Soutien au déclenchement

• Afin de bénéficier d’un soutien au déclenchement, le numéro à joindre est le 1-833-937-0633. Inscrivez-le dès maintenant à vos contacts afin qu’il soit facilement accessible au moment où vous en aurez besoin.

• En composant ce numéro, vous vous assurez d’être prioritaire parmi tous les appels que nous recevons au sein des divers services que nous offrons. Le soutien au déclenchement est offert 24/7. Prendre note que le service d’aide au déclenchement s’applique lorsque vous n’êtes pas en mesure d’effectuer votre déclenchement vous-même. Des frais peuvent s’appliquer lorsque vous faites appel au service d’aide au déclenchement (selon votre contrat).

• Nos employés sont spécifiquement formés pour déclencher (composer le message prédéfini, adapter le secteur, etc.), mais ils ne le sont pas pour répondre aux questions techniques.

• Des employés n’ayant pas de compte peuvent tout de même utiliser notre service d’aide au déclenchement. Il suffit de les autoriser et de nous le faire savoir.

Soutien technique

• En cas de situation problématique avec le logiciel et sur les heures de bureau du Guichet Unique (consulter le site web pour connaître les heures), vous pouvez rejoindre notre service à la clientèle aux numéros de téléphone suivants :

  • Téléphone : 418-228-8750

  • Sans frais : 1-800-463-8812

Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail de gestion. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Accès aux guides d’utilisation

• Via le point d’interrogation dans le haut du portail à droite, différents documents de référence vous sont offerts, tels que le « Guide d’utilisation » et le « Procédurier pour déclenchement ».

• Dans la partie haute à droite de l’écran, sous «votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

  • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français, anglais ou espagnol).

  • L’option de changer votre mot de passe.

  • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

• Vous trouverez le menu affichant les différentes sections du portail de gestion via panneau de gauche. L’icône avec les flèches permets d'ancrer ou non cette section. Vous pouvez également consulter le numéro de la version du logiciel.

Composantes

• Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

Composantes communes

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche.

• La recherche par mots clés permet de filtrer les informations dans la grille d’information au bas de cette recherche.

• Le bouton «crayon » vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

• Le bouton «X » vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

• Le bouton présentant trois petits points signifie qu’il y a des actions regroupés (3 et plus) associés à cet élément.

• Le bouton ‘’traduction automatique de Google’’ vous permets d’utiliser le texte inscrit dans une section et automatiquement le traduire dans les autres langues.

• Le bouton «colonnes » vous permet d’afficher ou non des colonnes dans la grille.

  • Cet affichage sera automatiquement sauvegardé avec votre profil.

• La liste des colonnes représente l’ordre d’affichage dans la grille.

• Le bouton «densité » permet de choisir la hauteur d’espacement de chacune des lignes de la grille.

  • Trois options s’offre à vous :

    • Compacte

    • Normale

    • Confortable

• En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

• En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

• Le 1-5 représente le nombre d’items sur cette page ainsi que le nombre total d’items.

Connexion

• Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons de privilégier le navigateur « Google Chrome ».

Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni suite à votre formation, à l’adresse suivante :  https://massalert.CAUCA.ca/connection/admin

• Afin de renforcer la confidentialité et l'intégrité des données, lorsque activé, vous aurez une authentification double facteur. Vous devrez inscrire un code de vérification reçu par courriel.

• Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnel mais formement recommandé. Celle-ci peut être activé par notre équipe du service client ou par utilisateur ayant le rôle de gestionnaire des utilisateurs.

• En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur votre nom d’utilisateur, vous y trouvez l’emplacement pour faire le choix de langue pour la navigation sur le portail soit : Français ou Anglais.

Mot de passe oublié

• Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié ? ».

1. Saisissez l’adresse courriel associez à votre compte.

2. Vous recevrez un courriel vous invitant à réinitialiser votre mot de passe.

3. Cliquez sur «Récupérer mon mot de passe » ou sur le lien fourni.

4. Vous pourrez donc saisir votre nouveau mot de passe et le confirmer.

Changer le mot de passe

• Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant, dans le coin supérieur droit de votre écran, sur votre utilisateur puis sur «Changer le mot de passe ».

Fermer une session

• Une fois connecté, vous pouvez vous déconnecter en cliquant, dans le coin en haut à droite de votre écran, sur votre utilisateur puis sur «Changer le mot de passe ».

Accueil

• Lors de votre connexion au portail de gestion, vous pourrez consulter les plus récentes mise à jour du logiciel.

