Ce guide de formation a été conçu dans le but de vous aider à vous familiariser avec notre site web Portail Client. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour être en mesure d’être autonomes lors de vos actions dans cette plateforme.
Ce guide de formation, ainsi que les illustrations, a été créé avec le profil d’un utilisateur ayant l’ensemble des permissions. Pour plus d’information, reférez-vous à notre équipe du service à la clientèle.
Pour démarrer votre session, vous devez vous connecter au logiciel avec le nom d’utilisateur et le mot de passe : https://portailclient.cauca.ca/login
Afin de renforcer la confidentialité et l'intégrité des données, lorsque activé, vous aurez une authentification double facteur. Vous devrez inscrire un code de vérification reçu par courriel ou SMS.
Il s’agit actuellement d’une fonctionnalité optionnel mais formement recommandé. Celle-ci peut être activé par l'équipe de CITAM et/ou un utilisateur ayant le rôle de gestionnaire des utilisateurs.
Pour les citoyens, l'activation est optionnelle, fortement recommandée, mais n'est pas activée par défaut
En haut à droite de la fenêtre, en cliquant sur votre nom d’utilisateur, vous y trouvez l’emplacement pour faire le choix de langue pour la navigation sur le portail soit : Français, Anglais ou Espagnol.
Menu « Accueil »
La page d’accueil vous permet de voir les dernières mises à jour en lien avec le portail client. N’hésitez pas à laisser votre impression en votant à l’aide des pouces.
Vous pouvez voir quel utilisateur est connecté dans le coin supérieur droit de l'écran. En cliquant sur le nom de l’utilisateur, vous pouvez changer la langue pour l’anglais sur le portail, changer votre mot de passe ou vous déconnecter de la session en cours.
La marge de gauche montre les différentes icônes pour naviguer entre les pages du portail. Lorsque votre curseur sera sur les icônes, le menu s’ouvrira afin de montrer le nom des différentes catégories qui y sont rattachés. Certaines catégories, lorsque sélectionnées, ouvrirons un menu de sous-catégories.
La ligne dorée au bas de cette colonne montre la version actuelle du portail client. En cliquant sur les deux chevrons, vous pouvez verrouiller ou déverrouiller le menu en position ouverte, selon votre préférence.
Menu « Disponibilité des véhicules »
Cette section n’est pas disponible à tous les services incendie. Elle est utilisée exclusivement pour les services incendie ayant du déploiement dynamique sur leur territoire, par véhicule(s) incendie.
Pour indiquer qu’un véhicule est non disponible :
Cliquez sur le crayon à la droite du véhicule. Cochez qu’il est non disponible. Il est également possible de le remplacer par un autre véhicule incendie.
Ce changement aura un impact direct sur la répartition.
Pour le bon fonctionnement, votre SSI doit utiliser :
Déploiement par secteur(s) incendie.
Doit fonctionner par niveaux d’alarme (1ère alerte, 10-07, 10-09, 10-12, etc.).
Les véhicules doivent être spécifiés à chaque niveau d’alerte.
Doit utiliser l’assignation automatique de véhicule.
La priorité par type de véhicule doit être indiquée pour chacun des secteurs.
Menu « Équipe de garde »
Horaire
Cet onglet vous permet de visualiser l’horaire web de votre service.
Pour avoir accès à cet horaire, vous devez contacter le service à la clientèle afin de la faire configurer. Elle permet aux gestionnaires ou pompiers d’apporter des changements directement dans celui-ci à partir du portail client ou sur votre appareil mobile. Elle sera dans le déploiement pour déterminer l'équipe ou un officier de garde.
Période de disponibilité :
Il est possible de configurer un horaire où les pompiers peuvent aller indiquer leurs disponibilités par jour. Le gestionnaire peut ensuite sélectionner les pompiers qui seront de garde selon leur convention et leurs disponibilités. La période de disponibilité peut être ouverte ou limitée à une période de temps.
En légende, vous avez les indicateurs pour les équipes complètes, incomplètes ou vides. Il y a également un indicateur pour les remplacements et pour identifier un pompier dans l’horaire.
Il vous est possible de préciser une équipe afin d’affiner votre recherche en la sélectionnant dans le champ « Préciser une équipe ».
Vous pouvez visualiser votre horaire de 3 façons :
Quart de travail
Vous avez le visuel jour par jour de votre horaire
Timeline jour
Permet de visualiser rapidement quelle équipe est de garde. Une ligne rouge indiquera le moment précis de la journée pointant les équipes de faction.
Mois
Permet de visualiser l’horaire par mois.
Vous avez la possibilité de voir uniquement vos plages horaire en allant cliquer dans la case à cet effet.
Ajout, remplacement, modification et suppression.
Une fois l’horaire construit, l’utilisateur peut ajouter un pompier dans un case vide, remplacer un pompier ou le supprimer.
Ajout
Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou blanche, pour effectuer un ajout, il suffit de cliquer dans une case où il n’y a pas de pompier d’inscrit.
Une fenêtre s’ouvrira et vous n’avez qu'à compléter les champs requis. Vous pouvez ajouter un pompier pour le quart au complet ou en partie.
Remplacement
Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou verte, pour effectuer un remplacement, il suffit de cliquer dans une case où le nom du pompier à remplacer est indiqué.
Vous pouvez cliquer directement sur le pompier à remplacer, ensuite vous cliquer sur remplacer. Le menu suivant sera le détail de la plage horaire du pompier. Vous y inscrivez la période pour laquelle le pompier est remplacé et par quel pompier. Ensuite vous faites remplacer.
Vous pouvez aussi cliquer “Ajouter / Remplacer” en rouge, le détail de la plage horaire apparaîtra. Il vous sera possible de sélectionner le pompier à remplacer et par qui.
Vous verrez le remplacement indiqué comme suit dans l'équipe.
Modification
Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou verte, pour effectuer une modification, il suffit de cliquer dans une case où le nom du pompier à modifier est indiqué. Un menu apparaîtra et vous cliquez sur modifier.
La fenêtre du détail de la plage horaire apparaîtra, vous indiquez les changements souhaités et faites « modifier ».
