municipalité pour laquelle vous vous préparer à faire un déclenchement. Si vous desservez plus d’une municipalité, assurez-vous de bien sélectionner la municipalité à déclencher ou à configurer.

• Dans le haut de la cartographie vous avez une flèche qui pointe vers le bas. En cliquant sur celle-ci, vous pouvez accéder au tableau des messages. C’est à cet endroit que vous trouverez les notifications.

• Si vous désirez tout effacer, vous pouvez cliquer sur « la poubelle » au-dessus des notifications ou fermer la fenêtre en cliquant sur la flèche pointant vers le haut.

Cartographie

• Au niveau de la cartographie, tous les bâtiments enregistrés dans notre base de données pour la municipalité sélectionnée se retrouvent à cet endroit.

Cartographie

Zoom : Permets de voir de plus près

Zoom arrière : Permets de voir de plus loin

Permets de revenir à l’affichage initial

Rose des vents

Permets de repérer le Nord

Coordonnées géographiques

Permets de voir les coordonnées géographiques, peu importe l’endroit où on se trouve sur la cartographie.

Niveau actuel

Il s’agit du niveau du zoom. Plus on s’éloigne, plus le chiffre est petit, plus on se rapproche, plus le chiffre sera grand.

Bâtiments à déclencher

• En sélectionnant la couche « Bâtiments à déclencher », à la gauche de la cartographie, vous retrouvez la liste des bâtiments qui seront déclenchés lors de l’alerte.

  • En cliquant sur la « loupe », celle-ci vous apportera au positionnement exacte sur la cartographie.

• À la droite de la colonne « Adresse », vous retrouverez la colonne « Civique supérieur » et « Code d’utilisation ».

  • La colonne « Civique supérieur » vous permet de voir les bâtiments contenant des logements ainsi que les civiques compris à cette adresse.

  • La colonne « Code d’utilisation » vous permet de voir l’usage du bâtiment, le cas échéant.

• La couche « Bâtiments à déclencher » sur la cartographie vous indiquera le nombre de bâtiment qui seront déclenchés.

• Il est possible d’appliquer un filtre pour épurer la liste des bâtiments à déclencher.

  • Voie de circulation : Lorsqu’une ou des voie(s) de circulation est (sont) sélectionnée(s), l’encadré « Bâtiments à déclencher » affiche tous les bâtiments présents sur cette (ces) voie(s) de circulation.

  • Numéro civique inférieur : Masque sur la cartographie tous les numéros civiques inférieurs au numéro que vous avez inscrit.

  • Numéro civique supérieur : Masque sur la cartographie tous les numéros civiques supérieurs au numéro que vous avez inscrit.

  • Civique (pair/impaire) : Permets de sélectionner uniquement les numéros civiques pairs ou impairs ; permets de sélectionner « un (1) seul côté de la voie de circulation désirée ».

  • Code d’utilisation : Permet de sélectionner les bâtiments ayant un usage spécifique (restaurants, logement, etc.).

  • Filtre spatial : Vous donne accès aux divers outils qui sont disponibles afin de sélectionner un secteur précis de votre municipalité.

Déclenchement à l’aide d’une adresse

• Cliquez sur la couche « Bâtiments à déclencher ».

• Dans « Voie de circulation, sélectionnez le nom de la ou des voie(s) de circulation concernée(s) par votre déclenchement. Veuillez noter qu’il vous est possible de sélectionner plus d’une voie de circulation à la fois.

• Si vous désirez déclencher un intervalle de numéro civique sur une voie de circulation précise, il vous est possible de le faire en sélectionnant la « Voie de circulation » désirée et en inscrivant le « Numéro civique inférieur » et le « Numéro civique supérieur ». Si toutefois vous devez sélectionner un civique inférieur et supérieur, évitez de faire une addition de voie de circulation (les civiques inférieurs et supérieurs s’appliqueront donc à toutes vos voies de circulation) ; effectuez plutôt un déclenchement incluant des civiques inférieurs et supérieurs.

• Si vous désirez sélectionner uniquement les civiques pairs ou impairs sur une voie de circulation, il vous est possible de le faire via ce menu déroulant.