Alertes

Groupes de types d’alertes et types d’alertes

• Les groupes de types d’alertes sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez alerter vos occupants. Vous trouverez dans cette section, tous les groupes de type d’alerte actif pour votre municipalité.

• Pour chacun des groupes de types d’alertes, vous pouvez voir chacun des moyens de communication que vous rendez disponibles à vos citoyens.  La colonne démontrant l’application mobile s’affichera seulement pour les municipalités ayant ce service supplémentaire.

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de types d’alertes en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer.  L’ordre d’affichage de cette séquence sera visible dans la sélection des types d’alerte lors de l’inscription et du déclenchement d’une alerte.

Voici un exemple plus concret d’un schémas :

• Au niveau des groupes, nous pourrions avoir : Sécurité publique, Travaux publics, Prévention, Autres, Etc. Le groupe « Sécurité publique » pourrait avoir les types d’alertessuivantes : Avis d’ébullition, Levée d’un avis d’ébullition, Confinement, Inondations, Autres.

Liste des alertes

• Cette section vous affiche toutes vos alertes prévues, en cours et terminées.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associés à vos alertes :

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre du message

  • Créée le

    • La date « Créée le » est le moment que vous avez configurée votre alerte.  Lors d’un déclenchement immédiat, cette même date sera indiquée dans la colonne ‘« Diffusée le ».

    • Dans le cas d’une alerte configurée pour un déclenchement futur, c’est cette date qui sera affichée dans la colonne « Diffusée le ».

  • Diffusée le

  • Rediffusée le

    • Une date de rediffusion sera visible seulement lorsque cette alerte sera configurée pour être rediffusée automatiquement.

  • Récurrence

    • Affichera un petit calendrier lorsqu’il y aura des récurrences de prévues sur cette alerte.  Il est possible de consulter les dates des prochains envoie via le bouton « Visualiser » du menu option.

  • Statut

    • Les différents statuts sont :

      • En cours : L’alerte est visible par les citoyens.

      • Programmée : L’alerte est prévue pour être déclenchée ultérieurement.

      • Terminée : L’alerte est visible par les citoyen mais identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

      • Brouillon : L’alerte est en cours de configuration et/ou n’a pas été envoyée.

      • Archivée : L’alerte n’est plus visible par les citoyens.

    • Il est possible de changer le statut d’une alerte via le menu option.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier : Lorsqu’il s’agit d’une alerte programmée ou en brouillon, il est possible de la modifier avant son envoi.

  • Visualiser : Permet de visualiser la liste des prochaines récurrence.

  • Déclencher à nouveau : Permet de sélectionner un nouveau message sans changer les destinataires. L’alerte initiale sera identifié comme « Terminée ».

  • Dupliquer : Permet de créer une nouvelle alerte avec les champs de configuration préremplis avec les informations de l’alerte choisie.

  • Changer le statut :

    • Terminer : Permet de terminer une alerte en cours. Elle sera identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

    • Archiver : Permet de retirer de la liste de vos alertes mais également du portail citoyen et de l’application mobile.  Si vous avez besoin de reconsulter cette alerte, vous pouvez les afficher en activant l’option d’afficher les alertes archivées.

  • Rapport

    • Par occupant

    • Par bâtiment

Déclencher une alerte

• Le déclenchement d’une alerte ce fait via un processus linéaire de 5 étapes :

  • La sélection du type d’alerte

  • La composition du message

  • Les destinataires de l’alerte

  • L’horaire de l’alerte

  • Récapitulatif de l’alerte

• Pour débuter un nouveau déclenchement, vous devez cliquer sur le bouton « + Alerte ».

Procédurier de déclenchement

Sélection du type d’alerte / Message

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre alerte.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Choisir une option de départ.

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CAUCA)

      1. La section « Mes messages prédéfinis » afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section « Messages CAUCA » vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

Composition du message

3. Donner un titre au message de votre alerte.

   1. Si vous partez d’un message vide, vous devrez donner un titre.

4. Composer le contenu de du message de votre alerte.

   1. Seuls les moyens de communication que vous rendez disponible seront disponibles à configurer.

   2. La configuration du portail citoyen et des médias sociaux seront toujours disponible considérant qu’ils ne s’agissent pas de moyens de communication auxquels les citoyens s’abonnent.

   3. Pour plus de détail concernant les moyens de communications, consulter la section à cet effet.

5. Traduction

   1. Vous pouvez utiliser l’outil de traduction automatique pour convertir votre alerte à partir de la langue dans laquelle elle a été rédigée.

