Soutien au déclenchement

• Afin de bénéficier d’un soutien au déclenchement, le numéro à joindre est le 1-833-937-0633. Inscrivez-le dès maintenant à vos contacts afin qu’il soit facilement accessible au moment où vous en aurez besoin.

• En composant ce numéro, vous vous assurez d’être prioritaire parmi tous les appels que nous recevons au sein des divers services que nous offrons. Le soutien au déclenchement est offert 24/7. Prendre note que le service d’aide au déclenchement s’applique lorsque vous n’êtes pas en mesure d’effectuer votre déclenchement vous-même. Des frais peuvent s’appliquer lorsque vous faites appel au service d’aide au déclenchement (selon votre contrat).

• Nos employés sont spécifiquement formés pour déclencher (composer le message prédéfini, adapter le secteur, etc.), mais ils ne le sont pas pour répondre aux questions techniques.

• Des employés n’ayant pas de compte peuvent tout de même utiliser notre service d’aide au déclenchement. Il suffit de les autoriser et de nous le faire savoir.

Soutien technique

• En cas de situation problématique avec le logiciel et sur les heures de bureau du Guichet Unique (consulter le site web pour connaître les heures), vous pouvez rejoindre notre service à la clientèle aux numéros de téléphone suivants :

  • Téléphone : 418-228-8750

  • Sans frais : 1-800-463-8812

Sections partagées

• Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail de gestion. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Accès aux guides d’utilisation

• Via le point d’interrogation dans le haut du portail à droite, différents documents de référence vous sont offerts, tels que le « Guide d’utilisation » et le « Procédurier pour déclenchement ».

• Dans la partie haute à droite de l’écran, sous «votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

  • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français, anglais ou espagnol).

  • L’option de changer votre mot de passe.

  • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

• Vous trouverez le menu affichant les différentes sections du portail de gestion via panneau de gauche. L’icône avec les flèches permets d'ancrer ou non cette section. Vous pouvez également consulter le numéro de la version du logiciel.

Composantes

• Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

Composantes communes

• Les utilisateurs ayant accès à plus d’une municipalité, nous avons le menu déroulant avec une possibilité de recherche.

• La recherche par mots clés permet de filtrer parmi les noms de vos groupes de types d’alertes afin de faciliter la recherche.

• Le bouton «crayon » vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

• Le bouton «X » vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

• Le bouton présentant trois petits points signifie qu’il y a des actions regroupés (3 et plus) associés à cet élément.

• Le bouton ‘’traduction automatique de Google’’ vous permets d’utiliser le texte inscrit dans une section et automatiquement le traduire dans les autres langues.

• Le bouton «colonnes » vous permet d’afficher ou non des colonnes dans la grille.

  • Cet affichage sera automatiquement sauvegardé avec votre profil.

• La liste des colonnes représente l’ordre d’affichage dans la grille.

• Le bouton «densité » permet de choisir la hauteur d’espacement de chacune des lignes de la grille.

  • Trois options s’offre à vous :

    • Compacte

    • Normale

    • Confortable

• En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

• En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

• Le 1-5 représente le nombre d’items sur cette page ainsi que le nombre total d’items.

Connexion

• Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons de privilégier le navigateur « Google Chrome ».

Démarrer une session

• Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni suite à votre formation, à l’adresse suivante :  https://massalert.CAUCA.ca/connection/admin

• Afin de renforcer la confidentialité et l'intégrité des données, lorsque activé, vous aurez une authentification double facteur. Vous devrez inscrire un code de vérification reçu par courriel.

• Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnel mais formement recommandé. Celle-ci peut être activé par notre équipe du service client ou par utilisateur ayant le rôle de gestionnaire des utilisateurs.

• En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur votre nom d’utilisateur, vous y trouvez l’emplacement pour faire le choix de langue pour la navigation sur le portail soit : Français ou Anglais.

Mot de passe oublié

• Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié ? ».