Lorsque vous modifiez la période de garde d’un pompier, si la période prévue à l’horaire n’est pas complète, une case supplémentaire apparaîtra dans l’horaire ‘'Quart de travail’' avec les heures restantes à combler. Dans l’horaire par mois, vous devrez cliquer directement sur l'équipe de garde pour voir les détails de celle-ci.
Supprimer
Cliquez sur une équipe où la pastille est jaune ou verte, pour effectuer une suppression. Il suffit de cliquer dans une case où le nom du pompier à supprimer est indiqué. Un menu apparaîtra et vous cliquez sur supprimer.
Le détail de la plage apparaîtra avec les informations de la période complète préinscrites. Il vous suffit d’appuyer sur supprimer pour retirer le pompier de cette période.
Gestion des permissions et l’horaire web
Il est possible pour le service à la clientèle de restreindre un utilisateur à certaines actions dans l’horaire web.
Permettre à un utilisateur d’accéder à l’horaire sur le portail client.
Il doit tout d’abord avoir un accès au portail client.
Permettre à un utilisateur de voir tous les pompiers dans le rapport.
Permettre à un utilisateur d’effectuer un remplacement par période.
Permettre à un utilisateur d’ajouter un nouveau pompier dans une case vide.
Permettre à un utilisateur d’ajouter un pompier autre que lui-même lors d’un remplacement ou de l’ajout dans un horaire.
Permettre à un utilisateur de modifier une période passée.
Permettre à un utilisateur de faire un remplacement dans une période en cours.
Permettre à un utilisateur de modifier un remplacement existant.
Permettre à un utilisateur de s’assigner sur période où un pompier est déjà remplacé.
Permettre à un utilisateur de supprimer un remplacement.
Permettre à un utilisateur de supprimer un pompier dans une période.
Permettre à un utilisateur de générer un rapport.
Permettre à un utilisateur de faire des remplacements à long terme.
Contremaître
Cet onglet vous permet de sélectionner le contremaître qui est de garde pour les appels municipaux.
Afin de faire ajouter des contremaîtres à la liste, vous devez contacter le service à la clientèle, par courriel, avec les coordonnées de ceux-ci.
Une fois configurés, ils apparaîtront dans l’onglet et vous serez en mesure de sélectionner quel contremaître est de garde en ce moment. Il le sera tant qu’il ne sera pas modifié.
Rapports
Cet onglet vous permet de produire des rapports en lien avec les horaires.
Vous y retrouvez les informations suivantes :
La période pour laquelle vous souhaitez produire le rapport.
Afin de modifier la période souhaitée, il vous suffit de cliquer dans les champs « Du: et Au: » et sélectionner la période souhaitée.
Le type de rapport à produire.
Les différents types de rapports sont les suivants :
Détail du temps de garde planifié
Il s’agit du calcul du temps pour lequel un pompier est planifié sur l’horaire. Cela tient aussi compte des remplacements. L’affichage se fait par journée et par pompier.
Sommaire du temps de garde
Il s’agit du calcul réel du temps travaillé par un pompier incluant les remplacements. L’affichage résume le temps planifié, le temps en remplacement et le temps remplacé.
Remplacement
Il s’agit uniquement du temps qu’un pompier a remplacé un autre pompier. L’affichage montre le pompier qui a été remplacé par quel pompier, la période de remplacement, le nombre d’heure et la date.
L'équipe ou les équipes pour lesquelles vous souhaitez produire le rapport.
Le tri par prénom ou par nom.
Faire afficher uniquement les plages horaires de l’utilisateur.
Afin de générer un rapport, vous devez cliquer sur l’icône « Afficher le rapport ».
Il vous est possible d’exporter le rapport sous forme de fichier XLSX, PDF ou de l’imprimer directement. Il vous suffit de repérer les icones appropriées.
Remplacement
Cette section vous permet de remplacer un pompier dans l’horaire sur plusieurs plages horaires d’un seul coup. Il suffit de sélectionner le pompier à remplacer en cliquant dans le champ ‘'Pompier à remplacer’' et un remplaçant à partir d’une liste défilante qui apparaît lorsque vous cliquez dans le champ ‘'Remplaçant’'.
Une fois les pompiers sélectionnés, il vous suffit de déterminer la période pour laquelle le pompier sera remplacé dans l’horaire. Vous pouvez inscrire la date dans le format indiqué par défaut dans le champ ou utiliser le calendrier à droite du champ.
Une fois le remplacement sauvegardé, nous suggérons d’aller valider le remplacement dans l’horaire afin de vous assurer que le remplacement souhaité débute et se termine bien sur les bonnes plages horaires. Il arrive, selon la configuration des plages horaires, que vous deviez faire le remplacement manuellement le premier et dernier jour souhaité.
Menu « Exercice d'évacuation »
Cette section vous permet d’enregistrer un exercice d'évacuation à partir du portail client sans devoir communiquer avec les opérations pour l’annoncer.
Il suffit d’appuyer sur le + à droite de la page pour débuter l’inscription d’un exercice. Vous devez par la suite compléter tous les champs de cette page afin de bien identifier la période, le responsable avec son numéro de contact téléphonique et l’emplacement de l’exercice.
La dernière partie intitulée ‘'Que doit faire la centrale lors de la réception d'un appel pour cette adresse le temps d'une pratique?'' vous permet de transmettre au répartiteur la tâche qu’il devra accomplir lors de la réception d’un appel pour signaler l’alarme.
Seulement le noter dans la carte d’appel, sans nous aviser verbalement.
Le noter dans la carte d’appel et aviser l’officier en charge via cellulaire.
Le noter dans la carte d’appel et nous aviser sur les ondes lors de la réception d’un appel de la compagnie d’alarme ou d’une personne sur les lieux
Faire le protocole habituel d’une alarme incendie en mentionnant qu’il s’agit d’une pratique.
Une fois que vous enregistrez l’exercice, une carte d’appel sera générée, elle apparaîtra aux répartiteurs 30 minutes avant l’heure du début de l’exercice afin qu’ils en prennent connaissance.
Vous pourrez ensuite consulter la fiche dans la page principale, il ne vous est pas possible d’y apporter des modifications. Pour ce faire vous pouvez contacter le service à la clientèle sur les heures de bureau ou le chef de quart en dehors de cette période.