6. Résumé

   1. Une fois le contenu du message prédéfini de complété, vous serez emmené à une page en lecture seule qui vous permettra de consulter le message qui sera envoyé à chacun de vos citoyens, et ce, pour chacune des langues.

   2. Une fois la validation du message fait, vous pourrez sauvegarder ce message.

   3. Lorsque nous sommes dans le processus de déclenchement, la fenêtre du résumé du message permet de sauvegarder celui-ci en tant que nouveau message.

      1. Lorsque cette option est cochée, un nouveau message prédéfinis sera enregistré portant le titre du message.  Par conséquent, si vous apportez des modifications à un message existant et/ou vous n’utilisez pas un message existant, les modifications et/ou la création du nouveau message ne sera pas enregistré. Cela va évitera de surcharger votre liste de messages prédéfinis.

Destinataires de l’alerte

7. Sélectionner les destinataires de votre alerte

   1. Définir les bâtiments ciblés :

      1. Tous les bâtiments

      2. Utiliser / créer un filtre prédéfini

         1. En sélectionnant le menu déroulant, vous aurez accès à vos filtres prédéfinis. Vous pouvez sélectionner plus d’un filtre.

         2. Pour créer un nouveau filtre, vous devez cliquer sur le bouton « + Créer un nouveau filtre ».

            1. Pour plus de détail concernant la création de filtre, consulter la section à cet effet.

      3. Via la cartographie

         1. Pour plus de détail concernant le déclenchement via la cartographie, consulter la section à cet effet.

   2. Définir les occupants ciblés :

      1. Tous les occupants

      2. Propriétaires seulement

      3. Locataires seulement

L’horaire de l’alerte

8. Sélectionner l’horaire de déclenchement votre alerte

   1. Il est possible de déclencher une alerte :

      1. Immédiatement

         1. Option disponible :

            1. Rediffusion

      2. Programmée (ultérieurement)

         1. Options disponibles :

            1. Date / heure de diffusion

            2. Récurrence

            3. Rediffusion

9. Configurer la rediffusion (si désiré)

   1. Pour configurer la rediffusion, activer cette option et choisir le nombre d’heure auquel vous voulez rediffuser votre alerte.

10. Configurer la récurrence (si désiré)

    1. Pour configurer une récurrence, activer cette option et cliquer sur le bouton « Définir ».

    2. Sélectionner la fréquence (x nombre de semaine)

    3. Sélectionner les jours (x jours dans chacune des semaines)

    4. Sélectionner la fin de la récurrence

       1. Jamais

       2. Date fixe

       3. Après un nombre de récurrence

Récapitulatif de l’alerte

11. Assurerez-vous que le récapitulatif de l’alerte correspond à l’alerte que vous souhaitez envoyer.

    1. En cliquant sur le crayon en entête de section vous serez automatiquement dirigé vers cette étapes pour la modifier.

    2. Appuyer sur déclencher, un dernier avertissement sera affiché.

Rapport de facturation

• Le rapport de facturation vous donne en détail les communications effectuées pour tous les déclenchements durant une période donnée (entre une date de début et une date de fin).

• Un utilisateur ayant accès à plus d’une municipalité aura la possibilité de générer un seul rapport pour les municipalités dont il y a accès.

Rapport de facturation

Déclencher par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Raison

La raison pour laquelle le déclenchement a été effectué. Il s’agit du titre du message prédéfini.

Date du déclenchement

Date à laquelle le déclenchement a été effectué.

Date de la dernière activité

Date à laquelle la dernière activité a été enregistrée pour ce déclenchement.

Courriel, Applications, SMS, Vocal

Nombre de communication envoyé par type.

Total

Nombre total de transmission de communication.

Municipalité

Occupants

• Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les occupants de votre municipalité qui se sont inscrits au logiciel d'Alertes et notifications de masse. Vous pouvez également y inscrire un citoyen et en faire la gestion.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Téléphones

  • Courriels

  • Adresses

  • Ainée / handicapée

    • Si l’occupant coche la question « Je suis une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales ».

  • Inscrit

    • Si l’occupant à validé son courriel dans le processus d'inscription, depuis la v3.9.0, l’occupant ne peut plus poursuivre sans préalablement valider son courriel.

  • Groupe d’âge

  • Langue

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier : Permet de modifier les informations de l’occupants ainsi que les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Supprimer

  • Historique des modifications : Permet de consulter les changements apporter au profil de l’occupant (usage de CAUCA).