1. Saisissez l’adresse courriel associez à votre compte.

2. Vous recevrez un courriel vous invitant à réinitialiser votre mot de passe.

3. Cliquez sur «Récupérer mon mot de passe » ou sur le lien fourni.

4. Vous pourrez donc saisir votre nouveau mot de passe et le confirmer.

Changer le mot de passe

• Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant, dans le coin supérieur droit de votre écran, sur votre utilisateur puis sur «Changer le mot de passe ».

Fermer une session

• Une fois connecté, vous pouvez vous déconnecter en cliquant, dans le coin en haut à droite de votre écran, sur votre utilisateur puis sur «Changer le mot de passe ».

Accueil

• Lors de votre connexion au portail de gestion, vous pourrez consulter les plus récentes mise à jour du logiciel.

Alertes

Groupes de types d’alertes et types d’alertes

• Les groupes de types d’alertes sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez alerter vos occupants. Vous trouverez dans cette section, tous les groupes de type d’alerte actif pour votre municipalité.

• Pour chacun des groupes de types d’alertes, vous pouvez voir chacun des moyens de communication que vous rendez disponibles à vos citoyens.  La colonne démontrant l’application mobile s’affichera seulement pour les municipalités ayant ce service supplémentaire.

• Il est possible de changer l’ordre de la séquence de vos groupes de types d’alertes en laissant votre curseur sur les points en début de ligne en utilisant l’option de glisser et déposer.  L’ordre d’affichage de cette séquence sera visible dans la sélection des types d’alerte lors de l’inscription et du déclenchement d’une alerte.

Voici un exemple plus concret d’un schémas :

• Au niveau des groupes, nous pourrions avoir : Sécurité publique, Travaux publics, Prévention, Autres, Etc. Le groupe « Sécurité publique » pourrait avoir les types d’alertessuivantes : Avis d’ébullition, Levée d’un avis d’ébullition, Confinement, Inondations, Autres.

Liste des alertes

• Cette section vous affiche toutes vos alertes prévues, en cours et terminées.

• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associés à vos alertes :

  • Groupe de type d’alerte

  • Type d’alerte

  • Titre du message

  • Créée le

    • La date « Créée le » est le moment que vous avez configurée votre alerte.  Lors d’un déclenchement immédiat, cette même date sera indiquée dans la colonne ‘« Diffusée le ».

    • Dans le cas d’une alerte configurée pour un déclenchement futur, c’est cette date qui sera affichée dans la colonne « Diffusée le ».

  • Diffusée le

  • Rediffusée le

    • Une date de rediffusion sera visible seulement lorsque cette alerte sera configurée pour être rediffusée automatiquement.

  • Récurrence

    • Affichera un petit calendrier lorsqu’il y aura des récurrences de prévues sur cette alerte.  Il est possible de consulter les dates des prochains envoie via le bouton « Visualiser » du menu option.

  • Statut

    • Les différents statuts sont :

      • En cours : L’alerte est visible par les citoyens.

      • Programmée : L’alerte est prévue pour être déclenchée ultérieurement.

      • Terminée : L’alerte est visible par les citoyen mais identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

      • Brouillon : L’alerte est en cours de configuration et/ou n’a pas été envoyée.

      • Archivée : L’alerte n’est plus visible par les citoyens.

    • Il est possible de changer le statut d’une alerte via le menu option.

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier : Lorsqu’il s’agit d’une alerte programmée ou en brouillon, il est possible de la modifier avant son envoi.

  • Visualiser : Permet de visualiser la liste des prochaines récurrence.

  • Déclencher à nouveau : Permet de sélectionner un nouveau message sans changer les destinataires. L’alerte initiale sera identifié comme « Terminée ».

  • Dupliquer : Permet de créer une nouvelle alerte avec les champs de configuration préremplis avec les informations de l’alerte choisie.

