Soutien au déclenchement

• Afin de bénéficier d’un soutien au déclenchement, le numéro à joindre est le 1-833-937-0633. Inscrivez-le dès maintenant à vos contacts afin qu’il soit facilement accessible au moment où vous en aurez besoin.

• En composant ce numéro, vous vous assurez d’être prioritaire parmi tous les appels que nous recevons au sein des divers services que nous offrons. Le soutien au déclenchement est offert 24/7. Prendre note que le service d’aide au déclenchement s’applique lorsque vous n’êtes pas en mesure d’effectuer votre déclenchement vous-même. Des frais peuvent s’appliquer lorsque vous faites appel au service d’aide au déclenchement (selon votre contrat).

• Nos employés sont spécifiquement formés pour déclencher (composer le message prédéfini, adapter le secteur, etc.), mais ils ne le sont pas pour répondre aux questions techniques.

• Des employés n’ayant pas de compte peuvent tout de même utiliser notre service d’aide au déclenchement. Il suffit de les autoriser et de nous le faire savoir.

Soutien technique

• En cas de situation problématique avec le logiciel et sur les heures de bureau du Guichet Unique (consulter le site web pour connaître les heures), vous pouvez rejoindre notre service à la clientèle aux numéros de téléphone suivants :

  • Téléphone : 418-228-8750

  • Sans frais : 1-800-463-8812

Connexion

• Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons de privilégier le navigateur « Google Chrome ».

Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni à l’adresse suivante :  https://anm.cauca.ca

• En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur l’icône de la « planète web » cela vous permettra de changer la langue d’affichage du portail de gestion.

Open

• Lorsqu’activé, vous pourriez devoir inscrire un code de double authentification reçu par courriel ou texto. Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnelle, mais fortement recommandée. Celle-ci peut être activée par utilisateur de votre municipalité ayant le rôle de gestionnaire des utilisateur ou par notre équipe du service client.

Open

Mot de passe oublié

• Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié ? ».

• Vous devrez inscrire le courriel associé à votre compte du portail de gestion.

  • Si vous n’avez pas de courriel associé à votre compte du portail de gestion, vous devrez demander un changement de mot de passe par un utilisateur de votre municipalité ayant le rôle de gestionnaire des utilisateur ou par notre équipe du service client.

• Saisir le code reçu par courriel.

• Procéder au changement du mot de passe.

Open

Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail de gestion. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Barre d’entête

• Une fois connecté, via le point d’interrogation dans la section haut du portail, différents documents de référence vous sont offerts, tels que le « Guide d’utilisation » et le « Procédurier pour déclenchement ».

Open

• À la droite du point d’interrogation, en cliquant sur « votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

  • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français, anglais ou espagnol).

  • L’option de changer votre mot de passe.

  • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

Open

Barre de menu

• Vous trouverez le menu affichant les différentes sections du portail de gestion via panneau de gauche. L’icône avec les flèches permet d'ancrer ou non cette section. Vous pouvez également consulter le numéro de la version du logiciel.

Open

Accueil

• Lors de votre connexion au portail de gestion, vous pourrez consulter les plus récentes mise à jour du logiciel.

Open

Municipalité

Occupants

• Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les occupants de votre municipalité qui se sont inscrits au logiciel d'Alertes et notifications de masse. Vous pouvez également y inscrire un citoyen et en faire la gestion.

Open

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Téléphones

  • Courriels

  • Adresses

  • Ainée / handicapée

    • Si l’occupant coche la question « Je suis une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales ».

  • Groupe d’âge

  • Langue

  • Inscrit le (non affichée par défaut)

    • Vous pouvez afficher cette colonne pour voir la date d’inscription de cet occupant.

  • Bâtiment inactif (non affichée par défaut)

    • Vous pouvez afficher cette colonne pour voir si l’occupant possède des bâtiments inactifs. Consulter la modification d’un occupant pour corriger le bâtiment.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

    • Permet de modifier les informations de l’occupant ainsi que les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Supprimer

  • Historique des modifications

    • Permet de consulter les changements apportés au profil de l’occupant.

  • Historique des alertes

    • Permet de consulter la liste des alertes dont l’occupant est concerné.

Ajouter un occupant

• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Occupant ».

Informations générales

• La première étape consiste à inscrire le prénom et le nom de l’occupant.

• Vous devez choisir la langue de communication. Lorsqu’une langue autre que le français est sélectionnée, un avertissement mentionne que la municipalité pourrait devoir respecter la loi 96.

• Inscription de l’année de naissance et si l’occupant est une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales.