Tout en haut de la page, vous pouvez modifier les dates du filtre pour l’affichage des fiches, ainsi il vous sera possible de consulter celles qui sont terminées. Il est possible que vous deviez modifier les dates pour voir les exercices à venir puisque le filtre affiche une période de 30 jours avant la date d’aujourd’hui.
Menu « Gestion Service incendie »
Le menu « Gestion service d’Incendie » vous permet de répertorier diverses informations relatives à votre SSI telles que :
Les noms et adresses de vos casernes;
La liste de vos véhicules pour chacune de vos casernes (numéro du véhicule, type de véhicule, caserne associée);
La liste des pompiers et PR incluant leur grades, matricule, cellulaire, etc.;
L’identification et coordonnées des ressources (excavation, travaux pubics, municipalité, etc.) pour les municipalités desservies;
La liste des bornes incendie (borne fontaine, borne sèche, point d’eau) y compris leurs coordonnées géographiques, par municipalités desservies;
Casernes
Répertoriez chaque caserne de votre SSI en y indiquant le numéro de la caserne (ou le nom) ainsi que l’adresse de celle-ci. Ces informations seront utiles si nous devons géolocaliser l’adresse de la caserne sur une cartographie (utile entre autre dans les produits SURVI-Mobile et SURVI-Véhiculaire).
Il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter une caserne, les informations suivantes sont obligatoires (celles-ci sont représentées par un astérisque) :
Nom de la caserne
Adresse (municipalité, voie de circulation, numéro civique)
Code postal
Numéro de téléphone
Véhicules
Que ce soit les véhicules d’officier, véhicules d’intervention, remorque, bateau, VTT, etc., l’onglet « Véhicules » permet de lister l’ensemble de votre flotte de véhicule.
Chaque véhicule susceptible d’être utilisé sur une intervention doit faire partie de la liste car celle-ci sera proposée au répartiteur au moment d’assigner le véhicule sur la carte d’appel.
Il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter un véhicule, les informations obligatoires pour chaque véhicule sont les suivantes (celles-ci sont représentées par un astérisque) :
Nom ou numéro du véhicule
Type de véhicule : sélectionnez le type de véhicule dans la liste prédéfinie
Caserne(s) associée(s) au véhicule
Caserne par défaut associée au véhicule
Pompiers
Chaque membre faisant parti de votre force de frappe incendie doit se retrouver dans la liste des pompiers (y compris les pompiers-PR).
Il faut aller dans Gestion Service incendie.
Cliquer sur pompier.
Puis, il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter un membre, les informations suivantes sont obligatoires (celles-ci sont représentées par un astérisque) :
Prénom et nom du pompier
Caserne(s) associée(s) au pompier
Matricule
Grade (selon liste prédéfinie)
Au moins un numéro de téléphone valide
D’autres informations relatives au pompier peuvent y être inscrites telles que :
Divers numéros pour le rejoindre (résidence, cellulaire, bureau, téléavertisseur ou autre numéro)
Courriel
Numéro d’officier
Ordre téléphonique (utile pour définir l’ordre d'affichage lorsque plus d’un pompier possède le même grade)
Premier répondant (cocher la case si la ressource est PR)
Téléphone non-intelligent (utile avec l’application SURVI-Mobile)
Équipe
Le champ « Équipe » est à titre informatif seulement et ne sert aucunement à former les équipes de messagerie qui seront utilisées pour la répartition.
Ressources
L’onglet « Ressources » permet de lister vos différentes ressources municipales susceptibles d’être contactées sur des interventions. La répartition aura donc accès à ce bottin afin de rejoindre une ressource à votre demande ou une ressource inscrite au protocole.
Il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter une ressource, les informations suivantes sont obligatoires (celles-ci sont représentées par un astérisque) :
Nom de la ressource (Ex. : Excavation Busque et Fils);
Catégorie de la ressource (Ex. : Excavation, déneigement, municipalité, autobus, etc.);
Municipalité(s) dont la ressource fait partie;
Au moins un numéro de téléphone valide.
D’autres informations relatives à la ressource peuvent y être inscrites telles que :
Divers numéros pour la rejoindre (résidence, cellulaire, bureau, téléavertisseur ou autre numéro);
Prénom et nom de la ressource, s’il y a lieu;
Information supplémentaire s’appliquant à la ressource;
Ordre téléphonique (utile pour définir l’ordre d’affichage lorsque plus d’une ressource pour la même Catégorie).
Voici un aide mémoire ; ce ne sont pas des listes exhaustives.
Quelles sont les ressources pertinentes :
Compagnie de transport (Autobus)
Compagnie d'excavation
Travaux publics (Si vous n'êtes pas client CITAM)
Compagnie de propane
Remplissage de bouteille d'air comprimé, si compagnie privée
OMH
CP/CN rail
Ressources qu'il n'est pas requis d'inscrire puisqu'elles ont un numéro unique qui est configuré dans nos raccourcis.
Énergir
Sopfeu
Urgence environnement
Hydro-québec
Garde-Côtière
Ministère des transports
Croix-rouge
Services incendie voisins
Numéro direct pour les casernes.
Il n’est pas nécessaire d’inscrire des ressources qui seront contactées suivant un incendie, gardons en tête que ce sont des ressources utilisées par la répartition et que les numéros inscrits doivent leur permettre de rejoindre une personne en urgence.
Si vous desservez plusieurs municipalités, vous pouvez déterminer dans lesquelles une ressource doit apparaître lorsque vous l'éditez. Ceci permet de limiter le nombre de ressources que le répartiteur doit vérifier à celles de la municipalité impliquée.
Bornes
L’onglet « Bornes incendie » permet de recenser la liste de vos bornes incendie pour chaque municipalité desservie. Que ce soit des bornes fontaine, bornes sèches, points d’eau, etc., vous aurez la possibilité d’assigner une couleur pour le débit ainsi que d’y inscrire les coordonnées géographiques de la borne afin que celle-ci soit positionnable sur la cartographie.