• Une fois votre sélection complétée, cliquez sur « Déclencher ».

• Sélectionnez le « Type d’alerte », le « Message prédéfini » et si désiré, « Envoyer sur les médias sociaux ».

• Pour transmettre votre alerte, cliquez sur « Envoyer l’alerte ».

• Si vous désirez annuler l’envoi, cliquez sur « Annuler ».

Déclenchement à l’aide d’un filtre spatial

• Cliquez sur « Filtre spatial » et choisissez le filtre désiré parmi ceux affichés dans la liste.

  • Rectangle : Permets de tracer un rectangle afin de sélectionner une zone précise.

  • Rayon : Permets de tracer un rayon à partir d’un point précis afin de sélectionner les bâtiments présents dans le rayon désiré.

  • Polygone : Permet de sélectionner plusieurs bâtiments, peu importe leur position sur la carte. Afin d’être fonctionnel, le polygone tracé doit être fermé ; c’est-à-dire que le « point final » (celui qui ferme le polygone) doit être le même que le « point de départ » (premier point tracé pour débuter le polygone).

  • Secteurs : Permet de repérer et sélectionner rapidement, s’il y a lieu, le(s) secteur(s) que vous avez déjà prédéfini(s). Pour sélectionner plusieurs secteurs prédéfinis en même temps, tenez la touche « CTRL » de votre clavier enfoncé et sélectionnez vos secteurs.

  • Il existe également des rayons prédéfinis allant de 30 mètres à 3 km.

• Si vous désirez annuler votre sélection du filtre spatial, cliquez sur le « X rouge ».

• Une fois votre sélection complétée, cliquez sur « Déclencher ».

• Sélectionnez le « Type d’alerte », le « Message prédéfini » et si désiré, « Envoyer sur les médias sociaux ».

• Pour transmettre votre alerte, cliquez sur « Envoyer l’alerte ».

• Si vous désirez annuler l’envoi, cliquez sur « Annuler ».

Résultats par alerte

• En sélectionnant la couche « Résultats par alerte », à la gauche de la cartographie, vous retrouvez la liste des bâtiments qui ont été déclenchés lors d’une précédente alerte.

• Dans le menu déroulant, choisissez la date de l’alerte pour laquelle vous désirez avoir les informations.

• Au-dessus de la légende des alertes, vous retrouvez le nombre de résidences qui ont été déclenchées.

• Dans la cartographie, vous êtes en mesure de voir le positionnement des résidences déclenchées. En fonction de la couleur associée à chaque bâtiment, la couleur nous indique :

• Lorsqu’une alerte est en cours, le système fait une mise à jour toutes les dix (10) secondes. Ceci vous permet de voir l’évolution de votre déclenchement.

Secteurs prédéfinis

• C’est dans ce menu que vous trouverez vos secteurs prédéfinis et c’est également à cet endroit qu’il vous sera possible de définir des secteurs précis pour votre municipalité (secteur(s) plus « à risque » de recevoir des alertes ou notifications de masse.

  • Par exemple, une zone inondable, le réseau d’aqueduc, milieu urbain ou rural, etc.).

• Les secteurs que vous ajoutez à cet endroit restent présents sur votre cartographie (contrairement au filtre spatial polygone qui s’efface suite a votre déclenchement).

Ajouter un secteur prédéfini

• Cliquez sur le symbole « plus ».

• Déplacer le pointeur de votre souris au-dessus de la carte, vous verrez que votre pointeur s’affiche maintenant sous la forme d’une croix et d’un point bleu.

• Afin de dessiner un nouveau secteur, cliquez à l’endroit désiré sur la carte afin d’y faire apparaître le premier point de votre secteur. Déplacez le pointeur à l’endroit où vous désirez encrer un second point puis cliquez à nouveau sur le bouton gauche de votre souris pour y fixer ce point. Répétez ces étapes jusqu’à ce que votre secteur soit complété. Afin de fermer votre polygone et de le sauvegarder, le dernier point de votre secteur doit joindre le tout premier point dessiné sur la carte.