• Ajout du numéro de téléphone.

  • S’il s’agit d’un téléphone cellulaire, cochez « J’autorise l’envoi de message texte ».

Courriel

• Il est possible d’ajouter un courriel. Celui-ci est obligatoire pour la création d’un compte. Un compte permet à l’utilisateur de se connecter au portail citoyen (et/ou application mobile) et faire la gestion de ses adresses et alertes.

• Lors de l’ajout d’un courriel, vous devrez confirmer que celui-ci est bien existant en inscrivant le code de confirmation reçu. Cela permet de réduire les risques d'être identifié « SPAM » lors des envois de masse.

Création d’un compte

• Si l’occupant choisir pour la création d’un compte, il devra déterminer un mot de passe pour celui-ci.

• L’activation de l’authentification à deux facteurs est optionnelle, mais recommandée.

• Une fois le profil sauvegardé avec la création d’un compte, il ne sera pas possible de changer cette configuration à « off ». Le profil devra être supprimé si l’occupant ne souhaite plus avoir son compte.

Sélection de l’adresse

• L’occupant doit choisir une adresse pour laquelle il souhaite recevoir les alertes.

  • Une fois au résumé de l’inscription, il sera possible de faire l’ajout d’une deuxième adresse.

• Lorsque le processus d’inscription se fait via l’URL personnalisée de la municipalité, celle-ci sera déjà inscrite.

• L’occupant doit également choisir son type d’occupation à cette adresse. Cela permettra à la municipalité de faire des déclenchements plus ciblés.

Sélection des alertes

• L’occupant devra sélectionner les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Le crochet vert indique qu’il est obligatoire pour le citoyen, s’il a inscrit des coordonnées, de recevoir ce moyen de communication.

  • Le X rouge indique que la municipalité n’offre pas cette méthode de communication pour ce type d’alerte.

  • Le carré (vide ou avec crochet) indique que ce moyen de communication est au choix du citoyen.

Résumé de l’inscription

• Un résumé de l’inscription invitera l’occupant à valider toutes les informations.

• Il sera possible de naviguer vers l’onglet « Adresses » pour faire l’ajout d’une deuxième adresse ou revalider ses moyens de communication.

Historique de modification d’un occupant

• En cliquant sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisissant « Historique des modifications » vous pourrez consulter les changements qui a été fait au profil de l’occupant.

Open

Historique des alertes

• L’aperçu de l’alerte vous permet de consulter toutes les alertes dont l’occupant était concerné.

• Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu de l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Langue

  • Groupe d'âge

  • Ainée / Handicapée

  • Courriels

  • Téléphones

  • Adresses

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’alerte :

  • Diffusée le

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre du message

• Il est possible d’agrandir la section d’un occupant afin d’obtenir plus d’information.

  • Adresse civique

    • Adresse du déclenchement liée à l’occupant.

  • Destinataire

    • L’icône représentant le moyen de communication ainsi que les coordonnées.

  • Rejoint

    • Indique si nous avons rejoint l’occupant sur ce moyen de communication.

  • Tentative

    • Nombre de fois que nous avons tenté de rejoindre ce moyen de communication.

  • Statut d’activité

    • Le statut spécifique à ce moyen de communication

      • Bloqué par le fournisseur : Nous sommes sur la liste « Spam » du destinataire.

      • Boîte vocale : La boite vocale a « répondu ».

      • Confirmé : On a reçu confirmation de réception.

      • Contenu invalide : Le fournisseur de CAUCA indique une erreur de contenu du message.

      • Demande utilisateur pour un désabonnement : L’occupant a demandé l’arrêt de réception sur le code court.

      • En attente de traitement : On a pas encore reçu le résultat de l’envoi, c’est en cours d’envoi.

      • Envoyé : Envoyé au fournisseur.

      • Erreur : On a fait tous les essais et/ou ça ne fonctionne pas.

      • Erreur du fournisseur : Erreur inconnue quelque part entre CAUCA et le téléphone de la personne

      • Inconnu : Retour du fournisseur non interprété par CAUCA

      • Numéro invalide : Notre fournisseur nous affirme que le numéro est non valide.

      • Occupé : La ligne est occupée.

      • Répondu : La personne a répondu.

      • Sans confirmation = L’occupant a écouté le message sans confirmer.

      • Texto incompatible = Le numéro de téléphone ne supporte pas les SMS.

• Il est possible d’extraire les données par alerte en format Excel en cliquant sur l’icône « Télécharger ».

• L’icône « Actualiser » permet de rafraichir les données du rapport.

