Version 3.

15.0

Mise à jour le : 9 septembre 20246 janvier 2025

Soutien au déclenchement

• Afin de bénéficier d’un soutien au déclenchement, le numéro à joindre est le 1-833-937-0633. Inscrivez-le dès maintenant à vos contacts afin qu’il soit facilement accessible au moment où vous en aurez besoin.

• En composant ce numéro, vous vous assurez d’être prioritaire parmi tous les appels que nous recevons au sein des divers services que nous offrons. Le soutien au déclenchement est offert 24/7. Prendre note que le service d’aide au déclenchement s’applique lorsque vous n’êtes pas en mesure d’effectuer votre déclenchement vous-même. Des frais peuvent s’appliquer lorsque vous faites appel au service d’aide au déclenchement (selon votre contrat).

• Nos employés sont spécifiquement formés pour déclencher (composer le message prédéfini, adapter le secteur, etc.), mais ils ne le sont pas pour répondre aux questions techniques.

• Des employés n’ayant pas de compte peuvent tout de même utiliser notre service d’aide au déclenchement. Il suffit de les autoriser et de nous le faire savoir.

Soutien technique

• En cas de situation problématique avec le logiciel et sur les heures de bureau du Guichet Unique (consulter le site web pour connaître les heures), vous pouvez rejoindre notre service à la clientèle aux numéros de téléphone suivants :

  • Téléphone : 418-228-8750

  • Sans frais : 1-800-463-8812

Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail de gestion. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Connexion

• Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons de privilégier le navigateur « Google Chrome ».

Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni suite à votre formation, à l’adresse suivante :  https://anm.cauca.ca

• En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur ’icône de la « planète web » cela vous permettra de changer la langue d’affichage du portail de gestion.

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• Lorsqu’activé, vous pourriez devoir inscrire un code de double authentification reçu par courriel ou texto. Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnelle, mais fortement recommandée. Celle-ci peut être activée par utilisateur de votre municipalité ayant le rôle de gestionnaire des utilisateur ou par notre équipe du service client.

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Mot de passe oublié

• Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié ? ».

• Vous devrez inscrire le courriel associé à votre compte du portail de gestion.

  • Si vous n’avez pas de courriel associé à votre compte du portail de gestion, vous devrez demander un changement de mot de passe par utilisateur de votre municipalité ayant le rôle de gestionnaire des utilisateur ou par notre équipe du service client.

• Saisir le code reçu par courriel.

• Procéder au changement du mot de passe.

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Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail de gestion. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Barre d’entête

• Une fois connecté, via le point d’interrogation dans la section haut du portail, différents documents de référence vous sont offerts, tels que le « Guide d’utilisation » et le « Procédurier pour déclenchement ».

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• À la droite du point d’interrogation, en cliquant sur « votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

  • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français, anglais ou espagnol).

  • L’option de changer votre mot de passe.

  • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

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Barre de menu

• Vous trouverez le menu affichant les différentes sections du portail de gestion via panneau de gauche. L’icône avec les flèches permet d'ancrer ou non cette section. Vous pouvez également consulter le numéro de la version du logiciel.

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Composantes

• Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

Composantes communes

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche.

• La recherche par mots clés permet de filtrer les informations dans la grille d’information au bas de cette recherche.

• Le bouton « crayon » vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

• Le bouton « X » vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

• Le bouton présentant trois petits points signifie qu’il y a des actions regroupés (2 et plus) associés à cet élément.

• Le bouton « traduction automatique de Google » vous permets d’utiliser le texte inscrit dans une section et automatiquement le traduire dans les autres langues.

• Le bouton « colonnes » vous permet d’afficher ou non des colonnes dans la grille.

  • Cet affichage sera automatiquement sauvegardé avec votre profil.

• La liste des colonnes représente l’ordre d’affichage dans la grille.

• Le bouton «densité » permet de choisir la hauteur d’espacement de chacune des lignes de la grille.

  • Trois options s’offre à vous :

    • Compacte

    • Normale

    • Confortable

• En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

• En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

• Le 1-5 représente le nombre d’items sur cette page ainsi que le nombre total d’items.

• Le bouton représentant une flèche vers le bas indique qu’il est possible de télécharger le contenu en format Excel.

Accueil

• Lors de votre connexion au portail de gestion, vous pourrez consulter les plus récentes mise à jour du logiciel.

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Municipalité

Occupants

• Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les occupants de votre municipalité qui se sont inscrits au logiciel d'Alertes et notifications de masse. Vous pouvez également y inscrire un citoyen et en faire la gestion.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Téléphones

  • Courriels

  • Adresses

  • Ainée / handicapée

    • Si l’occupant coche la question « Je suis une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales ».