  • Changer le statut :

    • Terminer : Permet de terminer une alerte en cours. Elle sera identifiée différemment sur le portail citoyen et l’application mobile.

    • Archiver : Permet de retirer de la liste de vos alertes mais également du portail citoyen et de l’application mobile.  Si vous avez besoin de reconsulter cette alerte, vous pouvez les afficher en activant l’option d’afficher les alertes archivées.

Déclencher une alerte

• Le déclenchement d’une alerte ce fait via un processus linéaire de 5 étapes :

  • La sélection du type d’alerte

  • La composition du message

  • Les destinataires de l’alerte

  • L’horaire de l’alerte

  • Récapitulatif de l’alerte

• Pour débuter un nouveau déclenchement, vous devez cliquer sur le bouton « + Alerte ».

Procédurier de déclenchement

Sélection du type d’alerte / Message

1. Sélectionner le type d’alerte auquel vous souhaitez associer votre alerte.

   1. Le texte en gras correspond au groupe de type d’alerte et ne sert qu'à titre de référence.

2. Choisir une option de départ.

   1. Créer à partir d’un canevas vide

   2. Créer à partir d’un message existant (vos messages ou ceux offerts par CAUCA)

      1. La section « Mes messages prédéfinis » afficheront les messages prédéfinis associés à votre municipalité pour le type d’alerte sélectionné à l'étape précédente.

      2. La section « Messages CAUCA » vous proposera des messages prédéfinis avec des sections à compléter.

Composition du message

3. Donner un titre au message de votre alerte.

   1. Si vous partez d’un message vide, vous devrez donner un titre.

4. Composer le contenu de du message de votre alerte.

   1. Seuls les moyens de communication que vous rendez disponible seront disponibles à configurer.

   2. La configuration du portail citoyen et des médias sociaux seront toujours disponible considérant qu’ils ne s’agissent pas de moyens de communication auxquels les citoyens s’abonnent.

   3. Pour plus de détail concernant les moyens de communications, consulter la section à cet effet.

5. Traduction

   1. Vous pouvez utiliser l’outil de traduction automatique pour convertir votre alerte à partir de la langue dans laquelle elle a été rédigée.

6. Résumé

   1. Une fois le contenu du message prédéfini de complété, vous serez emmené à une page en lecture seule qui vous permettra de consulter le message qui sera envoyé à chacun de vos citoyens, et ce, pour chacune des langues.

   2. Une fois la validation du message fait, vous pourrez sauvegarder ce message.

   3. Lorsque nous sommes dans le processus de déclenchement, la fenêtre du résumé du message permet de sauvegarder celui-ci en tant que nouveau message.

      1. Lorsque cette option est cochée, un nouveau message prédéfinis sera enregistré portant le titre du message.  Par conséquent, si vous apportez des modifications à un message existant et/ou vous n’utilisez pas un message existant, les modifications et/ou la création du nouveau message ne sera pas enregistré. Cela va évitera de surcharger votre liste de messages prédéfinis.

Destinataires de l’alerte

7. Sélectionner les destinataires de votre alerte

   1. Définir les bâtiments ciblés :

      1. Tous les bâtiments

      2. Utiliser / créer un filtre prédéfini

         1. En sélectionnant le menu déroulant, vous aurez accès à vos filtres prédéfinis. Vous pouvez sélectionner plus d’un filtre.

         2. Pour créer un nouveau filtre, vous devez cliquer sur le bouton « + Créer un nouveau filtre ».

            1. Pour plus de détail concernant la création de filtre, consulter la section à cet effet.

      3. Via la cartographie

         1. Pour plus de détail concernant le déclenchement via la cartographie, consulter la section à cet effet.

   2. Définir les occupants ciblés :

      1. Tous les occupants

      2. Propriétaires seulement

      3. Locataires seulement

L’horaire de l’alerte

8. Sélectionner l’horaire de déclenchement votre alerte

   1. Il est possible de déclencher une alerte :

      1. Immédiatement

         1. Option disponible :

            1. Rediffusion

      2. Programmée (ultérieurement)

         1. Options disponibles :

            1. Date / heure de diffusion

            2. Récurrence

            3. Rediffusion

9. Configurer la rediffusion (si désiré)

   1. Pour configurer la rediffusion, activer cette option et choisir le nombre d’heure auquel vous voulez rediffuser votre alerte.