Bâtiments

• Tous les bâtiments présents dans votre logiciel se retrouvent à l’intérieur de cette section.

  • Les bâtiments des municipalités desservies par CAUCA en incendie sont automatiquement importés une fois par semaine.

Open

Ajouter un bâtiment

• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Bâtiment »

Open

Matricule

Le numéro de matricule du bâtiment que vous désirez modifier.

Voie de circulation

La voie de circulation où se trouve le bâtiment.

Code d’utilisation

Il s’agit d’attribuer un usage à votre bâtiment (logement, industrie, service de garde, etc.). Ce champ sert de filtre et pourra être utilisé lors de vos déclenchements.

Numéro inférieur

Le numéro civique du bâtiment.

Civique supérieur

S’il y a lieu, inscrire le numéro civique supérieur du bâtiment. On inscrit un civique supérieur seulement s’il s’agit d’un bloc à logements ayant le même matricule, mais contenant plusieurs unités (par exemple : numéros 1301 à 1311 incluant 6 unités = inférieur 1301 et supérieur 1311). S’il s’agit d’une résidence unifamiliale, par  exemple, on n’inscrit pas de numéro civique supérieur.

Ext. inférieur

S’il y a lieu, l’extension inférieure du numéro civique du bâtiment (a, b, c, etc. ou 1, 2, 3, etc.).

Ext. supérieur

S’il y a lieu, l’extension supérieure du # civique du bâtiment (d, e, f, etc. ou 4, 5, 6, etc.).

Latitude et longitude

Coordonnées géographiques du bâtiment. Les coordonnées GPS permettent de positionner le bâtiment sur la cartographie.

Notes

Permet d’ajouter une note spécifique à ce bâtiment.

Modifier un bâtiment

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite du bâtiment et choisir « Modifier ».

  • Les bâtiments provenant de l’importation des municipalités desservies par CAUCA en incendie ne peuvent pas être modifiés. Seule la note peut être ajoutée / modifiée.

Filtres prédéfinis

• Il est possible de créer des filtres pour les alertes. Ces filtres seront conservés et vous pourrez les utiliser à plusieurs reprises. Vous pourrez les utiliser en temps réel ou même pour planifier une alerte.

Open

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche

• La recherche par mots clés permet de filtrer parmi les noms de vos groupes de types d’alertes afin de faciliter la recherche. 

• Dans le bas de la grille, vous pouvez changer le nombre d’items par page.  À la droite de ce menu déroulant, vous pouvez voir le nombre total d’éléments et changer de page.

Ajouter un filtre prédéfini

• Pour créer un nouveau filtre prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.  Le nom du filtre est obligatoire pour sauvegarder un nouveau filtre et rafraichir les données de celui-ci.

Open

• Vous pouvez sélectionner un secteur préalablement dessiné sur la cartographie ou en combiner plusieurs afin de créer votre filtre. Vous pouvez également saisir du texte dans le champ pour effectuer une recherche.

• Si vous souhaitez créer un filtre sans utiliser un secteur, vous devez cliquer sur le bouton pour ajouter une voie de circulation. Tout comme le champ secteur, il est possible d’effectuer une recherche afin de sélectionner une ou plusieurs voies. Vous pouvez ensuite raffiner votre filtre en sélectionnant un civique inférieur et supérieur, en choisissant parmi tous les civiques ou bien seulement les pairs ou les impairs ainsi que les bâtiments portant un code d’utilisation particulier. 

• Si vous souhaitez créer un filtre avec des intervalles différents sur des voies de circulation différente (ex. : civique 1 à 50 sur la 10^e rue) et (100 à 200 sur la 127^e rue), vous devrez utiliser le bouton pour ajouter une voie de circulation.

Open

• Le nombre de bâtiments correspondant à votre filtre sera affiché dans la section de droite.

• Il est possible de cliquer sur le bouton « Afficher les bâtiments » afin de voir la liste des bâtiments correspondant à votre filtre.

Open

Fichiers

• L’onglet « Fichiers » vous permet de sauvegarder des documents et dans des dossiers et d’y avoir accès au moment voulu.

Open

Créer des dossiers

• Pour créer un nouveau dossier, vous devez cliquer sur le bouton « + Dossier » et donner lui un nom. Un dossier peut être ajouté à l’intérieur d’un autre dossier.

Importer des fichiers

• Une fois dans un dossier souhaité, cliquez sur bouton « Importer ». Il sera possible d’importer un ou plusieurs fichiers.

Open

Modifier un fichier ou dossier

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Modifier ». Vous pourrez changer le nom du ficher ou dossier.