  • Groupe d’âge

  • Langue

  • Inscrit

    • Si l’occupant à validé son courriel dans le processus d'inscription, depuis la v3.9.0, l’occupant ne peut plus poursuivre sans préalablement valider son courriel.

  • Groupe d’âge

  • Langue le (non affichée par défaut)

    • Vous pouvez afficher cette colonne pour voir la date d’inscription de cet occupant.

  • Bâtiment inactif (non affichée par défaut)

    • Vous pouvez afficher cette colonne pour voir si l’occupant possède des bâtiments inactifs. Consulter la modification d’un occupant pour corriger le bâtiment.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

    • Permet de modifier les informations de l’occupant ainsi que les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Supprimer

  • Historique des modifications

    • Permet de consulter les changements apportés au profil de l’occupant.

  • Historique des alertes

    • Permet de consulter la liste des alertes dont l’occupant est concerné.

Ajouter un occupant

• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Occupant ».

Processus d’inscription d’un occupant

Informations générales

• La première étape consiste à inscrire le prénom et le nom de l’occupant.

• Vous devez choisir la langue de communication. Lorsqu’une langue autre que le français est sélectionnée, un avertissement mentionne que la municipalité pourrait devoir respecter la loi 96.

• Inscription de l’année de naissance et si l’occupant est une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales.

• Ajout du numéro de téléphone.

  • S’il s’agit d’un téléphone cellulaire, cochez « J’autorise l’envoi de message texte ».

Courriel

• Il est possible d’ajouter un courriel. Celui-ci est obligatoire pour la création d’un compte. Un compte permet à l’utilisateur de se connecter au portail citoyen (et/ou application mobile) et faire la gestion de ses adresses et alertes.

• Lors de l’ajout d’un courriel, vous devrez confirmer que celui-ci est bien existant en inscrivant le code de confirmation reçu. Cela permet de réduire les risques d'être identifié « SPAM » lors des envois de masse.

Création d’un compte

• Si l’occupant choisir pour la création d’un compte, il devra déterminer un mot de passe pour celui-ci.

• L’activation de l’authentification à deux facteurs est optionnelle, mais recommandée.

Sélection de l’adresse

• L’occupant doit choisir une adresse pour laquelle il souhaite recevoir les alertes.

• Une fois

  au résumé de l’inscription

  le profil sauvegardé avec la création d’un compte, il ne sera pas possible de changer cette configuration à « off ». Le profil devra être supprimé si l’occupant ne souhaite plus avoir son compte.

Sélection de l’adresse

• L’occupant doit choisir une adresse pour laquelle il souhaite recevoir les alertes.

  • Une fois au résumé de l’inscription, il sera possible de faire l’ajout d’une deuxième adresse.

• Lorsque le processus d’inscription se fait via l’URL personnalisée de la municipalité, celle-ci sera déjà inscrite.

• L’occupant doit également choisir son type d’occupation à cette adresse. Cela permettra à la municipalité de faire des déclenchements plus ciblés.

Sélection des alertes

• L’occupant devra sélectionner les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Le crochet vert indique qu’il est obligatoire pour le citoyen, s’il a inscrit des coordonnées, de recevoir ce moyen de communication.

  • Le X rouge indique que la municipalité n’offre pas cette méthode de communication pour ce type d’alerte.

  • Le carré (vide ou avec crochet) indique que ce moyen de communication est au choix du citoyen.

Résumé de l’inscription

• Un résumé de l’inscription invitera l’occupant à valider toutes les informations.

• Il sera possible de naviguer vers l’onglet « Adresses » pour faire l’ajout d’une deuxième adresse ou revalider ses moyens de communication.

Modifier un occupant

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Modifier ». Vous aurez deux sections qui vous permettons de modifier les informations générales ainsi que les adresses et alertes.

• En ce qui concerne les adresses et alertes :

  • Pour modifier l’adresse, cliquez sur le « crayon ».

  • Pour modifier les moyens de communication associé à une adresse, cliquez sur « Modifier les alertes ».

    • La gestion des alertes est la même que lors de l’inscription.

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• Dans l'éventuel qu’un occupant ait la mention « Détecté comme incapable de recevoir des textos » sous le numéro de son téléphone, cela signifie que soit :

  • Que l’occupant ait demandé d'être désinscrit du texto (via une réponse au texto) ;

  • Que nous avons fait une tentative d’envoi à ce numéro et que nous avons eu un retour indiquant que ce numéro ne peut pas recevoir de texto.

    • Pour retirer cet avertissement et permettre à nouveau l’envoi de texto à ce numéro, il doit être retiré et ajouté à nouveau au profil.

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• En ce qui concerne les adresses et alertes :

  • Pour modifier l’adresse, cliquez sur le « crayon ».