• Une fois ces deux (2) points rejoints, la fenêtre suivante vous sera affichée :

• Afin de sauvegarder votre nouveau secteur, vous devrez alors entrer les informations suivantes :

  • Nom : Entrez le nom de votre nouveau secteur (aqueduc 1, zone inondable lac x, etc.).

  • Types d’alertes : Sélectionnez le type d’alerte pour lequel ce secteur sera utilisé.

  • Couleur : Sélectionnez la couleur que vous désirez appliquer à ce secteur.

Modifier / supprimer un secteur prédéfini

• Il y a deux méthodes pour faire afficher la fenêtre de modification d’un secteur.

  • En cliquant sur le « crayon » et choisissant votre secteur ;

  • En choisissant votre secteur et ensuite le « crayon ».

• Une fois la sélection du secteur fait, une nouvelle fenêtre sera disponible :

• À partir de cette fenêtre, vous pourrez changer le nom du secteur, le type d’alerte auquel il est associé ainsi que la couleur.

Changer la forme du secteur

• Sélectionnez le contour du secteur pour lequel vous désirez faire des modifications, un point bleu apparaîtra.

• Cliquez et maintenez enfoncer le bouton gauche de votre souris et procédez à la modification de votre polygone (agrandir ou minimiser).

• Une fois que vous avez effectué votre modification, vous devez relâcher le bouton de gauche de votre souris.

• Lorsque vos modifications sont terminées, cliquez sur « Sauvegarder et fermer ».

Filtrer des secteurs prédéfinis par type d’alerte

• Cette option vous permet d’afficher le ou les secteurs qui sont liés à un ou à des types d’alertes précis. À titre d’exemple, sur l’image suivante, nous voyons qu’il y a 2 secteurs définis pour cette municipalité et qu’aucun type d’alerte n’est sélectionné; les secteurs sont donc tous deux affichés sur la carte.

• Si nous sélectionnons le type d’alerte « Avis d’ébullition », uniquement le ou les secteurs liés à ce type d’alerte est (sont) alors affiché(s).

Vent - Force et direction

• Cette couche vous permet d’afficher la force et la direction des vents sur votre territoire, et ce, en temps réel.

  • Cet outil peut, à titre d’exemple, être utilisé afin de cibler un secteur à alerter en cas de feu / fumée nuisible qui se propage dans votre municipalité.

• Afin d’afficher ou de masquer la force des vents, cliquer sur le « nom de cette couche ».

• Dans l’exemple suivant, nous voyons que les vents pointent dans la direction sud-ouest (grâce à la rose des vents) et nous voyons également que la vitesse des ventes est située entre 10 et 20 km/h en comparant la couleur des flèches sur la carte par rapport à la couleur des flèches sur la charte.

AQ - Adresses géolocalisées

• Lorsque activée, cette couche affiche les bâtiments provenant de la source d’Adresses Québec. Elle peut être utilise pour comparer l’emplacement des bâtiments avec votre base de donnée.

Couches de base

Couche de base

Cette carte provient du ministère de la Sécurité publique. Sur cette carte sont affichés les voies de circulation et bâtiments de votre municipalité. Si certaines voies de circulation ou certains bâtiments semblent absents, il vous est possible d’utiliser la couche de base « Heremap » afin de comparer les données.

Imagerie satellite

Comme son nom l’indique, cette carte affiche une vue satellite de votre territoire. Cette carte provient également du ministère de la Sécurité publique.

HereMap

Cette carte provient d’une source autre que le MSP et permet d’afficher les voies de circulation et les bâtiments de votre municipalité.

Rapports

Rapport d’activité par bâtiment

• Le rapport d’activité par bâtiment vous donne accès à l’information en lien avec tous les bâtiments qui ont été touchés par le déclenchement.

Rapport par bâtiment

Municipalité

La municipalité dans laquelle a eu lieu le déclenchement.

Déclenché par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Type d’alerte

Le type d’alerte.

Message prédéfini

Il s’agit du titre du message qui a été transmis lors de l’alerte.

Secteur / Filtre

Le secteur OU filtre prédéfini qui, s’il y a lieu, a reçu le déclenchement.

Date du déclenchement

La date ainsi que l’heure du déclenchement.