10. Configurer la récurrence (si désiré)

    1. Pour configurer une récurrence, activer cette option et cliquer sur le bouton « Définir ».

    2. Sélectionner la fréquence (x nombre de semaine)

    3. Sélectionner les jours (x jours dans chacune des semaines)

    4. Sélectionner la fin de la récurrence

       1. Jamais

       2. Date fixe

       3. Après un nombre de récurrence

Récapitulatif de l’alerte

11. Assurerez-vous que le récapitulatif de l’alerte correspond à l’alerte que vous souhaitez envoyer.

    1. En cliquant sur le crayon en entête de section vous serez automatiquement dirigé vers cette étapes pour la modifier.

    2. Appuyer sur déclencher, un dernier avertissement sera affiché.

Rapports

Rapport d’activité par bâtiment

• Le rapport d’activité par bâtiment vous donne accès à l’information en lien avec tous les bâtiments qui ont été touchés par le déclenchement.

Rapport par bâtiment

Municipalité

La municipalité dans laquelle a eu lieu le déclenchement.

Déclenché par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Type d’alerte

Le type d’alerte.

Message prédéfini

Il s’agit du titre du message qui a été transmis lors de l’alerte.

Secteur / Filtre

Le secteur OU filtre prédéfini qui, s’il y a lieu, a reçu le déclenchement.

Date du déclenchement

La date ainsi que l’heure du déclenchement.

Date de la dernière activité

Il s’agit de la dernière fois où une activité a eu lieu suite à l’alerte. Il est possible que cette date dépasse largement la date du déclenchement, car il peut s’agir d’un courriel qui a été lu par un citoyen une semaine plus tard ou plus, soit un texto ouvert quelques jours plus tard, etc.

Temps de traitement initial

Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour. Cette donnée est valide pour tous les moyens de communication.

Diffusé sur médias sociaux

Vous pouvez savoir si votre alerte a été partagée sur les réseaux sociaux.

• En haut du « Statut des bâtiments », vous trouvez le bouton « Actualiser ». Celui-ci vous permet de mettre à jour le statut du déclenchement. Vous pouvez filtrer ces informations via la colonne « Statut ».

• L’icône à droite du « Statut des bâtiments » vous permet d’imprimer ou d’enregistrer le graphique sous l’un ou l’autre des formats suivants : PNG, JPEG, PDF, SVG.

Statut des bâtiments

Rejoint totalement

Au moins un occupant inscrit au bâtiment a été rejoint et a confirmé avoir reçu l’alerte sur au moins un moyen de communication.

Rejoint

Au moins un occupant inscrit au bâtiment a été rejoint sur au moins un moyen de communication.

Non rejoint

Il a été impossible de joindre l’(les) occupant(s), sur l’ensemble des moyens de communication.

Aucun occupant

Aucun occupant n’est inscrit au bâtiment sélectionné.

Aucun occupant inscrit à cette alerte

L’(les) occupant(s) a(ont) refusé(s) de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

Rapport d’activité par occupant

• Ce rapport vous permet de voir tous les occupants rejoints par adresse, lors d’une alerte. Il sera donc plus facile pour vous ou pour votre équipe terrain de s’assurer que les occupants aient tous reçu l’information.

Rapport par bâtiment

Déclenché par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Type d’alerte

Le type d’alerte.

Message prédéfini

Il s’agit du titre du message qui a été transmis lors de l’alerte.

Secteur / Filtre

Le secteur OU filtre prédéfini qui, s’il y a lieu, a reçu le déclenchement.