  • Pour modifier les moyens de communication associé à une adresse, cliquez sur « Modifier les alertes ».

    • La gestion des alertes est la même que lors de l’inscription.

  • La mention « Bâtiment inactif » s’affiche pour les adresses dont le bâtiment y étant associé n’est plus présent dans votre base de données.

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Historique de modification d’un occupant

• En cliquant sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisissant « Historique des modifications » vous pourrez consulter les changements qui a été fait au profil de l’occupant.

Bâtiments

• Tous les bâtiments présents dans votre logiciel se retrouvent à l’intérieur de cette section.

  • Les bâtiments des municipalités desservies par CAUCA en incendie sont automatiquement importés une fois par semaine.

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Ajouter un bâtiment

• Si vous désirez faire l’ajout d’un bâtiment, cliquez sur le plus dans le coin en haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

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• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Bâtiment »

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Processus d’inscription d’un bâtiment

Matricule

Le numéro de matricule du bâtiment que vous désirez modifier.

Voie de circulation

La voie de circulation où se trouve le bâtiment.

Code d’utilisation

Il s’agit d’attribuer un usage à votre bâtiment (logement, industrie, service de garde, etc.). Ce champ sert de filtre et pourra être utilisé lors de vos déclenchements. Il est important de bien identifier chaque bâtiment pour qu’il soit pris en compte lors de vos alertes (ce champ n’est pas obligatoire).

Civique Numéro inférieur

Le numéro civique inférieur du bâtiment, s’il s’agit d’un bloc à logements par exemple.

Civique supérieur

S’il y a lieu, inscrire le numéro civique supérieur du bâtiment. On inscrit un civique supérieur seulement s’il s’agit d’un bloc à logements ayant le même matricule, mais contenant plusieurs unités (par exemple : numéros 1301 à 1311 incluant 6 unités = inférieur 1301 et supérieur 1311). S’il s’agit d’une résidence unifamiliale, par  exemple, on n’inscrit pas de numéro civique supérieur.

Ext. inférieur

S’il y a lieu, l’extension inférieure du numéro civique du bâtiment (a, b, c, etc. ou 1, 2, 3, etc.).

Ext. supérieur

S’il y a lieu, l’extension supérieure du # civique du bâtiment (d, e, f, etc. ou 4, 5, 6, etc.).

Latitude et longitude

Coordonnées géographiques du bâtiment. Les coordonnées GPS permettent de positionner le bâtiment sur la cartographie. Le bâtiment sera alors positionné au centre du terrain.

Notes

Permet d’ajouter une note spécifique à ce bâtiment.

Modifier un bâtiment

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite du bâtiment en question et faites les modifications souhaitées.

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Fichiers

• Le logiciel étant de type « cloud » vous permet d’accéder à vos fichiers en tout temps, peu importe l’endroit où vous êtes. L’onglet « Fichiers » vous permet donc de sauvegarder des documents et d’y avoir accès (par exemple une liste de contacts pour les mesures d’urgence, un plan d’intervention, les outils promotionnels pour votre logiciel, etc.) au moment et à l’endroit où vous vous trouvez.

• La taille limite d’un fichier est de 50Mb et les formats acceptés sont les suivants :

  • PDF (.pdf)

  • Image(.png, .gif, .jpg, .jpeg)

  • Texte (.txt)

  • Word (.doc, .docx)

  • Excel (.xls, xlsx)

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Liens rapides

• Les liens rapides sont des liens web (URL) que vous pouvez rendre accessibles aux citoyens via le Portail Citoyen et l’application mobile.

• La configuration se fait de la même façon que la gestion des « Groupes de types d’alertes ».

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• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de liens en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer. 

Ajouter un groupe de liens

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ». Le nom du groupe est obligatoire pour poursuivre.

• Au besoin, ajouter des liens rapides et/ou sauvegarder.

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Ajouter un lien

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Lien ».

• Le nom d’affichage du lien, l’URL ainsi que l’icône sont obligatoires pour poursuivre.

  • Vous pouvez choisir une icône parmi notre sélection ou bien importer votre propre icône.

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• et choisir « Modifier ».

  • Les bâtiments provenant de l’importation des municipalités desservies par CAUCA en incendie ne peuvent pas être modifiés. Seule la note peut être ajoutée / modifiée.

Filtres prédéfinis

• Il est possible de créer des filtres pour les alertes. Ces filtres seront conservés et vous pourrez les utiliser à plusieurs reprises. Vous pourrez les utiliser en temps réel ou même pour planifier une alerte.

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• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche

• La recherche par mots clés permet de filtrer parmi les noms de vos groupes de types d’alertes afin de faciliter la recherche. 