Date de la dernière activité

Il s’agit de la dernière fois où une activité a eu lieu suite à l’alerte. Il est possible que cette date dépasse largement la date du déclenchement, car il peut s’agir d’un courriel qui a été lu par un citoyen une semaine plus tard ou plus, soit un texto ouvert quelques jours plus tard, etc.

Temps de traitement initial

Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour. Cette donnée est valide pour tous les moyens de communication.

Diffusé sur médias sociaux

Vous pouvez savoir si votre alerte a été partagée sur les réseaux sociaux.

• En haut du « Statut des bâtiments », vous trouvez le bouton « Actualiser ». Celui-ci vous permet de mettre à jour le statut du déclenchement. Vous pouvez filtrer ces informations via la colonne « Statut ».

• L’icône à droite du « Statut des bâtiments » vous permet d’imprimer ou d’enregistrer le graphique sous l’un ou l’autre des formats suivants : PNG, JPEG, PDF, SVG.

Statut des bâtiments

Rejoint totalement

Au moins un occupant inscrit au bâtiment a été rejoint et a confirmé avoir reçu l’alerte sur au moins un moyen de communication.

Rejoint

Au moins un occupant inscrit au bâtiment a été rejoint sur au moins un moyen de communication.

Non rejoint

Il a été impossible de joindre l’(les) occupant(s), sur l’ensemble des moyens de communication.

Aucun occupant

Aucun occupant n’est inscrit au bâtiment sélectionné.

Aucun occupant inscrit à cette alerte

L’(les) occupant(s) a(ont) refusé(s) de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

Rapport d’activité par occupant

• Ce rapport vous permet de voir tous les occupants rejoints par adresse, lors d’une alerte. Il sera donc plus facile pour vous ou pour votre équipe terrain de s’assurer que les occupants aient tous reçu l’information.

Rapport par bâtiment

Déclenché par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Type d’alerte

Le type d’alerte.

Message prédéfini

Il s’agit du titre du message qui a été transmis lors de l’alerte.

Secteur / Filtre

Le secteur OU filtre prédéfini qui, s’il y a lieu, a reçu le déclenchement.

Date du déclenchement

La date ainsi que l’heure du déclenchement.

Date de la dernière activité

Il s’agit de la dernière fois où une activité a eu lieu suite à l’alerte. Il est possible que cette date dépasse largement la date du déclenchement, car il peut s’agir d’un courriel qui a été lu par un citoyen une semaine plus tard ou plus, soit un texto ouvert quelques jours plus tard, etc.

Temps de traitement initial

Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour. Cette donnée est valide pour tous les moyens de communication.

Diffusé sur médias sociaux

Vous pouvez savoir si votre alerte a été partagée sur les réseaux sociaux.

• En haut du « Statut des occupants », vous trouvez le bouton « Actualiser ». Celui-ci vous permet de mettre à jour le statut du déclenchement. Vous pouvez filtrer ces informations via la colonne « Statut ».

• L’icône à droite du « Statut des bâtiments » vous permet d’imprimer ou d’enregistrer le graphique sous l’un ou l’autre des formats suivants : PNG, JPEG, PDF, SVG.

Statut des bâtiments

Rejoint avec confirmation

L’occupant a été rejoint et en plus, il a confirmé la réception du message vocal par le 1, a lu le texto ou le courriel.

Rejoint

L’occupant a été rejoint par au moins un moyen de communication, mais il n’a transmis aucune confirmation de réception. Cela peut être également un message laissé sur une boîte vocale.

Non rejoint

Il a été impossible de joindre l’occupant, sur l’ensemble des moyens de communication.

Pas inscrit à ce type d’alerte

L’occupant a refusé de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

• Lorsque vous regardez le détail d’un occupant, il est possible de consulter le « Statut d’activité » afin d’avoir plus de détails sur le statut.

• Il est également possible de modifier le profil d’un de vos citoyens directement via le crayon.

Rapport de facturation

• Le rapport de facturation vous donne en détail les communications effectuées pour tous les déclenchements durant une période donnée (entre une date de début et une date de fin).

• Un utilisateur ayant accès à plus d’une municipalité aura la possibilité de générer un seul rapport pour les municipalités dont il y a accès.

