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Guide d'utilisation - Voisins Secours (version exploitant)

Guide d'utilisation - Voisins Secours (version exploitant)

Version 3.3.0

Mise à jour le : 11 février 2025

Ce guide de formation a été conçu dans le but de vous aider à vous familiariser avec le portail de Voisins Secours. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour être en mesure d’être autonomes lors de vos actions dans cette plateforme.

Table des matières

Table des matières

Processus de déclenchement

  • Afin de faire une demande de déclenchement pour contacter les bénévoles, vous devez :

    • Appeler au service de Voisins Secours en composant l’un des numéros suivants :

      • 1 (888) 866-8911

      • 1 (888) 464-1331

Nous vous recommandons d’ajouter ces numéros dans vos contacts. L’appel aux bénévoles se fera également en provenance de ces numéros.

  • Si la personne faisant la demande de déclenchement est un bénévole connu, l’appel se fera dans sa langue. Sinon, la langue par défaut est le français.

    • Le système vous invitera à inscrire votre NIP.

    • Il s’agit du NIP à quatre chiffres associé à votre milieu de vie qui vous aura été fourni. Sans celui-ci, il ne sera pas possible d’effectuer un déclenchement.

    • Après avoir saisi votre NIP, on vous demandera s’il s’agit d’un(e) :

      • 1 : Cas réel

      • 2 : Pratique

        • Si aucune sélection n’est faite, le déclenchement sera considéré comme un cas réel.

    • L’appel se terminera automatiquement.

  • Le système débutera les appels à chacun des bénévoles associés à votre milieu de vie en mentionnant les informations suivantes :

    • Nom du milieu de vie

    • L’adresse

    • S’il s’agit d’un cas réel ou d’une pratique

    • Invitera le bénévole à répondre s’il se déplace ou non

  • L’appel se terminera automatiquement.

Connexion

  • Pour une utilisation efficace et maximale de votre outil, nous vous suggérons de privilégier le navigateur « Google Chrome ».

Démarrer une session

  • Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous a été fourni à l’adresse suivante :  https://voisinssecours.cauca.ca/home

    • Lors de votre première connexion et/ou lorsque votre mot de passe est changé par un administrateur du portail, vous serez invité à le modifier.

  • En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur l’icône « EN » cela vous permettra de changer la langue d’affichage du portail.

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  • Lorsqu’activé, vous pourriez devoir inscrire un code de double authentification reçu par courriel. Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnelle, mais fortement recommandée.

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Mot de passe oublié

  • Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié ? ».

  • Vous devrez inscrire le courriel associé à votre compte du portail de gestion.

    • Si vous n’avez pas de courriel associé à votre compte du portail de gestion, vous devrez demander un changement de mot de passe par un administrateur de la plateforme.

  • Saisir le code reçu par courriel.

  • Procéder au changement du mot de passe.

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Sections partagées

  • Certains éléments se retrouvent dans la plupart des sections du portail. Dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas au lieu d'être répétés dans chacune des sections.

Barre d’entête

  • Une fois connecté, en cliquant sur « votre utilisateur », vous avez accès aux options suivantes :

    • Le choix de la langue pour la navigation dans le logiciel (français ou anglais).

    • L’option de changer votre mot de passe.

    • Le bouton pour se déconnecter du logiciel.

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Composantes

  • Certaines composantes sont utilisées à différents endroits sur le portail de gestion, dans un souci d’efficacité, ils seront regroupés ici-bas.

Composantes communes

  • La recherche par mots clés permet de filtrer les informations dans la colonne au bas de cette recherche.

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  • Le bouton « crayon » vous permet d’ouvrir le mode édition de l'élément associé.

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  • Le bouton « poubelle » vous permet de supprimer l'élément associé. Une validation vous sera proposée avant la supression.

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  • En cliquant sur l’entête d’une colonne, vous pourrez trier celle-ci en ordre alphabétique ou anti-alphabétique.

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  • En bas de grille, vous serez en mesure de choisir le nombre maximal d’items dans la grille.

  • Le 1-5 représente le nombre d’items sur cette page ainsi que le nombre total d’items.

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Bénévoles

  • Dans cette section, vous avez accès à la liste de tous les bénévoles associés votre un milieu de vie.

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  • Vous pouvez consulter les informations suivantes associées au bénévole :

    • Milieu de vie

    • Prénom

    • Nom

    • Numéro de téléphone

    • Inscrit le d’inscription

      • Correspond à la date où le bénévole a été ajouté à la plateforme.

Ajouter un bénévole

  • Pour ajouter un nouveau bénévole, vous devez cliquer sur le bouton « + ».

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Processus d’inscription d’un milieu de vie

Milieu de vie

Milieu de vie associé au bénévole.

Prénom

Prénom du bénévole.

Nom

Nom du bénévole.

Numéro de téléphone

Numéro de téléphone pour recevoir les appels.

Langue

Langue dans laquelle le bénévole recevra l’appel de déclenchement. Si un numéro de téléphone d’un bénévole procède à une demande de déclenchement, le processus se fera dans sa langue. Par défaut, ce sera en français.