• Dans le bas de la grille, vous pouvez changer le nombre d’items par page.  À la droite de ce menu déroulant, vous pouvez voir le nombre total d’éléments et changer de page.

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AjoutFiltre AjoutFiltre

Ajouter un filtre prédéfini

• Pour créer un nouveau filtre prédéfini, vous devez cliquer sur le bouton à cet effet.  Le nom du filtre est obligatoire pour sauvegarder un nouveau filtre et rafraichir les données de celui-ci.

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• Vous pouvez sélectionner un secteur préalablement dessiné sur la cartographie ou en combiner plusieurs afin de créer votre filtre. Vous pouvez également saisir du texte dans le champ pour effectuer une recherche.

• Si vous souhaitez créer un filtre sans utiliser un secteur, vous devez cliquer sur le bouton pour ajouter une voie de circulation. Tout comme le champ secteur, il est possible d’effectuer une recherche afin de sélectionner une ou plusieurs voies. Vous pouvez ensuite raffiner votre filtre en sélectionnant un civique inférieur et supérieur, en choisissant parmi tous les civiques ou bien seulement les pairs ou les impairs ainsi que les bâtiments portant un code d’utilisation particulier. 

• Si vous souhaitez créer un filtre avec des intervalles différents sur des voies de circulation différente (ex. : civique 1 à 50 sur la 10^e rue) et (100 à 200 sur la 127^e rue), vous devrez utiliser le bouton pour ajouter une voie de circulation.

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• Le nombre de bâtiments correspondant à votre filtre sera affiché dans la section de droite.

• Il est possible de cliquer sur le bouton « Afficher les bâtiments » afin de voir la liste des bâtiments correspondant à votre filtre.

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Fichiers

• L’onglet « Fichiers » vous permet de sauvegarder des documents et dans des dossiers et d’y avoir accès au moment voulu.

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Créer des dossiers

• Pour créer un nouveau dossier, vous devez cliquer sur le bouton « + Dossier » et donner lui un nom. Un dossier peut être ajouté à l’intérieur d’un autre dossier.

Importer des fichiers

• Une fois dans un dossier souhaité, cliquez sur bouton « Importer ». Il sera possible d’importer un ou plusieurs fichiers.

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Modifier un fichier ou dossier

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Modifier ». Vous pourrez changer le nom du ficher ou dossier.

Déplacer un fichier ou dossier

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Déplacer ».

• Il sera possible de déplacer l'élément dans un dossier subséquent ou le dossier parent.

Rapport de facturation

• Le rapport de facturation vous affiche le nombre de communication facturées pour chacun des déclenchements.

• Les informations suivantes sont disponibles dans le rapport :

  • Municipalité

  • Déclenché par

  • Déclenché le

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre

    • Il s’agit du titre du message associé à l’alerte.

  • Nombre de communication facturé par type

    • Appel

    • Texto

    • Application

    • Courriel

• L’exportation en

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Configuration

• Dans cet section, vous pourrez effectuer la configuration de certaines fonctionnalités optionnelles de votre logiciel.

Valeur par défaut au choix du citoyen

• Lorsqu’un groupe de type d’alerte est optionnel pour un occupant, vous pouvez déterminer si celui-ci sera par défaut activé pour le citoyen ou non. Cette configuration s’applique pour les nouvelles inscriptions.

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Signature pour les courriels

• Afin d’éviter d’insérer les informations relatives à votre signature de municipalité à chaque déclenchement, vous pouvez configurer une signature et la sauvegarder afin qu’elle soit présente automatiquement lors de vos envois par courriels.

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Médias sociaux

• La configuration de votre page Facebook permet au logiciel de diffuser vos alertes sur cette page. Annuellement, cette configuration est nécessaire.

Étape 1 : Attribution des rôles de gestion de votre page Facebook aux employés afin de publier au nom de la municipalité

Afin qu’un utilisateur puisse publier du contenu sur les réseaux sociaux, soit une alerte dans ce cas-ci, vous devez lui accorder un rôle sur votre page Facebook. Pour qu’il puisse partager et (ou) modifier une publication, nous vous suggérons de lui donner le rôle d’«Éditeur».

Étape 2 : Configuration de votre page Facebook
(La première personne qui connectera la page Facebook à votre municipalité le fera pour tous les utilisateurs)

• Cliquez sur « Lier une page Facebook ».

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur. Sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur « Continuer en tant que … ».

• Sélectionnez la page Facebook que vous souhaitez utiliser. (Vous devez être administrateur de votre page pour l’ajouter)

• Gérez les autorisations de vos utilisateurs | Permettez-leur de créer et gérer le contenu de votre page.