Déplacer un fichier ou dossier

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Déplacer ».

• Il sera possible de déplacer l'élément dans un dossier subséquent ou le dossier parent.

Liens rapides

• Les liens rapides sont des liens web (URL) que vous pouvez rendre accessibles aux citoyens via le Portail Citoyen et l’application mobile.

• La configuration se fait de la même façon que la gestion des « Groupes de types d’alertes ».

Open

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de liens en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer. 

Ajouter un groupe de liens

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ». Le nom du groupe est obligatoire pour poursuivre.

• Au besoin, ajouter des liens rapides et/ou sauvegarder.

Open

Ajouter un lien

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Lien ».

• Le nom d’affichage du lien, l’URL ainsi que l’icône sont obligatoires pour poursuivre.

  • Vous pouvez choisir une icône parmi notre sélection ou bien importer votre propre icône.

Open

Alertes

Groupes de types d’alertes et types d’alertes

• Les groupes de types d’alertes sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez alerter vos occupants. Vous trouverez dans cette section, tous les groupes de type d’alerte actif pour votre municipalité.

Open

• Pour chacun des groupes de types d’alertes, vous pouvez voir chacun des moyens de communication que vous rendez disponibles à vos citoyens.  La colonne démontrant l’application mobile s’affichera seulement pour les municipalités ayant ce service supplémentaire.

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de types d’alertes en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer.  L’ordre d’affichage de cette séquence sera visible dans la sélection des types d’alerte lors de l’inscription et du déclenchement d’une alerte.

Voici un exemple plus concret d’un schémas :

• Au niveau des groupes, nous pourrions avoir : Sécurité publique, Travaux publics, Prévention, Autres, Etc. Le groupe « Sécurité publique » pourrait avoir les types d’alertes suivantes : Avis d’ébullition, Levée d’un avis d’ébullition, Confinement, Inondations, Autres.

Open

Ajouter un groupe de type d’alerte

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ».  Les informations requises pour sauvegarder un nouveau groupe de types d’alertes sont les noms dans chacune des langues.  Le français et l’anglais seront toujours obligatoires alors que l’option de l’espagnol peut être activée via l’onglet municipalité du panneau à votre gauche.

• La section du bas correspond aux droits que vous accordez pour chacun des moyens de communication.  Lorsque la permission « peut recevoir » est active, vous pouvez activer l’option si ce moyen est obligatoire.  Dans le cas inverse, si le citoyen ne peut pas s’abonner à un moyen de communication, l’option obligatoire sera désactivée.

  • Vous pouvez déterminer la valeur par défaut d’un moyen de communication optionnel est activé ou non via la configuration de votre municipalité.

• Afin de respecter la loi 96, vous devrez déterminer s’il sera possible de configurer dans les langues secondes les messages prédéfinis associés à ce groupe de type d’alerte.

  • Lorsque cette option sera désactivée, il ne sera pas possible de configurer le message prédéfini dans les langues secondes. À l’inverse, l’anglais sera obligatoires lorsque cette option sera activée et il vous sera possible d’activer également l’espagnol.

Open

Ajouter un type d’alerte

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Type ».  Comme c’est le cas pour les groupes, un titre dans chacune des langues est obligatoire. La traduction fonctionne également de la même façon.

Open

• Vous pouvez ensuite choisir une icône qui sera associée à ce type d’alerte.  Celle-ci sera l’image par défaut dans le portail citoyen ainsi que dans l’application mobile.

• Vous pouvez également choisir la couleur associée à ce type d’alerte.  Il s’agit de la couleur de la pastille dans laquelle le nom du type d’alerte sera inscrit.  Cette information sera également affichée dans le portail citoyen une fois que la refonte aura été faite ainsi que dans l’application mobile.

Messages prédéfinis

• Les messages prédéfinis sont des messages préconfigurés comportant le contenu d’une alerte.

Open

• Il est possible d’identifier, en sélectionnant l'étoile, un message prédéfini comme étant un favori. Celui-ci sera par défaut afficher en premier de liste.

• Lorsque disponible, il est possible d'écouter le message audio associé au message vocal de l’alerte en cliquant sur le bouton «play ».

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

  • Dupliquer

  • Supprimer

Ajouter un message prédéfini

• Pour créer un nouveau message prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton « + Message ».

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre contenu.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Modèles de messages prédéfinis

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CAUCA)

      1. La section « Mes messages prédéfinis » afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section « Messages CAUCA » vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

3. Donner un titre au message de votre alerte.