Rapport de facturation

Déclencher par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Raison

La raison pour laquelle le déclenchement a été effectué. Il s’agit du titre du message prédéfini.

Date du déclenchement

Date à laquelle le déclenchement a été effectué.

Date de la dernière activité

Date à laquelle la dernière activité a été enregistrée pour ce déclenchement.

Courriel, Applications, SMS, Vocal

Nombre de communication envoyé par type.

Total

Nombre total de transmission de communication.

Historique des occupants

• Vous retrouverez la liste des occupants, incluant toutes les alertes reçues et les moyens de communication s’y rattachant depuis qu’ils se sont inscrits au logiciel. Par contre, les statuts n’y sont pas affichés (rejoint, non rejoint, etc.).

• Afin d’accéder à l’historique des déclenchements par occupants, cliquez sur la flèche bleue à la gauche du nom de l’occupant désiré. Les informations suivantes seront alors affichées :

  • Le type déclenchement.

  • La date et l’heure du déclenchement.

  • Les moyens de communication auxquels l’occupant s’est inscrit pour cette alerte.

  • La date et l’heure à laquelle le moyen de communication a été utilisé pour transmettre l’information.

Fichiers

• Le logiciel étant de type « cloud » vous permet d’accéder à vos fichiers en tout temps, peu importe l’endroit où vous êtes. L’onglet « Fichiers » vous permet donc de sauvegarder des documents et d’y avoir accès (par exemple une liste de contacts pour les mesures d’urgence, un plan d’intervention, les outils promotionnels pour votre logiciel, etc.) au moment et à l’endroit où vous vous trouvez.

• La taille limite d’un fichier est de 50Mb et les formats acceptés sont les suivants :

  • PDF (.pdf)

  • Image(.png, .gif, .jpg, .jpeg)

  • Texte (.txt)

  • Word (.doc, .docx)

  • Excel (.xls, xlsx)

Créer des dossiers

• Si vous désirez faire l’ajout d’un dossier, cliquez sur le plus, vous verrez cette nouvelle fenêtre pour inscrire le nom du dossier.

Importer des fichiers

• Si vous désirez importer un fichier, une fois dans un dossier, cliquez sur l’icône de la flèche.

• Vous serez diriger vers l’explorateur de fichier de votre ordinateur.

Supprimer un dossier ou un fichier

• Pour supprimer un fichier ou un dossier, cliquez sur celui-ci avec le bouton droit de votre souris puis cliquer sur « Supprimer ».

Messagerie

• Ce système de messagerie est gratuit. Il vous permet de rejoindre vos contacts et/ou un groupe de contacts en tout temps, et ce, par le biais de SMS.

Contacts pour message

• C’est ici que sont affichés tous les contacts présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un contact, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Groupes pour message

• C’est ici que sont affichés les différents groupes présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un groupe, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Envoi de message(s)

• C’est ici qu’il vous est possible de transmettre des messages à vos contacts ou à vos groupes de messagerie.

1. Sélectionner le « Modèles de message »

   1. Si le message que vous désirez transmettre est déjà créé/programmé, c’est ici qu’il vous est possible de sélectionner ce message.

2. Choisir les « Destinataires »

   1. Si votre modèle ne comporte pas préalablement des destinataires, sélectionner votre catégorie de destinataire (contact(s) ou groupe(s)).

   2. Afin de sélectionner un contact ou un groupe de contacts, cliquez dans la case à l’avant du nom du contact ou du groupe désiré.

3. Saisir votre message

   1. Si vous n’aviez pas de modèle de message, saisir votre message dans la section « Message a envoyer »

Modèles de message

• Vous pouvez créer des modèles de message à l’avance, en y insérant votre texte, vos contacts ou vos groupes de contacts. On crée surtout des modèles pour des événements répétitifs. Par exemple, on peut créer un modèle destiné à nos élus municipaux pour leur rappeler la tenue de la séance du conseil du mois, pour une convocation de nos responsables des mesures d’urgence à une rencontre, pour dire à nos déneigeurs de commencer l’opération déneigement par telle voie de circulation, dire à nos cols bleus d’aller réparer un nid-de-poule en urgence, etc.