• Votre page Facebook est maintenant jumelée à votre logiciel Alertes et notifications de masse. Cliquez sur OK pour sortir de cette fenêtre.

Étape 3 : Partage de l’Alerte sur les médias sociaux

Vous êtes maintenant prêts à publier vos alertes sur les réseaux sociaux (onglet « Déclenchement »).

Lien web

• Cette section vous permet de copier l’URL du portail citoyen associé à votre municipalité afin de le partager.

Logo

• Il est possible de remplacer le logo de CAUCA par celui de votre municipalité.

Message d’accueil

• Par défaut, sur le portail citoyen de votre municipalité, nous avons inséré un message d’accueil. Vous pouvez modifier ce message et y insérer le texte que vous souhaitez y voir.

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Liens rapides

• Les liens rapides sont des liens web (URL) que vous pouvez rendre accessibles aux citoyens via le Portail Citoyen et l’application mobile.

• La configuration se fait de la même façon que la gestion des « Groupes de types d’alertes ».

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• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de liens en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer. 

Ajouter un groupe de liens

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ». Le nom du groupe est obligatoire pour poursuivre.

• Au besoin, ajouter des liens rapides et/ou sauvegarder.

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Ajouter un lien

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Lien ».

• Le nom d’affichage du lien, l’URL ainsi que l’icône sont obligatoires pour poursuivre.

  • Vous pouvez choisir une icône parmi notre sélection ou bien importer votre propre icône.

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Alertes

Groupes de types d’alertes et types d’alertes

• Les groupes de types d’alertes sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez alerter vos occupants. Vous trouverez dans cette section, tous les groupes de type d’alerte actif pour votre municipalité.

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• Pour chacun des groupes de types d’alertes, vous pouvez voir chacun des moyens de communication que vous rendez disponibles à vos citoyens.  La colonne démontrant l’application mobile s’affichera seulement pour les municipalités ayant ce service supplémentaire.

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de types d’alertes en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer.  L’ordre d’affichage de cette séquence sera visible dans la sélection des types d’alerte lors de l’inscription et du déclenchement d’une alerte.

Voici un exemple plus concret d’un schémas :

• Au niveau des groupes, nous pourrions avoir : Sécurité publique, Travaux publics, Prévention, Autres, Etc. Le groupe « Sécurité publique » pourrait avoir les types d’alertessuivantes : Avis d’ébullition, Levée d’un avis d’ébullition, Confinement, Inondations, Autres.

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Ajouter un groupe de type d’alerte

• Pour créer un nouveau groupe, vous devez cliquer sur le bouton « + Groupe ».  Les informations requises pour sauvegarder un nouveau groupe de types d’alertes sont les noms dans chacune des langues.  Le français et l’anglais seront toujours obligatoires alors que l’option de l’espagnol peut être activée via l’onglet municipalité du panneau à votre gauche.

• La section du bas correspond aux droits que vous accordez pour chacun des moyens de communication.  Lorsque la permission « peut recevoir » est active, vous pouvez activer l’option si ce moyen est obligatoire.  Dans le cas inverse, si le citoyen ne peut pas s’abonner à un moyen de communication, l’option obligatoire sera désactivée.

  • Vous pouvez déterminer la valeur par défaut d’un moyen de communication optionnel est activé ou non via la configuration de votre municipalité.

• Afin de respecter la loi 96, vous devrez déterminer s’il sera possible de configurer dans les langues secondes les messages prédéfinis associés à ce groupe de type d’alerte.

  • Lorsque cette option sera désactivée, il ne sera pas possible de configurer le message prédéfini dans les langues secondes. À l’inverse, l’anglais sera obligatoires lorsque cette option sera activée et il vous sera possible d’activer également l’espagnol.

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Ajouter un type d’alerte

• Pour ajouter un nouveau type d’alerte, vous devez cliquer sur le bouton « + Type ».  Comme c’est le cas pour les groupes, un titre dans chacune des langues est obligatoire. La traduction fonctionne également de la même façon.

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• Vous pouvez ensuite choisir une icône qui sera associée à ce type d’alerte.  Celle-ci sera l’image par défaut dans le portail citoyen ainsi que dans l’application mobile.

• Vous pouvez également choisir la couleur associée à ce type d’alerte.  Il s’agit de la couleur de la pastille dans laquelle le nom du type d’alerte sera inscrit.  Cette information sera également affichée dans le portail citoyen une fois que la refonte aura été faite ainsi que dans l’application mobile.

Messages prédéfinis

• Les messages prédéfinis sont des messages préconfigurés comportant le contenu d’une alerte.

• Il est possible d’identifier, en sélectionnant l'étoile, un message prédéfini comme étant un favori. Celui-ci sera par défaut afficher en premier de liste.