Il suffit d’appuyer sur le + à droite pour ajouter une borne, les informations suivantes sont obligatoires (celles-ci sont représentées par un astérisque) :
Numéro de la borne
Type de borne (selon liste prédéfinie)
Couleur de la borne
Longitude et latitude
D’autres informations relatives à la borne incendie peuvent y être inscrite telles que :
La localisation de la borne
Mis à part les coordonnées géographiques qui sont obligatoires, différents types de localisation permettent de situer plus précisément la borne. On y retrouve les types de localisation suivants
Aucune localisation : Pas d’information supplémentaire précise pour situer la borne.
Adresse : Permet de situer la borne avec une adresse civique donnée (no civique + voie de circulation).
Intersection : Permet de situer la borne avec l’aide d’une intersection (voie de circulation + transversale).
Localisation approximative : Permet de situer la borne en donnant des détails supplémentaires sur la position physique de la borne.
Le type de positionnement de la borne (ex : à coté, à l’arrière, en face de, etc.)
Le débit
La pression
Commentaires sur la borne incendie
L’onglet “Raccords” permet d’identifier le type de raccord (fileté ou storz) pour chaque borne incendie.
Inscrire le diamètre du raccord (en mm ou pouces)
Menu « Risques particuliers »
Cette section permet d’associer des risques particuliers à un bâtiment. Ceux-ci sont ensuite accessibles via les applications de SURVI-Mobile et SURVI-Véhiculaire. Si vous avez accès à plus d’une municipalité, sélectionnez la municipalité pour laquelle vous voulez créer un risque particulier, puis appuyez sur le ‘' + ‘’ à droite de l’écran sous le nom de votre utilisateur.
Onglet ‘'Général’'
Bâtiment : Sélectionnez la voie de circulation, puis le numéro civique pour lequel vous voulez créer un risque particulier.
Type de bâtiment : Cochez le ou les choix qui s’appliquent à l’adresse (bâtiment dangereux, bâtiment vacant, bâtiment en rénovation, bâtiment Voisin/Secours).
Risque : Cochez le ou les choix qui s’appliquent à l’adresse (Santé/Sécurité au travail, syndrome de Diogène, risque de propagation rapide).
Les Onglets suivants sont facultatifs, mais peuvent vous être utiles pour compléter les informations.
Onglet ‘'Extérieur’'
Fondation : Indiquez s’il s’agit d’une fondation affaiblie ainsi que la dimension approximative.
Parement : Indiquez s’il s’agit d’un parement affaibli, absent ou déformation ainsi que le type de revêtement.
Ouvertures : Cochez parmi les choix suivants : porte, fenêtre (ou autre) barricadée ou cachée.
Toit : Indiquez s’il s’agit d’une structure de toit affaiblie ou d’une ouverture.
Pour tous ces sections, vous pouvez indiquer le mur/secteur et la section, ajoutez un commentaire ainsi qu'une ou plusieurs photos. Pour ajouter une photo, cliquez sur ‘'sélectionner une image’' afin d’accéder aux images sur votre poste ou glissez l’image pour la déposer directement dans la fiche.
Onglet ‘'Intérieur’'
Plancher : Indiquez s’il s’agit d’une structure de plancher affaiblie ou d’une ouverture.
Mur : Indiquez s’il s’agit d’une structure de mur affaiblie ou d’une ouverture ou d’une absence de revêtement.
Escalier : Indiquez s’il s’agit d’une structure d’escalier affaiblie, d’une marche et/ou d’une rampe manquante ou dangereuse.
Pour tous ces sections, vous pouvez indiquer le mur/secteur et la section, ajoutez un commentaire ainsi qu'une ou plusieurs photos. Pour ajouter une photo, cliquez sur ‘'sélectionner une image’' afin d’accéder aux images sur votre poste ou glissez l’image pour la déposer directement dans la fiche.
Onglet ‘'Accès au bâtiment’'
Il s’agit d’un champ libre vous permettant d’ajouter un commentaire.
Onglet ‘'Alimentation’'
Eau : Indiquez si fonctionnelle et l’emplacement.
Électrique : Indiquez si fonctionnelle et l’emplacement.
Onglet ‘'Matières dangereuses’'
On retrouve dans cette section les matières dangereuses ajoutées via la section « Bâtiments » du Portail. Vous référez à cette section pour savoir comment ajouter une matière dangereuse sur un bâtiment.
Matériel combustible : Indiquez l’emplacement du matériel combustible s’il y a lieu.
Onglet ‘'Incendie’'
Propagation : Il y a 2 champs libres vous permettant d’ajouter de l’information sur les propagations horizontales et verticales.
Risque d’incendie : Indiquez les risques d’incendie parmi les choix : itinérant, criminel, électrique, procédé d’utilisation, matière dangereuse, accidentel.
Onglet ‘'Risques SST’'
Effondrement : Indiquez les risques parmi les choix (parement, plancher, mur, toit) et cochez les choix qui s’appliquent (chute du personnel, embrasement généralisé, trapper le personnel).
Onglet ‘'Animaux’'
Cochez s’il y a présence d’animaux et inscrire le type d’animaux s’il y a lieu.
Modification d'un risque particulier
Pour modifier un risque particulier existant, à la droite du risque, appuyez sur l’icône du crayon.
Impression d'un risque particulier
Pour imprimer un risque particulier, à la droite du risque, appuyez sur l’icône imprimante.
Suppression d'un risque particulier
Pour supprimer un risque particulier, à la droite du risque, appuyez sur l’icône de la poubelle.
Menu « Gestion Bâtiments »
La gestion des bâtiments peut se faire à partir du portail. Il est par contre important de prendre en considération que vous êtes client de Première Ligne et que vos données du rôle sont importées via votre base de données de Première Ligne. Les modifications doivent être effectuées dans votre logiciel, sinon lors de la prochaine importation, les modifications seront perdues.
Voies de circulation
Les voies de circulation ajoutées au portail doivent en tout temps respecter les mêmes critères que la commission de toponymie du Québec. En respectant une nomenclature identique, cela permet de faire un lien avec l’ALI de Bell.
Pour effectuer des modifications aux voies, il faut utiliser les outils de la dernière colonne. Le crayon pour ouvrir l'édition et la corbeille pour supprimer une voie.
Code générique
Il s’agit du terme qui désigne l’espace de circulation. (chemin, route, rue, etc.)