Date du déclenchement

La date ainsi que l’heure du déclenchement.

Date de la dernière activité

Il s’agit de la dernière fois où une activité a eu lieu suite à l’alerte. Il est possible que cette date dépasse largement la date du déclenchement, car il peut s’agir d’un courriel qui a été lu par un citoyen une semaine plus tard ou plus, soit un texto ouvert quelques jours plus tard, etc.

Temps de traitement initial

Il s’agit du temps pour rejoindre tous les citoyens ciblés par l’alerte au premier tour. Cette donnée est valide pour tous les moyens de communication.

Diffusé sur médias sociaux

Vous pouvez savoir si votre alerte a été partagée sur les réseaux sociaux.

• En haut du « Statut des occupants », vous trouvez le bouton « Actualiser ». Celui-ci vous permet de mettre à jour le statut du déclenchement. Vous pouvez filtrer ces informations via la colonne « Statut ».

• L’icône à droite du « Statut des bâtiments » vous permet d’imprimer ou d’enregistrer le graphique sous l’un ou l’autre des formats suivants : PNG, JPEG, PDF, SVG.

Statut des bâtiments

Rejoint avec confirmation

L’occupant a été rejoint et en plus, il a confirmé la réception du message vocal par le 1, a lu le texto ou le courriel.

Rejoint

L’occupant a été rejoint par au moins un moyen de communication, mais il n’a transmis aucune confirmation de réception. Cela peut être également un message laissé sur une boîte vocale.

Non rejoint

Il a été impossible de joindre l’occupant, sur l’ensemble des moyens de communication.

Pas inscrit à ce type d’alerte

L’occupant a refusé de recevoir cette alerte et/ou l’option n’est pas offerte par la municipalité.

• Lorsque vous regardez le détail d’un occupant, il est possible de consulter le « Statut d’activité » afin d’avoir plus de détails sur le statut.

• Il est également possible de modifier le profil d’un de vos citoyens directement via le crayon.

Rapport de facturation

• Le rapport de facturation vous donne en détail les communications effectuées pour tous les déclenchements durant une période donnée (entre une date de début et une date de fin).

• Un utilisateur ayant accès à plus d’une municipalité aura la possibilité de générer un seul rapport pour les municipalités dont il y a accès.

Rapport de facturation

Déclencher par

La personne qui a effectué le déclenchement.

Raison

La raison pour laquelle le déclenchement a été effectué. Il s’agit du titre du message prédéfini.

Date du déclenchement

Date à laquelle le déclenchement a été effectué.

Date de la dernière activité

Date à laquelle la dernière activité a été enregistrée pour ce déclenchement.

Courriel, Applications, SMS, Vocal

Nombre de communication envoyé par type.

Total

Nombre total de transmission de communication.

Historique des occupants

• Vous retrouverez la liste des occupants, incluant toutes les alertes reçues et les moyens de communication s’y rattachant depuis qu’ils se sont inscrits au logiciel. Par contre, les statuts n’y sont pas affichés (rejoint, non rejoint, etc.).

• Afin d’accéder à l’historique des déclenchements par occupants, cliquez sur la flèche bleue à la gauche du nom de l’occupant désiré. Les informations suivantes seront alors affichées :

  • Le type déclenchement.

  • La date et l’heure du déclenchement.

  • Les moyens de communication auxquels l’occupant s’est inscrit pour cette alerte.

  • La date et l’heure à laquelle le moyen de communication a été utilisé pour transmettre l’information.

Municipalité

Occupants

• Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les occupants de votre municipalité qui se sont inscrits au logiciel d'Alertes et notifications de masse. Vous pouvez aussi également y inscrire un citoyen et en faire la gestion.

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• En haut à droite de la grille, vous retrouverez, dans le haut de cette même liste, les fonctions suivantes :

  • Ajouter un occupant.