• Lorsque disponible, il est possible d'écouter le message audio associé au message vocal de l’alerte en cliquant sur le bouton «play ».

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier

  • Dupliquer

  • Supprimer

Fichiers introuvables

• Advenant le cas que le système n’aurait pas été en mesure de bien enregistrer votre fichier (audio ou image), un avertissement sera visible dans le haut de la page.

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Liste des alertes

• Cette section vous affiche toutes vos alertes prévues, en cours et terminées.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associés à vos alertes :

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre du message

  • Créée le

    • La date « Créée le » est le moment que vous avez configurée votre alerte.  Lors d’un déclenchement immédiat, cette même date sera indiquée dans la colonne ‘« Diffusée le ».

    • Dans le cas d’une alerte configurée pour un déclenchement futur, c’est cette date qui sera affichée dans la colonne « Diffusée le ».

  • Diffusée le

  • Rediffusée le

    • Une date de rediffusion sera visible seulement lorsque cette alerte sera configurée pour être rediffusée automatiquement.

  • Récurrence

    • Affichera un petit calendrier lorsqu’il y aura des récurrences de prévues sur cette alerte.  Il est possible de consulter les dates des prochains envoie via le bouton « Visualiser » du menu option.

    Statut

    Les différents statuts sont :

  • En cours : L’alerte est visible par les citoyens.

  • Programmée : L’alerte est prévue pour être déclenchée ultérieurement.

  • Redéclenchement (non affichée par défaut)

    • Vous pouvez afficher cette colonne pour voir la date d’inscription de cet occupant.

    • Affichera l’icône indiquant que cette alerte à été créée à partir de l’option « Déclencher à nouveau » d’autre autre alerte.

  • Statut

    • Les différents statuts sont :

      • En cours : L’alerte est visible par les citoyens.

      • Programmée : L’alerte est prévue pour être déclenchée ultérieurement.

      • Terminée : L’alerte est visible par les citoyen mais identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

      • Brouillon : L’alerte est en cours de configuration et/ou n’a pas été envoyée.

      • Archivée : L’alerte n’est plus visible par les citoyens.

      Il est possible de changer le statut d’une alerte via le menu option

      • .

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier : Lorsqu’il s’agit d’une alerte programmée ou en brouillon, il est possible de la modifier avant son envoi.

  • Visualiser : Permet de visualiser la liste des prochaines récurrence.

  • Déclencher à nouveau : Permet de sélectionner un nouveau message sans changer les destinataires. L’alerte initiale sera identifié comme « Terminée ».

  • Dupliquer : Permet de créer une nouvelle alerte avec les champs de configuration préremplis avec les informations de l’alerte choisie.

  • Changer le statut :

    • Terminer : Permet de terminer une alerte en cours. Elle sera identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

    • Archiver : Permet de retirer de la liste de vos alertes mais également du portail citoyen et de l’application mobile.  Si vous avez besoin de reconsulter cette alerte, vous pouvez les afficher en activant l’option d’afficher les alertes archivées.

  • Rapport

    • Par occupant

    • Par bâtiment

Déclencher une alerte

• Le déclenchement d’une alerte ce fait via un processus linéaire de 5 étapes :

  • La sélection du type d’alerte

  • La composition du message

  • Les destinataires de l’alerte

  • L’horaire de l’alerte

  • Récapitulatif de l’alerte

• Pour débuter un nouveau déclenchement, vous devez cliquer sur le bouton « + Alerte ».

Procédurier de déclenchement

Sélection du type d’alerte / Message

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre alerte.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Choisir une option de départ.

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CAUCA)

      1. La section « Mes messages prédéfinis » afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section « Messages CAUCA » vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

Composition du message

3. Donner un titre au message de votre alerte.

   1. Si vous partez d’un message vide, vous devrez donner un titre.

4. Composer le contenu de du message de votre alerte.

   1. Seuls les moyens de communication que vous rendez disponible seront disponibles à configurer.

   2. La configuration du portail citoyen et des médias sociaux seront toujours disponible considérant qu’ils ne s’agissent pas de moyens de communication auxquels les citoyens s’abonnent.

   3. Pour plus de détail concernant les moyens de communications, consulter la section à cet effet.

5. Traduction

   1. Vous pouvez utiliser l’outil de traduction automatique pour convertir votre alerte à partir de la langue dans laquelle elle a été rédigée.

6. Résumé

   1. Une fois le contenu du message prédéfini de complété, vous serez emmené à une page en lecture seule qui vous permettra de consulter le message qui sera envoyé à chacun de vos citoyens, et ce, pour chacune des langues.