Lien
Il s’agit du lien entre le code générique et le nom de la voie de circulation. (de, des, de l', etc.)
Nom
Il s’agit du nom donné à la voie de circulation pour l’identifier. Il peut contenir des caractères alphabétiques et numériques.
Nom des alias
Il est possible d’ajouter un nom d’alias pour les voies de circulation. Par exemple, une route connue de tous par un autre nom que celui officiel ou bien une route numérotée qui porte un nom différent pour le tronçon dans votre municipalité.
Secteurs
Il existe quelques types de secteurs et sous-secteurs qui peuvent être utilisés pour les dessertes et le déploiement du service incendie. (Incendie - Entraide - Désincarcération - Résidentiel)
Pour l’utilisation des secteurs, il faut créer des tronçons dans l'édition des voies de circulation.
En créant des tronçons, cela permet la découpe du secteur et permet à ceux-ci d'être utilisé pour divers déploiements.
Bâtiment
Comme dans les voies de circulation, il est possible d'éditer et de supprimer une voie via la liste. Les onglets pour imprimer des rapports et extraire des données sont également disponibles au haut à droite.
Adresse
Cet onglet permet d'ajouter, modifier ou supprimer tous bâtiments se trouvant sur votre territoire.
Afin d'ajouter une nouvelle adresse à votre base de données, vous devez absolument avoir les dix premiers chiffres du numéro de matricule du nouveau bâtiment. Cette information est primordiale à l'ajout d'une adresse. Le matricule calculera automatiquement la longitude et la latitude du bâtiment.
Les champs matricule, civique inférieur et voie de circulation sont obligatoires.
Bâtiment enfant
Un bâtiment enfant est un bâtiment sur le même emplacement que le bâtiment principal et ayant, par défaut, la même adresse. Par exemple, un emplacement où l’on retrouve une maison unifamiliale ainsi qu’une ferme et une remise à machinerie, la maison sera le « Bâtiment Parent » tandis que la ferme et la remise seront des bâtiments enfants.
Noms des alias
Nom donné à un emplacement, par exemple le nom du place d’affaires. S'il y a plus d’un alias pour l’adresse, il faut en désigner un comme alias principal.
Alias d’adresses
Une autre adresse que porte un bâtiment, mais qui n’est pas identifiée au rôle d’évaluation. Par exemple, un immeuble situé sur le coin de 2 ou de 3 rues, peu importe l'entrée utilisée, on accède au même endroit.
Propriétaires
Contient le ou les propriétaires du bâtiment avec leurs coordonnées.
Contacts
Contient les personnes responsables à rejoindre en cas d’urgence à l’adresse.
Subdivisions
Une subdivision d’un bâtiment peut être soit un local, un appartement, une suite ou une chambre. Par exemple, un bâtiment qui contient plusieurs appartements ou encore un centre d’achat qui comporte plusieurs locaux ou suites. Pour chacune de ces subdivisions, on peut identifier l’adresse, l’étage, le nom, le type et le niveau de risque.
PNAP(Personne nécessitant de l’assistance particulière)
Il est possible de répertorier les personnes qui auront besoin d’assistance particulière en cas d’appel à l’adresse. Le type de PNAP est obligatoire et le reste peut être alimenté le plus possible pour faciliter les données disponibles. (ex.: Surdité, Mobilité réduite, cognitif, etc.)
Matière dangereuse
Il est possible d’ajouter des matières dangereuses pour un bâtiment. Le champ obligatoire est l’identification de la matière. La recherche dans ce champ peut être faite par NIP ou par description. Les autres champs peuvent être complétés pour plus d’informations.
Les matières dangereuses ajoutées dans le portail sont disponibles dans les produits CAUCA lors d’un appel à cette adresse.
Bâtiment attaché
Deux bâtiments, ou plus, sur le même emplacement et reliés entre eux par un mur mitoyen ou un autre élément. En règle générale, ces bâtiments ont chacun une adresse différente (no civique et/ou voie de circulation) et un propriétaire différent. Par exemple, un duplex, triplex ou des maisons en rangées
Numéro de plan(champ numérique seulement)
Un numéro de plan peut être ajouté pour mention sur les ondes lors du premier 10-16 et consultation sur les produits SURVI.
Info incendie
Info Bâtiment
Il est possible d’ajouter une information courte utile à la répartition incendie. Comme par exemple une exception pour se rendre à l’adresse. Cette information sera mentionnée par le répartiteur et sera disponible également via SURVI-Véhiculaire.
Boite à clés (champ numérique seulement)
Il est possible d’ajouter un numéro de boite à clé pour l’adresse. Le numéro ne sera pas mentionné par le répartiteur, il y aura seulement mention qu’il y a une boite à clé. Le numéro sera accessible via SURVI-Véhiculaire ou sur demande au répartiteur.
Lieux
Il est possible d’ajouter des lieux dans le portail client. La section des lieux est souvent utilisée pour y ajouter des informations concernant des montagnes, des pistes cyclables, des lacs, etc.
En ajoutant des lieux dans le portail client, ils deviennent disponibles pour la sélection pour le répartiteur lors d’appel.
Les champs « Type de lieu » et « Nom » sont obligatoires. Nous suggérons fortement d’ajouter des longitudes et latitudes pour avoir une géolocalisation lors des appels.
Des secteurs, alias et informations supplémentaires peuvent être ajoutées au même titre qu’un bâtiment.
Intersection
Il est possible d’ajouter des intersections connues via le portail client dans le but de faciliter le tout lors d’appel.
Il s’agit de sélectionner une première voie de circulation, puis une transversale. Pour être optimal, il est préférable d’ajouter une longitude et une latitude à l’intersection pour la localisation de l’appel.
Des secteurs et des informations supplémentaires peuvent être ajoutés pour l’intersection.
Menu « Fiches/Plans »
Les fiches d’intervention sont accessibles via les applications SURVI-Mobile et SURVI-Véhiculaire.
Fiches CAUCA
Création d'une fiche d’intervention
Si vous avez accès à plus d’une municipalité, sélectionnez la municipalité pour laquelle vous voulez créer une fiche d’intervention puis appuyer sur le ‘' + ‘’ à droite de l’écran sous le nom de votre utilisateur.