  • Exporter la liste vers le logiciel Excel.

• Sur chaque ligne de la grille, à la droite du citoyen, vous retrouvez les fonctions suivantes :

  • Modifier les informations de l’occupant.

  • Supprimer un occupant.

  • Historique de modifications d’un occupant.

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• Lorsque toutes les colonnes sont affichées, vous pouvez consulter les informations suivantes associées à l’occupant :

  • Prénom

  • Nom

  • Téléphones

  • Courriels

  • Adresses

  • Mobilité réduite (si l’occupant coche la question « Je suis une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales »).

  • Inscrit (si l’occupant à validé son courriel dans le processus d'inscription, avant la v3.9.0).

  • Groupe d’âge

  • Langue

• Le menu option offre les choix suivants :

  • Modifier : Permet de modifier les informations de l’occupants ainsi que les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Supprimer

  • Historique des modifications : Permet de consulter les changements apporter au profil de l’occupant (usage de CAUCA).

Ajouter un occupant

• Pour créer un nouveau occupant, vous devez cliquer sur le bouton « + Occupant ».

Processus d’inscription d’un occupant

Informations générales

• La première étape consiste à inscrire le prénom et le nom de l’occupant.

• Vous devez choisir la langue de communication. Lorsqu’une langue autre que le français est sélectionnée, un avertissement mentionne que la municipalité pourrait devoir respecter la loi 96.

• Inscription de l’année de naissance et si l’occupant est une personne aînée ou handicapée avec des limitations physiques ou mentales

Information de contact

Téléphone

Il s’agit des numéros de téléphone auxquels le citoyen veut recevoir l’information. Il peut s’agir du numéro de téléphone à sa résidence (filaire), d’un numéro de cellulaire ou à son travail. Plusieurs numéros peuvent être ajoutés en cliquant sur « + Ajouter un numéro de téléphone ».

Suite à la réception d’un message texte (SMS), si le citoyen ne désire plus recevoir de messages texte, il lui sera possible de répondre « Fin » au message reçu. Cette action aura pour effet de décocher la case « J’autorise l’envoi de message texte », informant notre système de ne plus envoyer de message texte à ce numéro.

Dès le départ, si le citoyen vous mentionne qu’il n’autorise pas l’envoi de message texte, décocher la case « J’autorise l’envoi de message texte ».

Lorsqu’un numéro de téléphone ne peut pas recevoir de textos (ex. : ligne filaire), une icône de couleur jaune le démontrera. Dans le cas contraire, où il peut recevoir des textos, un crochet vert s’affichera.

Extension

Si le numéro de téléphone contient une extension, le système sera en mesure de le composer lors d’un déclenchement.

Courriel

Inscrire un ou des courriels si le citoyen souhaite être joint via ce moyen de communication. Plusieurs courriels peuvent être ajoutés en cliquant sur « + Ajouter un courriel ». L’occupant peut choisir son courriel principal. Le courriel principal lui servira à se connecter au logiciel, mais il recevra les alertes sur tous ses courriels.

Ce champ n’est pas obligatoire sauf si le citoyen souhaite se créer un compte. Pour que le citoyen puisse confirmer son inscription ou pour qu’il puisse effectuer ses propres modifications à son profil, son adresse courriel est donc nécessaire.

Création de compte

• En créant un occupant avec compte, le citoyen pourra via le portail citoyen faire la gestion de ses coordonnées et préférence de type d’alerte.

• Pour sécuriser la création d’un compte, un mot de passe est exigé. Le citoyen pourra changer son mot de passe en se connectant à son compte via le courriel de confirmation qui lui sera transmis. Une fois branché à la page web, le citoyen devra cliquer sur son utilisateur (coin supérieur droit de la page) puis sur « Changer le mot de passe ».

  • Le mot de passe doit contenir au moins 13 caractères incluant un chiffre, une lettre et un caractère spécial.