   2. Une fois la validation du message fait, vous pourrez sauvegarder ce message.

   3. Lorsque nous sommes dans le processus de déclenchement, la fenêtre du résumé du message permet de sauvegarder celui-ci en tant que nouveau message.

      1. Lorsque cette option est cochée, un nouveau message prédéfinis sera enregistré portant le titre du message.  Par conséquent, si vous apportez des modifications à un message existant et/ou vous n’utilisez pas un message existant, les modifications et/ou la création du nouveau message ne sera pas enregistré. Cela va évitera de surcharger votre liste de messages prédéfinis.

Destinataires de l’alerte

7. Sélectionner les destinataires de votre alerte

   1. Définir les bâtiments ciblés :

      1. Tous les bâtiments

      2. Utiliser / créer un filtre prédéfini

         1. En sélectionnant le menu déroulant, vous aurez accès à vos filtres prédéfinis. Vous pouvez sélectionner plus d’un filtre.

         2. Pour créer un nouveau filtre, vous devez cliquer sur le bouton « + Créer un nouveau filtre ».

            1. Pour plus de détail concernant la création de filtre, consulter la section à cet effet.

      3. Via la cartographie

         1. Pour plus de détail concernant le déclenchement via la cartographie, consulter la section à cet effet.

   2. Définir les occupants ciblés :

      1. Tous les occupants

      2. Propriétaires seulement

      3. Locataires seulement

Aperçu de l’alerte

• L’aperçu de l’alerte vous permet de consulter rapidement les informations de l’alerte ainsi que le pourcentage de personne ayant été rejointe.

• Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu de l’alerte :

  • Déclenché par

  • Date du déclenchement

  • Groupe

    • Il s’agit du groupe de type d’alerte associé à l’alerte.

  • Type d’alerte

  • Titre

    • Il s’agit du titre du message associé à l’alerte. En cliquant sur le bouton « Voir » vous verrez le contenu du message envoyé pour chacun des moyens de communication.

  • Nombre de bâtiments

    • Il s’agit du nombre de bâtiments ayant été déclenché. En cliquant sur le bouton « Voir » vous verrez plus de détail (ex. : nom du filtre, type d’occupant, descriptif de la cartographie).

  • Temps de traitement initial

    • Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour.

  • Nombre de communications

    • Il s’agit du nombre de communications différentes pour l’ensemble de l’alerte.

  • Date de dernière activité

    • Il s’agit de la dernière fois où nous avons reçu une mise à jour d’un occupant suite l’alerte.

  • Résultat

    • Rejoint totalement

      Rejoint

      Non rejoint

      • L’ensemble des destinataires du bâtiment ont été rejoints.

    • Rejoint

      • Au moins un destinataire a été rejoint pour ce bâtiment.

    • Non rejoint

      • Il a été impossible de joindre l’(les) occupant(s), sur l’ensemble des moyens de communication.

    • Aucun occupant

      • Aucun occupant n’est inscrit à ce bâtiment sélectionné.

    • Aucun occupant inscrit à cette d’alerte

      • L’(les) occupant(s) a(ont) refusé(s) de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

Liste des bâtiments

• La liste des bâtiments affiche tous les bâtiments ciblés par le déclenchement.

  • Il est possible d’extraire les données par bâtiment en format Excel en cliquant sur l’icône « Télécharger ».

  • L’icône « Actualiser » permet de rafraichir les données du rapport.

  • Il est possible d’appliquer un filtre sur le statut d’activité.

    • En ce moment, nous affichons les occupants ayant eu ce statut au cours du déclenchement et non le statut final.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Adresse civique

  • Code d’utilisation

    • Il s’agit du code d’utilisation associé au bâtiment, si importé ou inscrit dans la section de gestion des bâtiments.

• Il est possible d’agrandir la section d’un bâtiment afin d’obtenir plus d’information.

  • Appartement

    • S’il y a plus d’un appartement (local) pour ce bâtiment.

  • Occupant

  • Destinataire

    • L’icône représentant le moyen de communication ainsi que les coordonnées.

  • Rejoint

    • Indique si nous avons rejoint l’occupant sur ce moyen de communication.

  • Tentative

    • Nombre de fois que nous avons tenté de rejoindre ce moyen de communication.

  • Statut d’activité

    • Le statut spécifique à ce moyen de communication

      • Bloqué par le fournisseur : Nous sommes sur la liste « Spam » du destinataire.

      • Boîte vocale : La boite vocale a « répondu ».

      • Confirmé : On a reçu confirmation de réception.

      • Contenu invalide : Le fournisseur de CAUCA indique une erreur de contenu du message.

      • Demande utilisateur pour un désabonnement : L’occupant a demandé l’arrêt de réception sur le code court.

      • En attente de traitement : On a pas encore reçu le résultat de l’envoi, c’est en cours d’envoi.