Onglet ‘'Général’'
Sélectionnez la voie de circulation, puis le numéro civique pour lequel vous voulez créer une fiche.
Vous aurez un message d’avertissement si une fiche d’intervention existe déjà pour l’adresse sélectionnée. Vous devrez alors choisir une autre adresse ou cliquer sur annuler.
Onglet ‘'Localisation’'
Intersection : Inscrire le nom des rues transversales situées de chaque côté du bâtiment. Par défaut, la rue où se trouve l’adresse est inscrite dans la 1ère intersection. Vous pouvez la modifier. Vous n’avez qu'à sélectionner la 2e intersection via la liste.
Parcours : Sélectionnez la caserne, puis dans le champ texte, indiquez le parcours à suivre à partir de la caserne sélectionnée pour se rendre à l’adresse. Vous pouvez sélectionner un parcours à partir de 3 de vos casernes.
Onglet ‘'Bornes incendie’'
Pour ajouter une borne incendie, appuyer sur le ‘' + ‘’ à droite de l’écran puis faire un choix :
Choix 1 - Bornes existantes : Ce sont les bornes existantes sur le portail client. Après avoir sélectionné la municipalité, s’il y a lieu, sélectionnez la borne puis appuyez sur ‘'sauvegarder’'.
Choix 2 - Nouvelles bornes : Sélectionnez le type de borne (borne fontaine, borne sèche, citerne, point d’eau ou statique), puis le type de localisation (aucune localisation, adresse, intersection ou localisation approximative).
Selon le type de localisation que vous avez sélectionné, certains champs devront être complétés :
Aucune localisation : aucun champ à compléter.
Adresse : sélectionnez le type de positionnement (à côté, à l’adresse, en face, etc.) ainsi que la voie de circulation et le numéro civique où est situé la borne.
Intersection : sélectionnez la voie, puis l’intersection où se trouve la borne.
Localisation approximative : complétez le champ ‘'position physique’' pour indiquer la localisation de la borne (champ texte).
Appuyez sur ‘'sauvegarder’' pour conserver les informations.
Onglet ‘'Implantation’'
Pour ajouter une photo du plan d’implantation, cliquez sur ‘'sélectionner une image’' afin d’accéder aux images sur votre poste ou glissez l’image pour la déposer directement dans la fiche.
Onglet ‘'Info bâtiment’'
Débit incendie estimé (D.I.E.) : Inscrire le débit d’eau estimé nécessaire et sélectionner le type de capacité en gallon ou litre (GIPM, GPM ou LPM).
Construction : Sélectionnez le type de construction approprié (combustible, gros bois d’œuvre, hybride, incombustible, ordinaire ou résistante au feu).
Combustible : Construction dont les éléments de charpente sont entièrement ou partiellement en bois ou en d’autres matériaux combustibles. Si plus de 25% du revêtement extérieur est combustible, le bâtiment appartiendra à ce type de construction.
Gros bois d’œuvre : Construction dont les murs extérieurs et intérieurs et des pièces de charpente sont faits de matériaux incombustibles ou à combustion limitée. Les autres éléments de la structure intérieure (poutres, colonnes, arcs, planchers et toits) sont faits de bois plein ou laminé. Par exemple : église, ancienne manufacture ou entrepôt.
Hybride : Deux (2) types de construction utilisés pour la construction d’un seul bâtiment. Généralement, les deux types de construction sont ordinaires et incombustibles.
Incombustible : Construction dont tous les éléments, y compris les murs, poteaux, poutres, poutres maîtresses, fermes, planchers et toit sont en matériaux incombustibles, mais non résistant au feu. Par exemple : structure d’acier non protégée, souvent apparente.
Ordinaire : Construction dont les murs extérieurs sont en maçonnerie ou autres matériaux incombustibles et dont les autres éléments, y compris le toit, les planchers, poteaux, poutres, poutres maîtresses et solives sont entièrement ou partiellement en bois ou tout autres matériaux combustibles.
Résistante au feu : Construction entièrement en matériaux incombustibles et dont les éléments de charpente sont protégés par un degré de résistance au feu. Par exemple : béton armé ou acier protégé.
Solives : Inscrire le type de solives de plancher (béton armé, bois plein, hybride, poutrelle ajourée combustible, poutrelle ajourée incombustible, poutrelle en l).
Hauteur : Inscrire la hauteur estimée totale du bâtiment et sélectionner une mesure (mètres ou pieds).
Nombre d'étages : Inscrire le nombre d'étages incluant le sous-sol.
Pour ajouter une photo du bâtiment, cliquez sur ‘'sélectionner une image’' afin d’accéder aux images sur votre poste ou glisser l’image pour la déposer directement dans la fiche.
Onglet ‘'PNAP’'
On retrouve dans cette section les PNAP (personne nécessitant de l’assistance particulière tel que les personnes à mobilité réduite). Les PNAP sont ajoutés via la section « Bâtiments » du portail. Vous référez à cette section pour savoir comment ajouter un PNAP sur un bâtiment.
Onglet ‘'Matières dangereuses’'
On retrouve dans cette section les matières dangereuses ajoutées via la section « Bâtiments » du portail. Vous référez à cette section pour savoir comment ajouter une matière dangereuse sur un bâtiment.
Onglet ‘'risques particuliers’'
Inscrire les informations pertinentes, telles que : trous dans les planchers, escaliers dangereux, espaces clos, etc. L’information s’y trouvant pourrait aussi se rapporter à des opérations ou de la clientèle particulière se trouvant dans le bâtiment.
Onglet ‘'Contacts’'
On retrouve dans cette section les contacts ajoutés via la section « Bâtiments » du portail. Vous référez à cette section pour savoir comment ajouter un contact sur un bâtiment.
Onglet ‘'Protection incendie’' :
Panneau d’alarme : S’il y a présence d’un panneau d’alarme, sélectionnez le type (adressable, intrusion, non-zoné ou zoné), inscrivez l'étage et sélectionnez le mur (1 à 5) et/ou la section (A à D) où est situé le panneau d’alarme.