Inscription confirmée

• Afin de répondre à la loi anti pourriel, lors de l’inscription d’un citoyen avec compte, nous devons saisir le code qui sera acheminé par courriel au citoyen. En tant que gestionnaire, vous pouvez « sauter » cette étape en cliquant « Inscription confirmée » au bas du formulaire avant de poursuivre.

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• Lors de l’importation d’une base de donnée citoyenne, cette option est automatiquement cochée par défaut.

Ajout d’adresse

• .

• Ajout du numéro de téléphone.

  • S’il s’agit d’un téléphone cellulaire, cochez « J’autorise l’envoi de message texte ».

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Courriel

• Il est possible d’ajouter un courriel. Celui-ci est obligatoire pour la création d’un compte. Un compte permet à l’utilisateur de se connecter au portail citoyen (et/ou application mobile) et faire la gestion de ses adresses et alertes.

• Lors de l’ajout d’un courriel, vous devrez confirmer que celui-ci est bien existant en inscrivant le code de confirmation reçu. Cela permet de réduire les risques d'être identifié « SPAM » lors des envois de masse.

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Création d’un compte

• Si l’occupant choisir pour la création d’un compte, il devra déterminer un mot de passe pour celui-ci.

• L’activation de l’authentification à deux facteurs est optionnelle, mais recommandée.

Sélection de l’adresse

• L’occupant doit choisir une adresse pour laquelle il souhaite recevoir les alertes.

  • Une fois au résumé de l’inscription, il sera possible de faire l’ajout d’une deuxième adresse.

• Lorsque le processus d’inscription se fait via l’URL personnalisée de la municipalité, celle-ci sera déjà inscrite.

• L’occupant doit également choisir son type d’occupation à cette adresse. Cela permettra à la municipalité de faire des déclenchements plus ciblés.

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Sélection des alertes

• L’occupant devra sélectionner les moyens de communication pour chacun des types d’alertes offerts.

  • Le crochet vert indique qu’il est obligatoire pour le citoyen, s’il a inscrit des coordonnées, de recevoir ce moyen de communication.

  • Le X rouge indique que la municipalité n’offre pas cette méthode de communication pour ce type d’alerte.

  • Le carré (vide ou avec crochet) indique que ce moyen de communication est au choix du citoyen.

Résumé de l’inscription

• Un résumé de l’inscription invitera l’occupant à valider toutes les informations.

• Il sera possible de naviguer vers l’onglet « Adresses » pour faire l’ajout d’une deuxième adresse ou revalider ses moyens de communication.

Modifier un occupant

• Cliquez sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisir « Modifier ». Vous aurez deux sections qui vous permettons de modifier les informations générales ainsi que les adresses et alertes.

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• En ce qui concerne les adresses et alertes :

  • Pour modifier l’adresse, cliquez sur le « crayon ».

  • Pour modifier les moyens de communication associé à une adresse, cliquez sur « Modifier les alertes ».

    • La gestion des alertes est la même que lors de l’inscription.

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Historique de modification d’un occupant

• En cliquant sur l’icône des trois petits points qui se trouve à l’extrémité droite de l’occupant et choisissant « Historique des modifications » vous pourrez consulter les changements qui a été fait au profil de l’occupant.

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Configuration de la municipalité

• Dans cet onglet, vous pourrez effectuer la configuration de certaines fonctionnalités optionnelles de votre logiciel.

Langue de communication

• Par défaut, le logiciel est disponible en français et anglais. Si vous souhaitez offrir l’option espagnol à vos citoyens, vous devez cocher cette case. En activant celle-ci, il vous sera possible de traduire le contenu de vos alertes.

Médias sociaux

• La configuration de votre page Facebook permet au logiciel de diffuser vos alertes sur cette page. Annuellement, cette configuration est nécessaire.