      • Envoyé : Envoyé au fournisseur.

      • Erreur : On a fait tous les essais et/ou ça ne fonctionne pas.

      • Erreur du fournisseur : Erreur inconnue quelque part entre CAUCA et le téléphone de la personne

      • Inconnu : Retour du fournisseur non interprété par CAUCA

      • Numéro invalide : Notre fournisseur nous affirme que le numéro est non valide.

      • Occupé : La ligne est occupée.

      • Répondu : La personne a répondu.

      • Sans confirmation = L’occupant a écouté le message sans confirmer.

      • Texto incompatible = Le numéro de téléphone ne supporte pas les SMS.

• • • .

  • Occupant

  • Destinataire

    • L’icône représentant le moyen de communication ainsi que les coordonnées.

  • Rejoint

    • Indique si nous avons rejoint l’occupant sur ce moyen de communication.

  • Tentative

    • Nombre de fois que nous avons tenté de rejoindre ce moyen de communication.

  • Statut d’activité

    • Le statut spécifique à ce moyen de communication

      • Bloqué par le fournisseur : Nous sommes sur la liste « Spam » du destinataire.

      • Boîte vocale : La boite vocale a « répondu ».

      • Confirmé : On a reçu confirmation de réception.

      • Contenu invalide : Le fournisseur de CAUCA indique une erreur de contenu du message.

      • Demande utilisateur pour un désabonnement : L’occupant a demandé l’arrêt de réception sur le code court.

      • En attente de traitement : On a pas encore reçu le résultat de l’envoi, c’est en cours d’envoi.

      • Envoyé : Envoyé au fournisseur.

      • Erreur : On a fait tous les essais et/ou ça ne fonctionne pas.

      • Erreur du fournisseur : Erreur inconnue quelque part entre CAUCA et le téléphone de la personne

      • Inconnu : Retour du fournisseur non interprété par CAUCA

      • Numéro invalide : Notre fournisseur nous affirme que le numéro est non valide.

      • Occupé : La ligne est occupée.

      • Répondu : La personne a répondu.

      • Sans confirmation = L’occupant a écouté le message sans confirmer.

      • Texto incompatible = Le numéro de téléphone ne supporte pas les SMS.

Messagerie

• Ce système de messagerie est gratuit . Il vous permet de rejoindre vos contacts et/ou d’envoyer un SMS à un contact un groupe de contacts en tout temps, et ce, par le biais deSMS.

• .

Groupes pour message

• C’est ici que sont affichés

• les

• différents groupes présents pour votre (vos) municipalité (s).

• Si vous désirez faire l’ajout d’un

• groupe, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle

• fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

  • À l’ajout d’un groupe, vous devrez lui donner un nom et l’associer à l’une de vos municipalités.

  • Il sera également possible d’ajouter un contact déjà existant de votre municipalité.

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Contacts pour message

• C’est ici que sont affichés tous les

• contacts présents pour pour votre (vos) municipalité (s).

• Si vous désirez faire l’ajout d’un

• contact, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette

• nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

  • À l’ajout d’un contact, vous devrez lui donner un prénom, nom, numéro de téléphone (cellulaire) et l’associer à l’une de vos municipalités.

  • Il sera également possible de l’ajouter un groupe de contacts déjà existant de votre municipalité.

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Modèles de message

• Vous pouvez créer des modèles de message à l’avance, en y insérant votre texte, vos contacts ou vos groupes de contacts.

• On crée surtout des modèles pour des événements répétitifs. Par exemple, on peut créer un modèle destiné à nos élus municipaux pour leur rappeler la tenue de la séance du conseil du mois, pour une convocation de nos responsables des mesures d’urgence à une rencontre, pour dire à nos déneigeurs de commencer l’opération déneigement par telle voie de circulation, dire à nos cols bleus d’aller réparer un nid-de-poule en urgence, etc.

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• En cliquant sur le plus, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Envoi de message(s)

• C’est ici

• qu’il vous est possible de transmettre des messages à vos contacts ou à vos groupes de messagerie.

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1. Sélectionner le « Modèles de message »

   1. Si le message que vous désirez transmettre est déjà préconçu, c’est ici qu’il vous est possible de sélectionner ce message.

2. Choisir les « Destinataires »

   1. Si votre modèle ne comporte pas préalablement des destinataires, sélectionner votre catégorie de destinataire (contact(s) ou groupe(s)).

   2. Afin de sélectionner un contact ou un groupe de contacts, cliquez dans la case à l’avant du nom du contact ou du groupe désiré.

3. Saisir votre message

   1. Si vous n’aviez pas de modèle de message, saisir votre message dans la section « Message a envoyer »