Adressable : Panneau d’alarme incendie dont toutes les composantes de détection raccordées possèdent une adresse permettant la localisation de l’alarme sans délai. On devrait aussi y retrouver des indicateurs de zone en plus de l’affichage alpha.
Intrusion : Système servant à la fois à gérer les intrusions et certaines composantes de détection incendie comme des détecteurs de chaleur et de fumée. Ce type de système peut aussi superviser les systèmes de gicleur d’un bâtiment. Il est identifiable par son clavier numérique.
Non zoné : Panneau d’alarme incendie sur lequel toutes les composantes sont reliées à un même circuit de détection. Généralement, il s’agit d’un panneau avec 3 lumières (rouge, jaune et verte).
Zoné : Panneau d’alarme incendie sur lequel on y retrouvera généralement une zone, soit une indication visuelle par étages, cages d’escalier, ascenseur, système de ventilation. Permet l’identification partielle de la provenance de l’alarme.
Gicleur : S’il y a présence d’un système de gicleurs automatiques, indiquez l’emplacement du collecteur (du raccord-pompier). Les champs « étage », « mur » et « section » servent à identifier l’emplacement de la soupape d’alarme. La section couverture (aucune, partielle ou complète) sert à préciser si le système est installé dans l’ensemble du bâtiment ou seulement dans une partie.
Canalisation : Si présence d’un réseau de canalisation incendie, dans le champ canalisation, indiquez l’emplacement des prises de refoulement utilisables par les pompiers (exemple : dans les cages d’escalier ou encore réparties sur l’aire du plancher).
Onglet ‘'Infos supplémentaires’'
Inscrire toute autre information pertinente au bâtiment ou à l’occupation.
Onglet ‘'Bâtiments enfant et subdivisions’'
Pour savoir ce qu’est un bâtiment enfant ou une subdivision, vous référez à la section « Bâtiments » du portail.
Pour ajouter un bâtiment enfant et/ou une subdivision, cliquez sur le + à droite de l'écran et sélectionnez le bâtiment enfant ou la subdivision à ajouter à la fiche.
Une fois le bâtiment enfant ou la subdivision sélectionné, vous pouvez compléter les onglets ‘'info bâtiment’', ‘'PNAP’', ‘'Matières dangereuses’', ‘'Risques particuliers’', ‘'Protection incendie’' et ‘'Infos supplémentaires’' pour ce bâtiment, puis cliquez sur ‘'Sauvegarder’' pour conserver le bâtiment sélectionné.
Vous pouvez ajouter plus d’un bâtiment enfant ou subdivision sur une fiche.
Modification d'une fiche d’intervention
Pour modifier une fiche existante, à la droite de la fiche, appuyer sur l’icône du crayon.
Impression d'une fiche d’intervention
Pour imprimer une fiche d’intervention, à la droite de la fiche, appuyer sur l’icône imprimante.
Suppression d'une fiche d’intervention
Pour supprimer une fiche d’intervention, à la droite de la fiche, appuyer sur l’icône de la poubelle.
Plans PDF
Ajout d’un plan PDF
Pour les services incendie ayant le logiciel Première Ligne, il est possible de transférer chez Cauca vos plans d’intervention existant dans Première Ligne. Suite au transfert du plan, une confirmation vous sera envoyée lorsque le plan aura été importé sur le portail. Veuillez communiquer avec PG Solutions pour plus d’informations à ce sujet.
Si vous avez accès à plus d’une municipalité, sélectionnez la municipalité pour laquelle vous voulez ajouter un plan d’intervention en format PDF puis appuyer sur le ‘' + ‘’ à droite de l’écran sous le nom de votre utilisateur.
Sélectionnez l’adresse du bâtiment puis cliquer sur ‘'sélection d’un plan PDF’' afin d’accéder aux plans sur votre poste ou glisser le plan pour le déposer directement sur le portail.
Modification d'un plan PDF
Sélectionnez la municipalité pour laquelle vous voulez modifier un plan, puis appuyez sur le ‘' + ‘’ à droite de l’écran sous le nom de votre utilisateur. Sélectionnez l’adresse. Le message suivant vous apparaitra :
Ce bâtiment est déjà dans un plan PDF. Voulez-vous continuer ?
Cliquez sur ‘'Oui’' si vous désirez modifier le plan, puis sélectionnez le nouveau plan de la même manière que l’ajout d’un nouveau plan.
Impression d’un plan PDF
Pour imprimer un plan PDF, appuyez sur l’icône imprimante.
Suppression d’un plan PDF
Pour supprimer un plan PDF, appuyer sur l’icône de la poubelle.
Menu « Interventions en cours »
L’onglet des interventions en cours vous permettra de suivre à distance les interventions de votre service incendie. Toutes les informations qui sont inscrites par le répartiteur dans la carte d’appel y seront répertoriées. Prendre note qu’il vous sera impossible de changer les informations des cartes à partir du portail. Vous devrez contacter la centrale afin de pouvoir apporter des modifications à vos cartes.
Lorsque vous entrez dans l’onglet, vous trouverez la liste des interventions en cours de votre service. Afin de pouvoir consulter les autres informations relatives à une intervention en particulier, vous pouvez cliquer sur le symbole de l’œil que se trouve à droite de la page, vis-à-vis l’appel que vous souhaitez consulter.
Après avoir cliqué sur l’œil, une page s’ouvrira et vous serez en mesure de voir tous les détails de la carte d’appel. Dans le haut, vous aurez à votre disposition 5 onglets que vous pourrez consulter, soit : Détails, Ressources, Entraide, Prise d’appel, Commentaires et Déploiement.
Détails
Cet section vous permettra de voir les informations, telles que le numéro de carte d’appel, le code d’intervention et les heures d’alertes/appel. Vous verrez également votre secteur incendie, de qui provient l’appel et le pour qui est l’appel.
Ressources
La section ressources est celui qui vous permettra de consulter vos véhicules, vos officiers/matricules et les ressources externes appelées sur l’intervention. Vous pourrez voir le numéro de ceux-ci, leurs 10-16, leurs 10-17 ainsi que toutes informations qui concernent leurs déplacements.