• En cliquant sur le plus, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Modèles de message

Titre

C’est ici que vous pouvez entre le nom que vous désirez donner à votre message.Ville

Ville

C’est ici que vous pouvez sélectionner la ou les municipalité(s) auxquelles ce message est destiné.

Message

Destinataires : Vous sélectionnez un/des contact(s) ou un/des groupe(s) qui s’appliquent à votre modèle.

Sélectionner un/des contact(s) 

Vous permet de sélectionner un ou des contacts qui seront automatiquement ajoutés à la liste des destinataires lorsque ce message sera sélectionné pour être transmis.

Sélectionner un/des groupe(s) 

Vous permet de sélectionner un ou des groupes qui seront automatiquement ajoutés à la liste des destinataires lorsque ce message sera sélectionné pour être transmis.

Message à envoyer 

C’est ici que vous devez entrer le texte de votre message prédéfini.

Municipalité

• Dans cet onglet, vous pourrez effectuer la configuration de certaines fonctionnalités optionnelles de votre logiciel.

Langue de communication

• Par défaut, le logiciel est disponible en français et anglais. Si vous souhaitez offrir l’option espagnol à vos citoyens, vous devez cocher cette case. En activant celle-ci, il vous sera possible de traduire le contenu de vos alertes.

Médias sociaux

• La configuration de votre page Facebook permet au logiciel de diffuser vos alertes sur cette page. Annuellement, cette configuration est nécessaire.

Étape 1 : Attribution des rôles de gestion de votre page Facebook aux employés afin de publier au nom de la municipalité

Afin qu’un utilisateur puisse publier du contenu sur les réseaux sociaux, soit une alerte dans ce cas-ci, vous devez lui accorder un rôle sur votre page Facebook. Pour qu’il puisse partager et (ou) modifier une publication, nous vous suggérons de lui donner le rôle d’«Éditeur».

Étape 2 : Configuration de votre page Facebook
(La première personne qui connectera la page Facebook à votre municipalité le fera pour tous les utilisateurs)

• Cliquez sur « Lier une page Facebook ».

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur. Sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur « Continuer en tant que … ».

• Sélectionnez la page Facebook que vous souhaitez utiliser. (Vous devez être administrateur de votre page pour l’ajouter)

• Gérez les autorisations de vos utilisateurs | Permettez-leur de créer et gérer le contenu de votre page.

• Votre page Facebook est maintenant jumelée à votre logiciel Alertes et notifications de masse. Cliquez sur OK pour sortir de cette fenêtre.

Étape 3 : Partage de l’Alerte sur les médias sociaux

Vous êtes maintenant prêts à publier vos alertes sur les réseaux sociaux (onglet « Déclenchement »).

Logo pour le portail citoyen

• Il est possible de personnaliser le portail citoyen en y ajoutant le logo de votre municipalité.  Pour ce faire, rendez-vous dans la section « Logo pour le portail des occupants » du menu « Municipalité » et choisir une image.

Message d’accueil pour le portail citoyen

• Par défaut, sur le portail citoyen de votre municipalité, nous avons inséré un message d’accueil. Vous pouvez modifier ce message et y insérer le texte que vous souhaitez y voir. Si aucune modification n’est apportée de votre part, le message suivant sera affiché sur cette page :

• Pour modifier ce message, veuillez inscrire le nouveau texte dans la section « Message » ci-bas.

• Vous pouvez également mettre en forme votre texte (gras, changer la police et même la grosseur des caractères, aligner votre texte, insérer une image, etc.).

Signature pour les courriels

• Afin d’éviter d’insérer les informations relatives à votre signature de municipalité à chaque déclenchement, vous pouvez configurer une signature et la sauvegarder afin qu’elle soit présente automatiquement lors de vos envois par courriels.

  Vous vous assurez ainsi qu’elle soit identique à chaque envoi et sauverez du temps lors de la création de votre message prédéfini.

• Pour ajouter votre signature courriel, veuillez insérer votre logo ainsi que les coordonnées de votre municipalité dans la section « Signature pour les courriels » ci-haut.

• Vous pouvez également mettre en forme le texte, ajouter votre logo, un lien URL vers votre site web, etc.