Configuration de la municipalité

• Dans cet onglet, vous pourrez effectuer la configuration de certaines fonctionnalités optionnelles de votre logiciel.

Langue de communication

• Par défaut, le logiciel est disponible en français et anglais. Si vous souhaitez offrir l’option espagnol à vos citoyens, vous devez cocher cette case. En activant celle-ci, il vous sera possible de traduire le contenu de vos alertes.

Médias sociaux

• La configuration de votre page Facebook permet au logiciel de diffuser vos alertes sur cette page. Annuellement, cette configuration est nécessaire.

Étape 1 : Attribution des rôles de gestion de votre page Facebook aux employés afin de publier au nom de la municipalité

Afin qu’un utilisateur puisse publier du contenu sur les réseaux sociaux, soit une alerte dans ce cas-ci, vous devez lui accorder un rôle sur votre page Facebook. Pour qu’il puisse partager et (ou) modifier une publication, nous vous suggérons de lui donner le rôle d’«Éditeur».

Étape 2 : Configuration de votre page Facebook
(La première personne qui connectera la page Facebook à votre municipalité le fera pour tous les utilisateurs)

• Cliquez sur « Lier une page Facebook ».

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur. Sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur « Continuer en tant que … ».

• Sélectionnez la page Facebook que vous souhaitez utiliser. (Vous devez être administrateur de votre page pour l’ajouter)

• Gérez les autorisations de vos utilisateurs | Permettez-leur de créer et gérer le contenu de votre page.

• Votre page Facebook est maintenant jumelée à votre logiciel Alertes et notifications de masse. Cliquez sur OK pour sortir de cette fenêtre.

Étape 3 : Partage de l’Alerte sur les médias sociaux

Vous êtes maintenant prêts à publier vos alertes sur les réseaux sociaux (onglet « Déclenchement »).

Logo pour le portail citoyen

• Il est possible de personnaliser le portail citoyen en y ajoutant le logo de votre municipalité.  Pour ce faire, rendez-vous dans la section « Logo pour le portail des occupants » du menu « Municipalité » et choisir une image.

Message d’accueil pour le portail citoyen

• Par défaut, sur le portail citoyen de votre municipalité, nous avons inséré un message d’accueil. Vous pouvez modifier ce message et y insérer le texte que vous souhaitez y voir. Si aucune modification n’est apportée de votre part, le message suivant sera affiché sur cette page :

• Pour modifier ce message, veuillez inscrire le nouveau texte dans la section « Message » ci-bas.

• Vous pouvez également mettre en forme votre texte (gras, changer la police et même la grosseur des caractères, aligner votre texte, insérer une image, etc.).

Signature pour les courriels

• Afin d’éviter d’insérer les informations relatives à votre signature de municipalité à chaque déclenchement, vous pouvez configurer une signature et la sauvegarder afin qu’elle soit présente automatiquement lors de vos envois par courriels.

  Vous vous assurez ainsi qu’elle soit identique à chaque envoi et sauverez du temps lors de la création de votre message prédéfini.

• Pour ajouter votre signature courriel, veuillez insérer votre logo ainsi que les coordonnées de votre municipalité dans la section « Signature pour les courriels » ci-haut.

• Vous pouvez également mettre en forme le texte, ajouter votre logo, un lien URL vers votre site web, etc.

Messagerie

• Ce système de messagerie est gratuit. Il vous permet de rejoindre vos contacts et/ou un groupe de contacts en tout temps, et ce, par le biais deSMS.

Contacts pour message

• C’est ici que sont affichés tous les contacts présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un contact, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Groupes pour message

• C’est ici que sont affichés les différents groupes présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un groupe, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Envoi de message(s)

• C’est ici qu’il vous est possible de transmettre des messages à vos contacts ou à vos groupes de messagerie.

1. Sélectionner le « Modèles de message »

   1. Si le message que vous désirez transmettre est déjà créé/programmé, c’est ici qu’il vous est possible de sélectionner ce message.

2. Choisir les « Destinataires »

   1. Si votre modèle ne comporte pas préalablement des destinataires, sélectionner votre catégorie de destinataire (contact(s) ou groupe(s)).

   2. Afin de sélectionner un contact ou un groupe de contacts, cliquez dans la case à l’avant du nom du contact ou du groupe désiré.

3. Saisir votre message

   1. Si vous n’aviez pas de modèle de message, saisir votre message dans la section « Message a envoyer »