Étape 1 : Attribution des rôles de gestion de votre page Facebook aux employés afin de publier au nom de la municipalité

Afin qu’un utilisateur puisse publier du contenu sur les réseaux sociaux, soit une alerte dans ce cas-ci, vous devez lui accorder un rôle sur votre page Facebook. Pour qu’il puisse partager et (ou) modifier une publication, nous vous suggérons de lui donner le rôle d’«Éditeur».

Étape 2 : Configuration de votre page Facebook
(La première personne qui connectera la page Facebook à votre municipalité le fera pour tous les utilisateurs)

• Cliquez sur « Lier une page Facebook ».

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur. Sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur « Continuer en tant que … ».

• Sélectionnez la page Facebook que vous souhaitez utiliser. (Vous devez être administrateur de votre page pour l’ajouter)

• Gérez les autorisations de vos utilisateurs | Permettez-leur de créer et gérer le contenu de votre page.

• Votre page Facebook est maintenant jumelée à votre logiciel Alertes et notifications de masse. Cliquez sur OK pour sortir de cette fenêtre.

Étape 3 : Partage de l’Alerte sur les médias sociaux

Vous êtes maintenant prêts à publier vos alertes sur les réseaux sociaux (onglet « Déclenchement »).

Logo pour le portail citoyen

• Il est possible de personnaliser le portail citoyen en y ajoutant le logo de votre municipalité.  Pour ce faire, rendez-vous dans la section « Logo pour le portail des occupants » du menu « Municipalité » et choisir une image.

Message d’accueil pour le portail citoyen

• Par défaut, sur le portail citoyen de votre municipalité, nous avons inséré un message d’accueil. Vous pouvez modifier ce message et y insérer le texte que vous souhaitez y voir. Si aucune modification n’est apportée de votre part, le message suivant sera affiché sur cette page :

• Pour modifier ce message, veuillez inscrire le nouveau texte dans la section « Message » ci-bas.

• Vous pouvez également mettre en forme votre texte (gras, changer la police et même la grosseur des caractères, aligner votre texte, insérer une image, etc.).

Signature pour les courriels

• Afin d’éviter d’insérer les informations relatives à votre signature de municipalité à chaque déclenchement, vous pouvez configurer une signature et la sauvegarder afin qu’elle soit présente automatiquement lors de vos envois par courriels.

  Vous vous assurez ainsi qu’elle soit identique à chaque envoi et sauverez du temps lors de la création de votre message prédéfini.

• Pour ajouter votre signature courriel, veuillez insérer votre logo ainsi que les coordonnées de votre municipalité dans la section « Signature pour les courriels » ci-haut.

• Vous pouvez également mettre en forme le texte, ajouter votre logo, un lien URL vers votre site web, etc.

Messagerie

• Ce système de messagerie est gratuit. Il vous permet de rejoindre vos contacts et/ou un groupe de contacts en tout temps, et ce, par le biais deSMS.

Contacts pour message

• C’est ici que sont affichés tous les contacts présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un contact, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Groupes pour message

• C’est ici que sont affichés les différents groupes présents pour votre municipalité.

• Si vous désirez faire l’ajout d’un groupe, cliquez sur le plus dans le coin haut à droite, vous verrez cette nouvelle fenêtre. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Envoi de message(s)

• C’est ici qu’il vous est possible de transmettre des messages à vos contacts ou à vos groupes de messagerie.

1. Sélectionner le « Modèles de message »

   1. Si le message que vous désirez transmettre est déjà créé/programmé, c’est ici qu’il vous est possible de sélectionner ce message.

2. Choisir les « Destinataires »

   1. Si votre modèle ne comporte pas préalablement des destinataires, sélectionner votre catégorie de destinataire (contact(s) ou groupe(s)).

   2. Afin de sélectionner un contact ou un groupe de contacts, cliquez dans la case à l’avant du nom du contact ou du groupe désiré.

3. Saisir votre message

   1. Si vous n’aviez pas de modèle de message, saisir votre message dans la section « Message a envoyer »