Entraides
La section entraide vous donneras un accès afin de visualiser les entraides qui sont demandées sur l’appel. Vous pouvez voir l’équipement demandé pour ceux-ci. Vous pouvez également regarder plus bas les déplacements des véhicules.
Prise d’appel
L’onglet prise d’appel vous permettra de consulter les informations recueillies par l’appelant lors de la prise d’appel initial. Vous trouvez également les informations sur le bâtiment inscrit via le portail.
Commentaires
La section commentaires vous permettra de suivre le cours de l’intervention. Vous pourrez voir en temps réel les commentaires que le répartiteur inscrit à la carte d’appel. Vous pourrez également voir le rapport de situation fait par votre PC sur les lieux.
Déploiement
La section déploiement vous permettra de consulter les codes d'évolution et les déclenchements fait pour l’appel. Vous pourrez consulter l’heure à laquelle le code a été cliqué ou que le déclenchement a été fait.
Finalement, l’affichage de l’intervention en cours disparaît aussitôt que le chef d’équipe va fermer la carte d’appel.
Menu « Messagerie »
Groupes
Cette section vous permet de consulter les groupes disponibles pour la messagerie.
Vous y retrouverez les groupes utilisés par la centrale pour déclencher vos effectifs et les groupes que vous vous êtes créés directement à partir de cette section. Ils seront identifiés comme Privée ou Répartition.
Pour ajouter un groupe privé, il vous suffit de cliquer sur le + situé à droite de la page. Vous devrez inscrire le nom du groupe et les membres que vous souhaitez y ajouter. Vous devez appuyer sur + Ajouter un/des membres et faire la sélection à partir du tableau qui apparaîtra. Les pompiers seront inscrits avec le mode de déclenchement entre parenthèse.
Commprovider = SMS
SURVI-Mobile
Une fois le groupe créé, il sera disponible uniquement pour les utilisateurs de la messagerie et la mention Privée sera inscrite dans le type. Ce groupe sera aussi disponible pour SURVI-Mobile, toutefois les membres Commprovider ne seront pas disponibles/visibles dans cette messagerie puisqu’elle est réservée à la solution SURVI-Mobile.
Pour les groupes Répartition vous pouvez consulter les membres de ces groupes en appuyant sur Editer au bout de chaque ligne. Il n’est pas possible pour les utilisateurs de supprimer un groupe de type répartition ou un membre de ce groupe à moins d’en avoir la permission. Pour ce faire, vous pouvez contacter le service à la clientèle. Notez toutefois que les changements seront effectifs immédiatement à la répartition.
Noter également que pour ajouter un membre disponible, il faut qu’il ait été configuré par le service client en premier lieu.
Envoi de message
Vous retrouverez dans cette page les fonctionnalités d’une messagerie classique.
Pour envoyer un message, il vous suffit de sélectionner un service d’incendie, ensuite le type d’envoi, soit immédiat ou différé.
Vous sélectionnez les destinataires en appuyant sur le + Ajouter un/des membres
Les groupes disponibles sont configurés dans l’onglet « Groupes » de la messagerie (image du menu).
Les membres disponibles sont ceux qui ont été ajoutés par le service client au préalable.
Noter que vous pouvez envoyer un message à la fois à un groupe et un membre simultanément.
Vous pouvez aussi sélectionner un modèle de message qui est configuré dans l’onglet de la messagerie disponible à cet effet. (Image du menu)
Pour les envois différés, il vous suffit de cliquer sur le bouton Envoi différé, par la suite vous appuyez sur le calendrier disponible au bout du champ nouvellement apparu pour sélectionner la date et l’heure de l’envoi souhaité.
Une fois le message inscrit, la configuration du message est terminée, il vous suffit d’appuyer sur Envoyer.
Historique des envois
Dans cette partie, on retrouve l’historique des envois qui ont été faits par CAUCA et par le portail client.
Il est possible de filtrer la recherche par service d’incendie et par date. Il suffit d’entrer les données dans les champs en haut de page.
Une fois complété, vous faites rafraîchir afin d’avoir l’information dans le tableau.
Vous y retrouverez :
Date et heure de l’envoi
Le message qui a été envoyé
Le type de message
Intervention (Envoyé par CAUCA)
Message (Envoyé par la messagerie du portail)
État du message
Modèles de message
Dans cet onglet, il vous est possible de configurer un message que vous souhaitez répéter régulièrement et qui ne nécessite pas de correction importante.
Il vous suffit de cliquer sur le plus situé en haut à droite, vous définissez un titre pour le message et pour terminer, vous inscrivez le message que vous souhaitez conserver comme modèle. Il ne reste plus qu'à sauvegarder le message.
Pour utiliser le modèle de message :
Allez dans l’onglet ''Envoi de message''
Cliquez dans le champ ''Modèles de message''
Sélectionnez le titre du modèle souhaité dans la liste qui apparaît dans le menu déroulant
Le message apparaîtra ensuite dans ‘'Message’'
Il vous est loisible de le modifier au besoin
Menu « Permis de brûlage »
Pour ajouter un permis de brûlage, sélectionner le « + » qui se trouve en haut à droite de la fenêtre.
Dans la fenêtre qui s’ouvre compléter les champs du questionnaire.
Dans la section information générale, le « demandeur » est le citoyen à qui le SSI émet le permis de brûlage et « l’émetteur » est le SSI qui autorise le brûlage.
Lorsque le questionnaire est complété, cliquer sur « sauvegarder » en bas à droit de la fenêtre et celle-ci se fermera, le permis de brûlage est maintenant crée.
Pour consulter/imprimer un permis de brûlage existant, via la liste, il faut sélectionner la période pour laquelle vous recherchez le permis de brûlage.
Une fois la période sélectionnée, les permis de brûlage s’afficheront et il vous sera possible de les imprimer en cliquant sur le logo « imprimante » à droite de l’adresse du permis de brûlage.
Il est également possible de modifier / prolonger un permis de brûlage en cliquant sur le logo « crayon ».
Pour supprimer ou révoquer un permis de brûlage existant, en cliquant le logo « pourriel » ou l’icône « flèche ronde ».
Un fois sauvegardé, si un courriel est inscrit pour le responsable, il sera possible d’envoyer une copie du permis à celui-ci en cliquant sur l'icône « courriel ».
